Escrever para Negócios - Gestão e Liderança

O propósito da escrita comercial é transmitir informações a outra pessoa ou solicitar informações sobre elas. Para ser eficaz escrito para negócios, você deve ser completo, conciso e preciso. Seu texto deve ser escrito de tal forma que o leitor possa entender facilmente o que você está dizendo ou perguntando.

Muitas escrituras para negócios são desleixadas, mal escritas, desorganizadas, cheias de jargões e incompletas.

Muitas vezes é muito longo ou muito curto. Todos esses atributos contribuem para a escrita comercial ineficaz.

Se você está escrevendo uma proposta de vendas, um e-mail para seu chefe ou um manual de instruções para um pacote de software, há certas etapas que você deve seguir para ser eficaz. Siga estes cinco passos:

1. Organize seu material
2. Considere seu público
3. Anote seus pensamentos
4. Reveja seu material
5. Edite seu material

A organização é a chave

Se você não fizer isso, t organize seu material, ele não fluirá bem e não fará sentido. A escrita pode ser simples ou complicada. Ao escrever um e-mail anunciando uma reunião da equipe, isso é tão simples como colecionar seus pensamentos. Por outro lado, você provavelmente precisará desenvolver um esquema complexo antes do material final, se você estiver redigindo os resultados de um teste farmacêutico inovador. Seja qual for a tarefa, sem um nível adequado de organização (mesmo organizando seus pensamentos), você não pode incluir tudo o que precisa ou deixar de dar destaque aos tópicos mais importantes.

Omissões ou um foco incorreto tornará a escrita de sua empresa menos clara.

Conheça o seu público

Antes de começar a escrever, pense no seu público-alvo. Por exemplo, uma apresentação sobre o novo programa 401 (k) da sua empresa pode ter o mesmo esquema quando dado ao seu CFO, bem como aos funcionários, mas o nível de detalhes que você inclui variará.

Você também precisa considerar o tom. Um e-mail rápido para sua equipe, lembrando-os do picknick anual da empresa, não terá o mesmo tom do que sua missiva em relação ao relatório anual da sua empresa.

Além disso, lembre-se de que você se comunicará de forma mais efetiva com o seu público se você se concentrar no que deseja que ele ouça, e não no que você vai dizer.

Uma palavra sobre boa escrita

Os escritores bons têm diferentes estilos de escrita. Alguns preferem escrever tudo e depois voltar e editar. Outros preferem editar à medida que avançam. Às vezes, seu estilo preferido varia de acordo com o que eles estão escrevendo.

À medida que você escreve (ou quando você edita), esteja ciente do comprimento. Você deve usar palavras suficientes para tornar seu significado claro, mas não use palavras desnecessárias apenas para torná-lo florido. A escrita comercial precisa ser clara e concisa, não detalhada e florida.Lembre-se, ninguém nos negócios tem tempo para ler mais do que o necessário.

Por outro lado, não faça sua peça muito curta. Você deve escrever o suficiente para que seu significado seja claro e não seja mal interpretado. Imagine se uma peça de equipamento em um armazém fosse rotulada como "usada, mas boa". Não ficaria claro se isso significava que o equipamento já havia sido usado, ou que a peça de equipamento já não era nova, mas ainda funcional.

Algumas palavras adicionais teriam tornado claro o significado. Além disso, evite usar jargões ou abreviaturas porque podem significar coisas diferentes para leitores diferentes. Independentemente do seu estilo de escrita, todos os escritores precisam revisar e editar todos os materiais escritos, até mesmo e-mails.

Revisão e edição

Independentemente do seu estilo de escrita, todos os escritores precisam corrigir e editar todo o material escrito, até mesmo e-mails. Depois de terminar de escrever, revise seu trabalho. Você pode, então, precisar editá-lo. A revisão é re-ler o que você escreveu para certificar-se de que todas as palavras em sua cabeça o fizeram corretamente no papel. Porque nossos cérebros trabalham mais rápido do que nossos dedos, você pode omitir palavras, deixar um final, ou usar o homônimo errado (por exemplo, "lá" em vez de "seu"). A revisão de documentos capta esses erros. Obviamente, revisar um e-mail de uma linha é fácil e apenas olhar para ele como você digita pode ser suficiente.

No entanto, se você estiver escrevendo um manual de instruções, sua revisão será mais complicada e demorará mais.

Depois de corrigir o seu material, é hora de editar. Às vezes, revisão e edição podem ser feitas simultaneamente, mas é mais eficaz quando elas são feitas de forma sequencial.

A razão pela qual você edita é corrigir ou alterar o que você escreveu para melhorar o som (e ler). Ao escrever para negócios, isso significa corrigir os erros e tornar o texto tão claro e conciso quanto possível.

Você não está escrevendo um romance

Quando você está escrevendo para negócios, você não está escrevendo o próximo "grande romance americano". Sua escrita deve ser tão descritiva quanto necessário, mas você não precisa pintar imagens de palavras vívidas usando muitas palavras grandes e figuras de fala. Se você quer dizer "casas de vidro", não escreva "domicílios vítreos", escreva "casas de vidro".