Habilidades de escrita - comunicando com palavras

De todas as aulas que fiz na faculdade e pós-graduação, as duas que mais me ajudaram na minha carreira foram Inglês Composição e Inglês em Negócios. Nessas aulas aprendi habilidades de escrita efetivas que usei em todos os trabalhos que já tive. Nenhum outro trabalho, mas o meu trabalho neste site incluiu a escrita como parte da descrição do meu trabalho. Apesar disso, fui obrigado a escrever em todos os trabalhos, e foi dado por certo que eu poderia fazer isso.

Este é o caso da maioria dos trabalhos: seja necessário escrever notas internas, corresponder com clientes ou ajudar a conceber materiais de vendas. Escrever bela prosa e poesia é um talento. Escrevendo efetivamente, no entanto, é uma habilidade que pode ser aprendida.

Organize sua escrita

Se você está compondo um memorando para seu colega de trabalho ou um relatório para o seu chefe, você deve decidir quais as informações que deseja transmitir. Veja como fazer isso:

1. Liste cada item que você precisa discutir em seu memorando ou relatório.
2. Coloque-os em ordem - de mais ou menos importante.
3. Escreva um breve resumo de seu memorando inteiro - este será o seu primeiro parágrafo.
4. Expanda em cada item listado na etapa 1.
5. Se qualquer ação precisa ser tomada pelo destinatário, indique que em seu parágrafo de encerramento.

Algumas dicas

Evite a formulação. Diga em voz alta o que você está tentando escrever. Ouça como as palavras soam. Por exemplo, a frase "Eu descobri que eu deveria examinar os nossos números de vendas anteriores, a fim de elaborar um plano para nos ajudar a reavaliar nossa técnica de vendas", poderia ser mais simplesmente declarado como "eu devo tomar um olhe nossos números de vendas anteriores para reavaliar nossa técnica de vendas. "

Escreva para o seu público.

Use linguagem simples. Você não quer que o leitor precise de um dicionário para decifrar o que você está tentando dizer. Você não deve tentar impressionar seu leitor com seu vocabulário enorme. As possibilidades são que você irá frustrar o seu leitor em vez disso. A maioria das pessoas está fazendo malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo, e está interessado em receber apenas as informações necessárias.

Você é responsável por fazer isso acontecer. Em vez de dizer: "Sua natureza gregária o credencia como um candidato superlativo para o trabalho", diz "Sua amizade o torna um candidato superior para o cargo."

Fique longe do jargão que seu leitor pode não entender. Se o seu trabalho é muito técnico, mas a pessoa que você está escrevendo não está bem versada nesse campo, fique com as palavras que a pessoa entenderá. Por exemplo, se você é um designer de site, esta frase em um memorando para seu cliente, um psicólogo, não terá sentido: "O que você gostaria que eu usasse como BGCOLOR para seu site: # ADD8E6 ou #FFFFFF?" Qualquer pessoa proficiente no design da página da Web sabe que esta questão pode ser traduzida para "O que você gostaria que a cor de fundo do seu site fosse: Azul claro ou branco?"No entanto, não espere que seu cliente esteja mais familiarizado com esse jargão técnico do que você faria com a discussão de um termo psicológico, como a tricotilomanía.

Um clichê por dia mantém o leitor ausente - ou, pelo menos, não Faça com que ele ou ela se lembre do que você está dizendo. Você quer que sua escrita seja memorável. Porque ouvimos clichês com freqüência, nos tornamos dessensibilizados para eles. As palavras, então, não estão unicamente associadas à sua escrita.

Ao invés de dizer " Não demore até amanhã o que você pode fazer hoje "em um memorando para um subordinado que você está tentando motivar. Basta dizer:" Pare de procrastinar. Faça o trabalho agora.

Quando possível, use a voz ativa. A voz ativa torna sua frase mais forte e geralmente mais curta. Vamos tentar esses exemplos. Voz passiva: "As vendas aumentaram devido à rede que fiz." Voz ativa : "Minha rede aumentou as vendas."

Não seja redundante. Não é necessário dizer "2 p. m. à tarde "ou" a grávida grávida ". Dizendo" 2 p. m. "ou" 2 da tarde "ou" a mulher grávida "ou" a mulher grávida ", todos transmitem o que você quer dizer e são menos verbais.

É claro que preste atenção à gramática. Use o Strunk and White's > Elementos de Estilo , disponíveis na Web. Um bom dicionário deve estar próximo, juntamente com um dicionário de sinônimos. Um dicionário de sinônimos permitirá que você mantenha sua escrita fresca, ajudando você a encontrar uma variedade de palavras para usar. Muitos desses recursos estão disponíveis on-line.

A revisão é uma das coisas mais importantes que você pode fazer. Uma vez que você provavelmente faz a maior parte de sua escrita em um computador, você tem acesso a corretores eletrônicos de ortografia e gramática. Cuidado com algumas palavras, Utilizado no contexto incorreto pode ser desperdiçado por verificadores ortográficos computarizados. Por exemplo, a frase "Para funcionários assistiram a reuniões duas, aprender sobre o software gnu", passaria a verificação ortográfica sem que fossem detectados erros ortográficos. Peça a outra pessoa que revise seu documento, se possível. Se o tempo o permitir, coloque seu compósito afastado e revisado mais tarde, ou melhor ainda, no dia seguinte.