Realizando difíceis discussões no local de trabalho

As conversas desafiadoras são a força vital da melhoria do desempenho e da resolução de problemas para os gerentes em todos os níveis . Infelizmente, muitos gerentes demoram a realização dessas conversas por medo de represálias ou porque acreditam que a conversa compromete seu relacionamento com a outra parte. É essencial obter controle sobre essas emoções e a melhor maneira de desenvolver confiança para a entrega de conversas difíceis é seguir um processo estruturado.

Em uma publicação anterior, esbocei dicas para ajudá-lo a planejar o sucesso com sua próxima conversa desafiadora. Nesta postagem, ofereço orientação sobre o envolvimento e o gerenciamento da conversa.

10 dicas para melhorar o seu conforto com conversas difíceis:

1. Faça o trabalho de planejamento. Volte e reveja a orientação na primeira publicação nesta série. A sua observação dos comportamentos em questão e sua capacidade de conectar esses comportamentos ao negócio são essenciais. Saiba onde você quer que a conversa vá. Os verdadeiros mestres de comentários desenvolvem a disciplina para escrever e praticar o seu abridor de conversação planejado. O planejamento prévio evita o mau desempenho!

2. A pontualidade é essencial. Se você já recebeu uma revisão anual de desempenho que incluiu críticas a algo que você alegou ter feito ou não faz alguns meses atrás, você sabe o quanto não é valioso o feedback obsoleto. É seu trabalho como gerente garantir que os comentários sejam comportamentais, focados nas empresas e oportunos.

O meu parceiro de redação para o meu primeiro livro, Lições Práticas de Liderança, sugeriu que o valor do feedback construtivo diminuiu em 50% todos os dias, você adiou dar isso.

Se as emoções são calorosas, deixe as coisas esfriarem um pouco. Enquanto eu acabei de implorar que você forneça feedback oportuno - tão perto do incidente quanto possível - se as coisas estiverem aquecidas, faça um dia para deixá-los esfriar um pouco.

Apenas não deixe demorar por muito tempo.

3. Escolha a configuração . Se o seu tópico difícil é potencialmente embaraçoso ou você antecipa uma resposta emocional, evite configurações do escritório aberto ou salas de conferências com janelas de vidro. Não erre do outro lado, selecionando uma configuração projetada para intimidar. Um ambiente neutro e privado é o melhor para conversas mais difíceis. Se tem medo de repercussões físicas, consulte o representante do H. R. que pode decidir estar presente com você.

4. Prepare sua atitude. É essencial entrar nessas discussões com um sentimento de confiança e uma atitude que mostra que você está calmo e comprometido com um resultado positivo. Seu tom de voz, linguagem corporal e contato com os olhos são importantes. Lembre-se, esta conversa é importante para o seu negócio, sua equipe e o indivíduo sentado em frente a você.Gerencie-se para retratar o nível certo de resolução com o nível certo de preocupação com o bem-estar da outra parte.

5. Use a frase de abertura que você preparou na sessão de planejamento . Um bom abridor identifica o comportamento, o vincula ao impacto do negócio e indica a necessidade de mudança. Não se sinta compelido a envolvê-lo em louvor. Enquanto alguns especialistas de comentários apreciam feedback "consistente" com positivo, muitos acreditam que isso simplesmente confunde a mensagem.

E, é claro, você deveria estar dando feedback positivo - quando ganhou - cedo e muitas vezes.

6. Não perca o controle da conversa. Mais do que alguns gerentes bem intencionados encontraram-se de cabeça para baixo nessas conversas. Se o participante responde à sua declaração de abertura com algo como, "Bem, eu teria feito isso se você fosse um gerente melhor", não fique à frente e deixe a conversa se transformar em um argumento sobre seu desempenho. Uma resposta razoável pode ser, "John, essa conversa é sobre o comportamento que descrevi e o impacto que tem nos nossos negócios e não sobre o meu desempenho. "

7. Não seja descarrilado por obras hidráulicas. Tive dois homens e mulheres chorando na minha frente e, embora desconfortável, muitas vezes é a maneira individual de responder ao estresse. Esteja preparado com um tecido.

Permite tempo para eles comporem. Se necessário, faça uma breve interrupção. Você pode ser empático com a situação, simplesmente não deixe que as lágrimas descarguem o foco em chegar à resolução certa.

8. Promover um diálogo . O melhor feedback e as conversas focadas no comportamento são discussões, não monólogos. A outra parte irá dar-lhe as aberturas para criar uma discussão quando apropriado. Probe para confirmar a compreensão e pedir idéias sobre como fortalecer ou alterar o comportamento em questão. Você sabe que está funcionando quando o destinatário oferece idéias sobre suas próprias melhorias.

9. Lembre-se de trabalhar para a direção planejada para a conversa. Se o comportamento é uma habilidade ou um conhecimento relacionado, venha preparado com idéias de treinamento. Se for coaching para reforçar a confiança ou encorajar o indivíduo a dar o próximo passo, coloque seu chapéu de treinamento. Se o tópico estiver focado em um comportamento inaceitável, reafirme o impacto comercial do comportamento e ofereça aconselhamento claro para evitar isso no futuro. Ao lidar com os tópicos mais difíceis de desempenho ou comportamento, deve haver implicações para a não conformidade.

10. Crie um plano de ação em conjunto. Depois de ter obtido clareza em torno do problema, trabalhe em conjunto para definir o caminho a seguir. Concordo com um plano de ação e estabeleça uma data clara para acompanhar e discutir o progresso.

A linha inferior para agora:

Na minha publicação original, compartilhei o segredo que a maioria dos gerentes estão impedidos de realizar o que percebem será uma conversa difícil. O outro segredo é que a maioria das pessoas quer feedback e quer melhorar. Na pesquisa após a votação em minhas oficinas, indivíduos expressam esmagadoramente que desejam que seus gerentes lhes dêem mais comentários - tanto construtivos quanto positivos. Em vez de atrasar essas discussões de aprimoramento de desempenho, carreira e negócios, planeje o sucesso e use o processo e dicas acima para ajudá-lo a fortalecer seu próprio desempenho com esta ferramenta de gerenciamento crítico.