12 Etapas simples para o planejamento de reuniões efetivas

Se você é como a maioria das pessoas que conheço, o pensamento de passar um dia em reuniões consecutivas traz sentimentos de medo. As reuniões podem ser aborrecidas, muitas vezes são desnecessárias, e definitivamente tirar tempo de outro trabalho. Mas as reuniões podem ser muito eficientes e produtivas se forem planejadas diretamente.

12 etapas simples para o planejamento de reuniões efetivas

Você realmente precisa de uma reunião?

Primeiro, decida se o planejamento de uma reunião é realmente necessário.

Muitas vezes, pensamos em uma reunião formal como a melhor maneira de compartilhar informações ou discutir um tópico. Mas se suas novidades podem ser entregues por e-mail ou conferência telefônica, ou apenas juntando algumas pessoas em seu escritório por 15 minutos, então salte a reunião formal.

Apenas convide as pessoas que realmente precisam estar lá

Já foi convidada para uma reunião e se perguntou - meio caminho - por que você está aí? Não desperdice o tempo das pessoas, convidando-os para uma reunião que eles não precisam comparecer. Isso não será uma reunião efetiva. Alguma pessoa de contabilidade precisa estar presente na reunião para responder perguntas de orçamento? Em seguida, convide um indivíduo da contabilidade que seja adequado para essa tarefa.

Se um colega ou supervisor precisa ser informado sobre o que foi discutido em uma reunião, você não precisa convidá-los para a reunião atual. Basta preparar um resumo da reunião e enviá-los posteriormente. Eles apreciarão o economizador de tempo e você tem a certeza de que - porque você coloca a informação por escrito - que eles estão totalmente informados sobre as discussões.

Enviar lembretes de reunião

A vida está ocupada e os calendários rapidamente se tornam reservados com atividades agendadas. Envie um lembrete de reunião de acompanhamento dois dias antes da sua reunião. Isso confirmará as pessoas que responderam que estarão presentes e também o informará antecipadamente se os horários mudaram e os participantes principais não podem fazer o horário da reunião agendada.

Tem uma Agenda

Para planejar reuniões efetivas, você deve primeiro planejar o que será discutido. Qual é o objetivo da reunião? O que você está buscando alcançar?

Desenvolva uma agenda de reuniões antes do tempo e distribua-a aos participantes. Indique a hora de início e inclua uma pequena lista de tópicos a serem abordados. Não abaixe seu próprio encontro com uma agenda longa e excessivamente detalhada. Indique por nome qualquer indivíduo que seja responsável por informar sobre uma área específica.

Seja Limpa sobre Expectativas

Quando você envia a notificação pela primeira vez, seja claro sobre o propósito e as expectativas. A reunião girará em torno de uma apresentação e os participantes devem estar preparados para tomar notas? Ou esta é uma sessão de brainstorming onde espera que os participantes apareçam com idéias e sugestões?

Em algumas culturas corporativas, os funcionários são reunidos para escutar apenas e depois retornam aos seus espaços de trabalho. Em outras empresas, os funcionários participam livremente. Nos locais de trabalho colaborativos atuais, a interação e o compartilhamento de idéias não são apenas bem-vindos nas reuniões; freqüentemente é o propósito da reunião em si.

Comece no tempo

Se você é a pessoa que normalmente aparece para reuniões a tempo, então você entende o quanto é frustrante quando a reunião atual não começa por 15 minutos enquanto as pessoas chegam na sala.

O que inevitavelmente acontece é, em frente, todos sabem que essas reuniões nunca começam a tempo, então todos começam a aparecer até tarde.

Assuma o comando da sua reunião. Comece prontamente na hora de início dada. Feche a porta e comece. Esses retardatários receberão rapidamente a mensagem de que eles estão chegando tarde e eles só devem cometer esse erro uma vez.

Mantenha-o curto e simples

A maioria das reuniões está programada por uma hora quando - em muitos casos - serão suficientes 30 minutos ou mesmo 45 minutos. Quando é atribuído muito tempo, o resultado habitual é que o tempo é desperdiçado. As pessoas permanecem após a reunião terminar ou passar muito tempo em um determinado item da agenda. Mantenha reuniões curtas e diretas ao ponto.

Fique no tópico

Uma agenda por si só não irá executar sua reunião de forma eficiente. Fique atento à agenda e continue discutindo de se divertir em tangentes.

Dirija quaisquer questões fora do tópico, afirmando que é um tópico para outra reunião, será direcionado de forma privada ou similar. Ninguém gosta de uma reunião fugitiva, onde o propósito da reunião levou um assento traseiro a outra conversa.

Faça reuniões menores fora da sala de conferência

Sentado na mesma sala de conferências familiar reunida em torno da mesma mesa familiar é apenas isso - familiar. Para incentivar os funcionários a interagir, pensar de forma criativa e ter discussões animadas, considere levar a reunião fora da sala de conferência padrão.

Considere se reunir em uma mesa fora se o local e o clima permitirem. Tente se reunir em uma área comum que tenha sofás e mesas pequenas em vez de uma grande mesa de conferência e cadeiras giratórias.

Não tenha medo de assumir uma abordagem diferente

Se a abordagem da reunião não estiver funcionando, não tenha medo de mudar de curso. Por exemplo, se uma sessão de brainstorming estiver produzindo uma sala silenciosa com muito pouco diálogo, mude a direção. Seja flexível e preste atenção em como a reunião geral está progredindo.

Use Tecnologia

Planeje usar a tecnologia para manter os participantes envolvidos. No mundo digital de hoje, a maioria das pessoas está acostumada a ver gráficos ou vídeos para apoiar as palavras que ouvem. Recurso a essa mentalidade e incorpora audiovisuais ao planejar sua reunião.

Os computadores projetados em telas grandes e as apresentações do Smart Board que encorajam a interação são uma mudança bem-vinda das longas apresentações do PowerPoint.

Enviar um Resumo da Reunião

Dentro de um dia após a reunião, envie um breve resumo do que foi discutido. Disseminar isso por e-mail para todos os presentes, aqueles que não puderam comparecer à reunião e aqueles que precisam ser informados.Inclua também quaisquer itens de ação, especificando quem é responsável por cada item, bem como a data de vencimento.