Dicas para garantir reuniões efetivas que produzem resultados

As pessoas gastam tanto tempo nas reuniões que transformar o tempo de reunião em resultados sustentados é uma prioridade para organizações bem-sucedidas. As ações que fazem reuniões bem-sucedidas exigem gerenciamento pelo líder da reunião antes, durante e após a reunião.

Se você negligenciar qualquer uma dessas oportunidades de gerenciamento de reuniões, suas reuniões e equipes não suportarão o fruto desejado desde o momento em que você investir. Pegue estas doze dicas de gerenciamento de reuniões para orientar seus participantes para alcançar resultados esperados, positivos e construtivos.

O que fazer antes da reunião para assegurar reuniões efetivas

As ações antes da reunião estabelecem as bases para a realização dos resultados da reunião. Você pode fazer todos os acompanhamentos necessários, mas sem um plano de reunião efetivo para começar, seus resultados o decepcionarão. Essas dicas irão ajudá-lo a planejar e implementar a reunião.

Planejar a reunião

Reuniões efetivas que produzem resultados começam com o planejamento de reuniões. Primeiro, identifique se outros funcionários são necessários para ajudá-lo a planejar a reunião. Então, decida o que você espera realizar ao realizar a reunião. Estabeleça metas possíveis para sua reunião.

Os objetivos que você definiu estabelecerão o quadro para um plano de reunião efetivo. Como Stephen Covey diz no Sete hábitos de pessoas altamente eficazes , "Comece com o fim em mente". O objetivo da reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes da reunião que você precisa para atingir o objetivo.

Certifique-se de que precisa de uma reunião

Depois de desenvolver o seu plano de reunião, assegure-se de que uma reunião seja um veículo apropriado para atingir os objetivos estabelecidos. Agendar e manter uma reunião é caro quando você conta para o tempo das pessoas atendidas, então faça esforços para determinar que uma reunião é a melhor oportunidade para resolver o problema, melhorar o processo ou fazer um plano em andamento.

Você pode achar que você pode realizar os objetivos da reunião com uma discussão por e-mail ou distribuindo e solicitando informações através do boletim informativo da empresa. Certifique-se de que a reunião é necessária e não apenas mais conveniente para você - você obterá melhores resultados dos participantes da reunião quando você realmente tiver avaliado suas necessidades.

Certifique-se de participação adequada na reunião

Se uma reunião for o meio apropriado para atingir seus objetivos, verifique com os participantes que devem participar da reunião para ter sucesso. Os participantes necessários devem estar disponíveis para participar da reunião.

Adiar a reunião em vez de realizar uma reunião sem funcionários críticos. Se um delegado atende no lugar de um decisor crucial, verifique se o membro da equipe designada tem autoridade para tomar decisões ou adiar a reunião.

Distribuir e rever o pré-trabalho antes da reunião

Quantas reuniões você participou que começou com o facilitador da reunião passando uma resma de folhetos ou projetando um slide do Microsoft PowerPoint para discussão? Frustrante? Pode apostar. O encontro torna-se um grupo de leitura, dificilmente produtivo para realização de objetivos.

Quando os propósitos declarados para realizar uma reunião são questões de tomada de decisão e de resposta, uma leitura em grupo é um desperdício vergonhoso do tempo das pessoas.

Você pode fazer reuniões mais produtivas e garantir resultados, fornecendo pré-trabalho necessário antes da reunião atual. Fornecer pré-trabalho, gráficos, gráficos e material de leitura 48 horas antes de uma reunião afetar o sucesso da reunião. Quanto mais tempo de preparação você atribuir, as pessoas mais bem preparadas serão para sua reunião.

A documentação que o ajudará a atingir os objetivos da reunião pode incluir relatórios; dados, gráficos e links para informações competitivas, vendas por mês e planos de produção; Slides do Microsoft PowerPoint que ilustram os principais pontos de discussão; e minutos de reunião, notas e acompanhamento de reuniões e projetos anteriores ou relacionados.

Pré-trabalho, mesmo apenas links para seguir para ler a informação, distribuídos em tempo hábil, com a expectativa séria de que os participantes lerão o pré-trabalho antes da reunião, ajudam a garantir que sua reunião seja bem-sucedida.

Durante a reunião para garantir reuniões efetivas

O uso efetivo do tempo de reunião cria entusiasmo pelo tópico. Isso gera compromisso e um sentimento de realização dos participantes. As pessoas se sentem parte de algo maior do que os desafios do dia-a-dia. Portanto, uma reunião ativa, bem facilitada, que prepara o cenário para o acompanhamento, produzirá resultados da reunião.

Facilidade de reunião efetiva

O líder da reunião estabelece um tom positivo e produtivo para a interação entre os participantes da reunião. A facilitação efetiva de reuniões começa com uma revisão das metas, resultados antecipados e a agenda. O facilitador ajuda os membros do grupo a permanecerem focados e produtivos.

O design da reunião e a agenda estabelecem o quadro para a reunião. Um facilitador efetivo, que mantém os participantes no caminho certo, garante a realização dos resultados esperados e desejados da reunião.

Use o pré-trabalho na reunião

Use ou faça referência ao pré-trabalho e outras informações fornecidas antes da reunião durante a reunião. Você reforça a necessidade de os participantes gastarem o tempo necessário na frente para analisar o material que é parte integrante da realização dos resultados desejados.

Seus participantes se prepararão antes de participar de suas reuniões e seus resultados testemunharão uma sólida preparação e liderança. Ninguém quer parecer despreparado, desinteressado ou não contribuindo nos olhos de um colega de equipe.

Envolver cada participante em ações

Todo grupo de trabalho possui várias personalidades que se apresentam para reuniões. Você tem colegas de trabalho silenciosos e pessoas que tentam dominar todas as plataformas. Seja facilitador ou participando da reunião, você deve envolver cada participante na realização dos objetivos da reunião.

Isso garante que cada participante seja investido no tópico da reunião e no acompanhamento. Você conseguirá mais resultados com toda a equipe puxando do que com uma equipe de pessoal dominante tentando empurrar todos os outros até a colina.

Criar um Plano de Acompanhamento da Reunião Efetiva

Durante a reunião, faça um plano de acompanhamento com itens de ação. Os planos efetivos incluem o seguinte.

• O item de ação específico,
• o nome da pessoa que se comprometeu a "possuir" a realização do item de ação,
• a data de vencimento do item de ação e
• um acordo sobre o que constitui a conclusão do item de ação.

Discuta os cenários da vida real e as barreiras ao sucesso que os membros da equipe podem experimentar enquanto tentam realizar os itens que produzirão os resultados exigidos. Defina uma hora para sua próxima reunião, se necessário, enquanto os participantes estão presentes.

Após a reunião para assegurar reuniões efetivas

As ações e o planejamento antes e durante a reunião desempenham um papel importante para ajudá-lo a alcançar resultados esperados, positivos e construtivos. Suas ações após a reunião são tão cruciais. O acompanhamento na próxima reunião programada nunca é suficiente de um investimento para garantir resultados.

Publicar minutos da reunião

Comece publicando seus minutos e plano de ação dentro de 24 horas. As pessoas contribuirão de forma mais eficaz para os resultados se começarem a usar itens de ação imediatamente. Eles ainda têm uma nova lembrança da reunião, a discussão e o raciocínio para a direção escolhida.

Eles permanecem entusiasmados e prontos para começar. Um atraso na distribuição de minutos prejudicará seus resultados, já que a maioria das pessoas espera que as minutas cheguem antes de começarem a enfrentar seus compromissos.

Acompanhamento efetivo da reunião

Respeitar e observar os prazos e o acompanhamento o ajudará a alcançar os resultados das suas reuniões. O prazo foi estabelecido durante a reunião. Após a reunião, cada pessoa com um item de ação também deve fazer um plano para a realização pessoal de seu compromisso.

Se eles escrevem as etapas em seu planejador, delegue as tarefas a outra pessoa da equipe, ou simplesmente complete a tarefa, o indivíduo é responsável pelo seguimento.

Assim é o planejador de reuniões. Você pode melhorar os resultados da reunião seguindo com cada pessoa que tenha um item de ação a meio caminho entre as reuniões. Seu objetivo é verificar o progresso e garantir que as tarefas estejam em andamento. Lembre-se de que o que você pergunta é realizado.

Responsabilidade pelo acompanhamento durante a próxima reunião

Você já se sentou em uma reunião de acompanhamento que consistiu em cada participante dizendo ao grupo por que eles não conseguiram cumprir seu compromisso? O resultado é deplorável. Estabelecer a norma ou o costume de responsabilização por resultados começa no início do ciclo de reunião.

O acompanhamento do facilitador a meio caminho entre as reuniões ajuda, mas o grupo deve fazer falta de compromissos inaceitáveis. Informe sobre o progresso e os resultados na próxima reunião e espera que tudo seja realizado.Alternativamente, verifique o progresso na próxima reunião e, se houver um bloqueio real para o progresso, determine como proceder.

Debriefar o processo de reunião para melhoria contínua

A prática de debriefing cada reunião é uma ferramenta poderosa para a melhoria contínua. Os participantes se revezam para discutir o que foi efetivo ou ineficaz sobre o processo de reunião atual. Eles também discutem o progresso que eles sentem que o grupo está fazendo no tópico para o qual a reunião foi realizada.

Fazendo melhorias contínuas para outro nível, as equipes bem-sucedidas debriefam todo o projeto, bem como o processo para determinar com que eficácia eles conseguiram criar resultados. Futuras reuniões refletem a avaliação. As reuniões evoluem como uma ferramenta ainda mais eficaz para criar resultados da organização.

Conclusão

Os resultados são viáveis ​​e previsíveis a partir de reuniões bem planejadas e implementadas. Siga estas doze recomendações para garantir que os participantes da reunião alcançem resultados esperados, positivos e construtivos a partir do momento em que investem em reuniões. Sua organização recompensará sua realização e seus colegas de trabalho vão te amar quando usar essas dicas de reunião efetivas.