Como realizar reuniões efetivas

Você tem medo de participar da reunião semanal da equipe? Você já se viu sentado lá, girando sua caneta e resistiu a tentação de espreitar seu smartphone, perguntando por que na terra você está lá quando você tem muitas outras coisas para fazer? Ou pior, você está na cabeça da mesa liderando a reunião enquanto observa o desinteresse de outros? Você não está sozinho. Reuniões mal gerenciadas são um assassino da produtividade e certamente não ajudam a moral dos funcionários.

Diga adeus às reuniões aborrecidas e saiba como realizar reuniões eficazes que deixem os empregados envolvidos e motivados.

7 Dicas para reuniões efetivas

Estabeleça o objetivo da reunião

Antes de enviar um alerta de reunião e colocá-lo em seu calendário, pergunte-se por que deseja realizar uma reunião e determinar o objetivo. É uma reunião para atualizar os funcionários em uma mudança de gerenciamento? Você está tomando uma decisão sobre um projeto? É uma sessão de brainstorming para uma nova estratégia de negócios? Certifique-se de que reunir funcionários em uma sala para discussão e interação cara a cara é necessário para o seu objetivo; se a finalidade da reunião for uma atualização de status, talvez o envio de um e-mail de grupo seja um melhor uso do tempo de todos.

Comunique o propósito da reunião

Ao convidar outros para sua reunião, seja claro sobre o propósito da reunião. Isso não só irá mantê-lo focado, mas permitirá que os funcionários participem da reunião, preparados com documentos ou com pensamentos sobre o assunto em questão.

A comunicação é essencial para uma reunião efetiva.

Seja seletivo sobre os participantes

Ninguém agradece assistir a uma reunião que não tem conexão com eles ou com o trabalho deles. Determine quem realmente precisa estar lá e por quê. De quem você precisa? Que colegas devem participar e provavelmente terão dúvidas sobre o assunto?

Se alguém estiver na sua lista que simplesmente precisa ser informado sobre o que foi discutido, então faça um favor e tire-os da lista. Eles podem ser facilmente atualizados com um email de acompanhamento. O tempo é valioso e nenhum empregador quer impactar negativamente a produtividade ao ter funcionários sentados em reuniões que são desnecessárias.

Você deve criar uma agenda de reunião

A realização de uma reunião sem uma agenda de reunião definida é semelhante a escalar em um veleiro e esperar que o vento o leve para onde você quer ir. Você - literalmente - ficará perdido no mar. A agenda da reunião irá orientá-lo para o seu destino final. Inclua tópicos a serem discutidos e quem abordará cada item se outros estiverem participando. Envie a agenda para os participantes antes do tempo para que todos saibam o que esperar e vem preparado.

Stick to Your Plan

Mesmo a reunião mais bem planificada vai dar errado se a discussão for descarrilada e se apaga em tópicos tangenciais. É por isso que a maioria das reuniões não conseguem atingir seu objetivo - eles não ficam no caminho certo. No início da sua reunião, estabeleça regras básicas e uma atribuição de tempo especificada para cada item da sua agenda, bem como a reunião geral. Por exemplo, "Obrigado por vir hoje. O tempo de todos é valioso e é meu objetivo manter essa reunião em menos de uma hora.

Vamos manter os itens em mãos e reservar a discussão sobre outros assuntos para um tempo posterior. "Rein em qualquer pessoa que monopolize a discussão ou a introdução de tópicos, não na agenda.

Mantenha-os comprometidos

As ajudas visuais ajudam a manter todos concentrados na reunião e não nos seus telefones ou no relógio. Publique a agenda em um Smart Board na frente da sala. Projetar imagens em uma tela grande usando um computador; qualquer coisa para manter seus olhos na frente.

Resumir a Reunião

Já deixou uma reunião e tem um takeaway totalmente diferente do seu colega? Certifique-se de que isso não aconteça com a sua reunião enviando um seguimento por email em até 24 horas. Inclua um resumo, destaque temas-chave abordados, tarefas atribuídas e indique prazos. Enviar isso de forma oportuna assegurará que os participantes não fiquem na direção errada.