Dicas de gerenciamento de arquivos de computador digitais

O acompanhamento de seus documentos eletrônicos pode ser uma tarefa árdua no mundo "com fio" de hoje.

Além de armazenar documentos localmente em desktops, laptops ou dispositivos móveis, cada vez mais empresas estão usando a nuvem para aplicativos de negócios básicos e armazenamento de arquivos. (Veja por que a computação em nuvem é ideal para pequenas empresas e 5 desvantagens da computação em nuvem.)

A complicação adicional da questão do armazenamento é a necessidade de muitas empresas compartilhar documentos entre funcionários - em um escritório isso geralmente é realizado usando um servidor de arquivos ou dispositivo de armazenamento em rede (NAS).

Se o acesso móvel compartilhado é necessário, os documentos podem ser armazenados na nuvem e compartilhados ao atribuir permissões de acesso.

Organização é a chave

Onde quer que os documentos estejam armazenados, é importante mantê-los organizados e atualizados. O objetivo do gerenciamento eletrônico de arquivos é garantir que você possa encontrar o que você está procurando, mesmo que esteja procurando anos depois da sua criação.

A maioria das pessoas de negócios tem, de uma vez ou outra, estado embaraçosa em termos de ter uma ligação com o cliente e não conseguir localizar rapidamente a nota fiscal relevante ou outros documentos importantes do cliente. Igualmente irritante está revoltando no final do ano tentando encontrar documentos pertencentes a contas da empresa para o contador ou, pior ainda, o taxman.

A organização adequada de documentos eletrônicos é especialmente crítica em um ambiente compartilhado - se um de seus funcionários estiver ausente (temporariamente ou permanentemente!), Você deve localizar facilmente qualquer documento criado ou gerenciado por essa pessoa.

(Observe que a perda potencial de problemas de dados com funcionários descontentes e de partida é mais um motivo para proteger os dados de sua empresa. Veja 6 Regras de Proteção de Dados Empresariais).

Estas dicas de gerenciamento de arquivos irão ajudá-lo a manter seus arquivos acessíveis:

1. Use as pastas de instalação padrão para arquivos de programa.

Use os locais de arquivo padrão ao instalar programas de aplicativos.

No Windows, os arquivos do programa de aplicação da convenção residem sob o diretório (Drive Letter:) -> Program Files. A instalação de aplicativos em outros lugares é confusa e desnecessária.

2. Um lugar para todos os documentos.

Coloque todos os documentos sob uma única pasta "raiz". Para um único usuário em um ambiente Windows, a localização padrão é a pasta Meus documentos.

Em um ambiente de compartilhamento de arquivos, tente fazer o mesmo - criou uma única pasta raiz (chamada "Documentos Compartilhados", por exemplo) e armazene todos os documentos em subpastas dentro da pasta raiz. Ter um único local para todos os documentos torna mais fácil encontrar coisas e executar backups e arquivos.

3. Crie pastas em uma hierarquia lógica.

Estas são as gavetas do arquivador do seu computador, por assim dizer. Use linguagem simples para nomear suas pastas; você não quer estar olhando esta lista de pastas no futuro e se perguntando o que "TFK" ou qualquer outra abreviatura interessante que você inventou significa.

4. Anote pastas dentro de pastas.

Crie outras pastas dentro dessas pastas principais conforme necessário. Por exemplo, uma pasta chamada "Faturas" pode conter as pastas chamadas "2013", "2012" e "2011". Uma pasta chamada para um cliente pode incluir as pastas "customerdata" e "correspondência".

O objetivo é ter todos os arquivos em uma pasta em vez de ter um monte de arquivos órfãos listados.

Não, no entanto, crie estruturas de pastas complexas e profundas - sempre que possível, use nomes de arquivos descritivos.

5. Siga as convenções de nomeação de arquivos.

Alguns sistemas operacionais (como o Unix) não permitem espaços em nomes de arquivos ou pastas, evite isso se o seu ambiente de computação for misturado - use os sublinhados como um delimitador (por exemplo, Doe_John_Proposal. Doc.) Outros caracteres como / ? : * | Também é proibido em nomes de arquivos ou pastas no Windows.

Use nomes de arquivos descritivos para fácil identificação e recuperação, mas não vá ao mar - os nomes dos arquivos / caminhos têm limites de comprimento que variam entre os sistemas operacionais. O comprimento do caminho para um arquivo (por exemplo, a letra da unidade + nomes de pasta + nome do arquivo) é de 260 caracteres.

Use abreviaturas comuns sempre que possível.

6. Seja específico.

Dê arquivos nomes lógicos, específicos e datas de inclusão em nomes de arquivos, se possível. O objetivo ao nomear arquivos é poder dizer o que é o arquivo sem ter que abri-lo e olhar. Então, se o documento for uma carta para um cliente lembrando-lhe que o pagamento está atrasado, ligue para algo como "overdue_20120115", em vez de algo como "letra". Como você saberá quem é a letra sem abri-la?

Se você estiver compartilhando arquivos via e-mail ou dispositivos portáteis, você pode querer que o nome do arquivo seja mais específico informações, desde a pasta informativa A inclusão não será incluída no arquivo compartilhado. Por exemplo, se seu documento reside em Meus documentos Invoices 2014 Customers Doe_John_20140416. doc e o arquivo é compartilhado ou enviado por e-mail, todo o destinatário verá o Doe_John_20140416. doc e pode não ser capaz de dizer que o arquivo é uma nota fiscal do cliente sem abri-lo.

7. Arquive como você vá.

O melhor momento para arquivar um documento é quando você o cria pela primeira vez. Então, tenha o hábito de usar a caixa de diálogo "Salvar como" para arquivar seu documento, bem como nomeá-lo, colocando-o no lugar certo, em primeiro lugar.

8. Ordene seus arquivos para sua conveniência.

Se houver pastas ou arquivos que você use muito, force-os para o topo da lista de arquivos renomeando-os com um! ou um AA no início do nome do arquivo.

9. Cull seus arquivos regularmente.

Às vezes, o que é antigo é óbvio, como no exemplo da pasta denominada "Faturas" acima.Se não estiver, mantenha suas pastas descompactadas limpa os arquivos antigos.

Não não exclua os arquivos relacionados a negócios, a menos que você tenha certeza absoluta de que você nunca precisará do arquivo novamente. Em vez disso, na sua coleção principal de pastas em sua pasta raiz, crie uma pasta chamada "Antigo" ou "Inativo" e mova arquivos antigos para dentro dele quando você se deparar com eles.

10. Faça backup de seus arquivos regularmente.

Se você está copiando seus arquivos para outra unidade ou na fita, é importante configurar e seguir um regime de backup regular. Veja os 3 passos para um sistema de backup bem-sucedido.

O bom gerenciamento de arquivos faz o que você quer Fácil

Gerenciar documentos eletrônicos deve ser parte de uma estratégia geral de gerenciamento de documentos para sua empresa. Um plano adequado de gerenciamento de documentos deve incluir todos os aspectos do tratamento de documentos, incluindo armazenamento, recuperação, backups e segurança.

A função de pesquisa é uma coisa maravilhosa, mas nunca combinará a facilidade de poder acessar diretamente uma pasta ou arquivo. Se você seguir essas dicas de gerenciamento de arquivos de forma consistente, mesmo se você não sabe onde alguma coisa está, você sabe onde deveria estar - uma grande vantagem quando se trata de encontrar o que você está procurando. As boas práticas de gerenciamento de arquivos economizarão o tempo e o dinheiro do seu negócio.