3 Erros comuns de operações de eventos para evitar

Além da pura experiência, a melhor maneira de um planejador de eventos se tornar um planejador de eventos ainda melhor é assistir a outra função como convidado. A maioria dos planejadores de eventos gastam a duração de um evento coordenando os bastidores, mas experimentar um evento através dos olhos de um convidado pode ser, bem, abrir os olhos.

Ser um convidado, ao invés do planejador de eventos, dá-lhe a oportunidade de observar um evento equipe de operações em ação, uma perspectiva da qual é frequentemente mais fácil perceber o que funciona bem - e o que não.

Aqui estão três erros que você provavelmente verá em eventos mal gerenciados, juntamente com dicas para evitar esses erros em seus eventos.

Tabela de registro gerenciado

Quando os convidados caminham até uma tabela de inscrição, a equipe do evento deve ser acolhedora e pronta para ajudar os convidados - independentemente da situação.

Não é orientado para serviços ou até mesmo educado para assumir que alguém que se aproxima da tabela de registro não pertence ao evento. No entanto, isso é exatamente o que pode acontecer se a equipe não estiver devidamente preparada ou informada. Lembre a equipe do evento de que uma tabela de registro representa a imagem do host e a organização por trás do evento. A equipe deve cumprimentar todos os convidados na tabela de inscrição e perguntar se eles estão lá para se inscrever para o evento pelo evento ou o nome do host. Se um erro foi feito, a maioria dos convidados se auto-corrigirá e se desculpará. Caso contrário, o pessoal deve receber instruções sobre como se aproximar melhor da situação.

A bondade percorre um longo caminho nas operações do evento.

Configuração do Evento Messy

Na maioria dos locais, o serviço de limpeza limpa o espaço do evento e o pessoal das operações de banquete completa a instalação. Se as operações de banquete derrubar um copo e deixar de limpar os fragmentos, portanto, os fragmentos permanecem no chão - a menos que o pessoal do evento limpe.

Os fragmentos de vidro quebrado e outros detritos não só deixam uma imagem terrível, mas também podem criar um risco para a segurança. Portanto, os melhores planejadores de eventos sempre chegarão 1-2 horas antes da hora de início para observar a configuração e executar uma série de orientações da área e procurar vidro e outros itens 30 minutos e novamente 15 minutos antes do evento. Se alguma coisa estiver fora do lugar, o planejador de eventos pode trazê-lo para a atenção da equipe do banquete.

Ill-Timed Clean Up

Com qualquer evento, haverá dois agendamentos (por vezes concorrentes): a agenda dos organizadores e o cronograma de trabalho do pessoal das operações do local. É responsabilidade do planejador de eventos certificar-se de que ambos estão adequadamente sincronizados.

A apresentação ou keynote do programa normalmente ocorre logo após algum tipo de recepção de chegada que pode incluir tabelas de registro, alimentos e bebidas.O tempo de limpeza e destruição das atividades deve, portanto, ser cuidadosamente planejado para não interferir ou interromper a agenda do programa. Quando limpo e derrubado não é discutido com a equipe de operações do evento antes do tempo, um planejador de eventos pode achar que tabelas e outros itens podem ser removidos diretamente na frente de hosts ou falantes convidados, distraindo todos na sala.

Os planejadores de eventos precisam lembrar os gerentes de banquetes quando devem trabalhar com seus funcionários e quando devem ficar quieto? A resposta é sim.

A linha inferior

Enquanto os locais bem geridos com gerentes e funcionários de operações de eventos diligentes devem tornar o trabalho de um planejador de eventos mais fácil, a execução perfeita do evento nem sempre é o caso. Os grandes planejadores de eventos fazem todos os detalhes de uma execução de eventos seus negócios. Eles tomam o tempo para discutir todos os aspectos de configuração, serviço de eventos e derrubar com gerentes de banquetes antes do próprio evento e supervisionar as operações de eventos antes, durante e depois para garantir o melhor evento possível para o cliente.