5 Melhores Práticas para Contas de Ciclo de Inventário

As contagens do ciclo são uma ferramenta que você pode usar para detectar o encolhimento e evitar a perda de receita. Não é segredo que a despesa mais controlável que você possui no varejo é o seu inventário. Embora a má gestão do seu plano de comercialização por meio do não monitoramento de métricas de inventário, como o GMROI ou o volume de negócios, sejam grandes contribuintes, o maior contribuinte para a perda de inventário é o encolhimento.

Protegendo contra inventário encolhimento e erros

O encolhimento de estoque refere-se à quantidade de inventário perdido no curso de fazer negócios.

Isso pode ser de roubo, recebendo erros, inserindo o SKU errado no POS ou até mesmo o manuseio inadequado de um reembolso ou troca. De muitas maneiras de "perder" o inventário, você pode ver por que é um componente tão importante da sua operação.

Quando trabalho com varejistas, costumo encontrar uma tonelada de dinheiro perdido por eles de gerenciar mal seu inventário. A melhor maneira de verificar é através de uma contagem física. No entanto, uma contagem física de toda a loja é um processo árduo. E é por isso que a maioria dos varejistas faz apenas um por ano no final do ano fiscal. Outros varejistas farão dois por ano, mas as estatísticas mostram que as perdas (encolhimento) tendem a ser aproximadamente as mesmas. O que significa que, se você só fizesse um inventário por ano e tivesse uma perda (redução) de $ 20 000, e fizesse dois estoques por ano, você ainda provavelmente acabará em torno da mesma perda se você não estivesse no topo de sua administração de inventário para começar .

Você pode achar inútil fazer mais do que uma contagem física de seu inventário por ano, mas esse não é o ponto em tudo.

Fazer mais de uma contagem melhorará a precisão e eliminará práticas de inventário ruins antes de custar-lhe muito - especialmente se o encolhimento for devido ao roubo. O ladrão vai roubar todo o ano versus apenas parte dele antes de ser pego.

Contagens de ciclo

A questão é o tempo eo custo para fazer um inventário físico completo.

Então, o que um varejista pode fazer? A resposta é fazer contagens de ciclo. As contagens do ciclo referem-se ao processo de contar uma parte do seu inventário a cada mês (ciclo.) Nas lojas de sapato, em maio, nós contaríamos todos os sapatos de atletismo. Nós corrigimos quaisquer erros no POS que ajudem a garantir que não estivemos sem estoque em um produto. Em março, contaríamos todas as sandálias e assim por diante.

Receita perdida com imprecisões de inventário

Como exemplo, um dos principais drivers da perda de receita é uma má gestão dos preenchimentos. Isso se refere ao computador, lembrando-o de "preencher" em um determinado produto com base na taxa de venda. Se a contagem de inventário estiver desativada e o POS achar que você tenha quatro de um item quando você tiver apenas dois, então não irá ativar uma reordenação. Você acabará com uma prateleira vazia e perdeu a receita do cliente que entrou para comprar esse produto.O cliente sai e vai para outro lugar para comprar. Como eles poderiam encontrá-lo lá, eles voltarão para a loja do seu concorrente de agora em diante.

Uma contagem de ciclos pode evitar que isso aconteça ao encontrar o erro e corrigi-lo. Tenho certeza de que todos nós experimentamos compras com um varejista que disse que tinham "dois em estoque", mas não conseguem encontrar nenhum deles. Através da prática de um processo de contagem de ciclos, você reduz os erros (espero) e gerencie melhor seu inventário.

Práticas recomendadas de contagem de ciclos

Aqui estão algumas dicas de boas práticas a seguir:

• Apenas conte uma categoria por mês. Isso permite que você atinja tudo mais de uma vez por ano. Ele também o mantém focado. E, francamente, é a quantidade de inventário que você pode manipular neste tipo de contagem. A contagem do ciclo nunca deve fechar a loja. Em outras palavras, você deve ser capaz de completar a contagem durante o horário comercial normal ou talvez dentro de algumas horas após o fechamento.
• Escolha qual categoria a contar com base na temporada de vendas. Por exemplo, não há necessidade de contar camisas de manga longa em julho. Conte seus shorts em julho. A idéia de contagem de ciclos é poder responder antes que a temporada termine. Em outras palavras, corrija os erros nos produtos que estão vendendo agora. Embora faça sentido para a contagem de ciclos para fins de planejamento para o Outono, o benefício real virá quando você puder responder imediatamente, enquanto os produtos que vendem a oportunidade estão no auge.
• Atribuir uma seção da loja a um empregado. Faça uma pessoa responsável por uma área. Eu fiz isso há anos, e isso fez uma grande diferença. Eles mantiveram mantido, limpo e comercializado. Essa pessoa completou a contagem de ciclos. Foi incluído na revisão do desempenho do funcionário em cada temporada. Nota : sempre tivemos uma ajuda de gerente com todas as contagens como parte de um sistema de cheque e equilíbrio. Você não quer a pessoa erroneamente ou pior, roubando seu inventário para se encarregar de contá-lo.
• Publique resultados para funcionários. Enquanto você não precisa compartilhar todos os dólares exatos com seus funcionários (no entanto, eu sempre fiz) ajuda-os a saber como estão fazendo. Se houver uma perda, eles devem saber. Muitas vezes, é o funcionário que pode ajudá-lo a parar o vazamento e evitar que seu inventário diminua. Posso nomear várias vezes que era um funcionário que resolveu o mistério, não eu quando se tratava de problemas de inventário.
• Não publique o cronograma do seu plano de contagem. Mantenha os funcionários adivinhar. Embora eu sugerisse escolher a categoria com base na sazonalidade, você não quer ser muito previsível. Novamente. o ladrão interno encontrará a prática de saber o que você está contando muito benéfico para o seu planejamento também.

A chave para a contagem de ciclos é que é habitual, mas não excessivo. Eu vi varejistas tentar fazer muito a cada mês e essencialmente apenas realizou mini inventários de cada vez. Esse não é o ponto aqui. Mantenha-o simples e irá atendê-lo bem.