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As reuniões podem ser muito bem sucedidas. Eles podem ser uma ótima maneira de fazer check-in com colegas, definir objetivos, delinear listas de tarefas e conseguir as coisas, mas também podem ser uma grande perda de tempo se não for feito corretamente.
Não desperdice seu tempo ou o tempo do seu colega com reuniões inúteis ou ineficazes que só ocupam espaço no dia. Siga estas cinco dicas para grandes reuniões de projetos que deixarão todos se sentir realizados.
1. Definir o seu objetivo
Antes mesmo de anunciar sua reunião, o primeiro passo que você deve seguir é determinar por que você deseja ter uma reunião em primeiro lugar. Não segure reuniões regulares apenas pelo bem de as ter. Toda reunião deve ter um propósito claro, e esse objetivo precisa ser decidido antes do tempo.
Por exemplo, o objetivo da sua reunião é compartilhar informações complicadas ou importantes com os membros da equipe de forma rápida e eficiente, fazer uma solução de brainstorming para opções atuais ou futuras, fazer uma joint decisão em equipe, ou para verificar rapidamente para ver como todos estão fazendo e o que todos precisam fazer em seguida.
Quando suas reuniões começam com uma finalidade clara e definida, não só eles terminam muito mais rápido, mas você faz muito mais.
2. Crie e distribua sua agenda com antecedência
Depois de saber qual será a sua reunião, é essencial que você informe todos os envolvidos também.
A melhor maneira de fazer isso é criar e distribuir uma agenda com antecedência. Desta forma, você pode coletar informações importantes e perguntas com antecedência e todos podem estar preparados para discutir e atuar sobre o assunto em questão.
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3. Dê a todos uma chance de falar
Com o objetivo de economizar tempo e voltar a trabalhar, pode ser tentador ter uma pessoa presente na reunião enquanto todos os outros ouvem.
Resista esse impulso. Em vez disso, dê a todos a oportunidade de falar que quer ou precisa. Fazendo isso, assegurará que as preocupações e as objeções de todos sejam abordadas, e pode até lhe fornecer idéias adicionais que você não teria considerado antes.
4. Minutos de gravação rapidamente
Se a sua reunião envolver qualquer tomada de decisão ou durar mais de cinco minutos, você precisa se certificar de que alguém na equipe do projeto leva minutos. O coordenador do seu projeto poderia fazer isso. Não só esses minutos podem ajudar as pessoas que podem ter perdido a reunião para recuperar o atraso, mas também servem como uma lembrança importante das decisões tomadas e das medidas de ação decididas para aqueles que estavam lá. Coloque-os à disposição o mais rápido possível.
As memórias podem ser complicadas. Não dê a si mesmo ou ao seu colega a oportunidade de discordar sobre decisões ou planos que foram feitos.Se o tópico da sua reunião for importante o suficiente para realizar uma reunião, é importante o suficiente para escrever por escrito.
5. Cancelar se não for necessário
Cancelar uma reunião agendada pode deixar seus colegas se sentindo aliviados ou agravados - é tudo em como você se aproxima. Por exemplo, se seus colegas estão atrasados no trabalho e gostariam de uma hora extra no dia, cancelar sua reunião pode ser um grande alívio.
Se eles perderam outros compromissos importantes devido à reunião agendada e depois cancelada, não se surpreenda se eles estiverem agravados.
Não se sente obrigado a realizar uma reunião apenas porque você planejou uma. Se a reunião não for mais necessária, a informação pode ser obtida de outra forma ou se surgir uma emergência, você deve cancelar. Certifique-se de cancelar com a maior antecedência possível, no entanto, e que mantenha as pessoas informadas sobre o que está acontecendo e por quê. Desta forma, todos podem usar seu tempo da forma mais eficaz e eficiente possível.
Como gerente de projeto profissional, é seu trabalho garantir que todas as tarefas sejam realizadas da forma mais eficaz e eficiente possível, incluindo reuniões. Use estas cinco dicas, e suas reuniões serão um ativo, não um desperdício.
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