5 Maneiras de evitar problemas legais com voluntários

Os voluntários são ótimos e até essenciais para a sua instituição de caridade. Mas, se as coisas derem errado com um voluntário, isso pode significar más notícias para sua organização.

Por exemplo, e se um voluntário tiver um acidente enquanto serve com você? E se o voluntário infringir a lei ou machucar outra pessoa? Sua organização pode ser responsabilizada.

Aqui estão cinco maneiras de tornar menos provável que você tenha problemas com seus voluntários.

Alguns destes podem parecer onerosos, mas demorar o tempo para fazê-los direito e proteger sua organização e seus voluntários.

1. Desenvolver políticas e procedimentos de voluntariado.
Consulte com um advogado ou especialista em voluntariado para garantir que estes sejam adequados. As políticas devem especificar tarefas voluntárias e abordar questões como discriminação, assédio e outros comportamentos possivelmente ilegais.

Ao proibir explicitamente o mau comportamento, sua organização pode ser protegida contra a responsabilidade. Certifique-se também de incluir proteções para o voluntário de abuso pela organização e sua equipe.

2. Escreva descrições de cargos para todos os cargos voluntários.
Seja explícito sobre as expectativas para o voluntário e o que ele ou ela pode e não pode fazer. Explicar qualquer risco possível para o voluntário e pedir uma liberação assinada da responsabilidade. Uma descrição completa e concisa do trabalho pode ajudar a proteger a organização da responsabilidade, caso o voluntário vá além do que ele ou ela tem permissão para fazer.

Aqui estão algumas coisas a serem incluídas nas descrições de cargos:

• o propósito de sua organização sem fins lucrativos
• exigiu treinamento para esta posição
• os deveres esperados do voluntário
• o tempo necessário para fazer a tarefa
• o local onde o voluntário realizará o trabalho

3. Exigir que cada voluntário preencha um pedido.

Na maioria das vezes, vale a pena exigir um pedido.

No entanto, às vezes, com projetos grupais que envolvem uma "chamada de gado" para voluntários, você pode simplesmente fazer com que os voluntários preencham uma renúncia que liberta a organização da responsabilidade.

A complexidade da aplicação dependerá da posição. Se o voluntário estiver trabalhando com pessoas vulneráveis, como crianças ou idosos, a barra deve ser maior. Para tarefas menores com pouco risco para qualquer pessoa, uma aplicação mais curta seria adequada. Tenha cuidado para ter diferentes aplicativos para diferentes trabalhos. Não há sentido em desencorajar alguns voluntários com uma forma longa se não for necessário.
Aqui estão algumas coisas a serem incluídas em um aplicativo, quando apropriado:

• Informações pessoais, como endereço, número de telefone, endereço de e-mail, pessoa a contactar em caso de doença ou acidente, carteira de motorista, prova de seguro pessoal, etc.
• Qualificações, quando necessário para o trabalho, tais como habilidades especiais ou realização educacional.
• Referências que podem atestar o bom caráter ou a ética de trabalho do candidato. As referências podem ser de um membro da comunidade, outra organização sem fins lucrativos onde o candidato se ofereceu ou um empregador.
• permissão escrita para fazer uma verificação de antecedentes, essencial se os voluntários estiverem trabalhando com crianças ou outras populações em risco
• Renúncia de confidencialidade para que você possa reunir as informações que precisa e compartilhá-las adequadamente.

4. Realizar um rastreio adequado.

Tenha cuidado aqui. O rastreio é especialmente importante para os voluntários que podem estar em contato com pessoas vulneráveis ​​ou que têm que dirigir enquanto fazem seu trabalho voluntário ou se envolvem em outros tipos de trabalho perigoso.
No entanto, 31% das organizações sem fins lucrativos não realizam exames voluntários de acordo com um estudo. Sem fins lucrativos muitas vezes pensam que podem policiar seus próprios voluntários e negligenciar a realização de verificações de antecedentes adequadas. Mas isso pode deixar a organização aberta a responsabilidade. Pense na triagem como parte de seus procedimentos de segurança e gerenciamento de riscos.
O rastreio deve sempre ser respeitoso e proteger a privacidade dos voluntários, tanto quanto possível. Obtenha autorização por escrito para a triagem antes de prosseguir.

Também tela de tempos em tempos como precaução.
O rastreio pode ser tão simples como uma entrevista pessoal, ou pode incluir:

• verificações de antecedentes criminais
• registros de condução e licenças
• confirmação de seguro
• rastreio de condições de saúde ou solicitação de certas vacinas
• verificando credenciais como um certificado de ensino ou avaliações de habilidades especiais

5. Fornecer excelente treinamento e gerenciamento.
Nunca se torne voluntário sem treinamento adequado. Os voluntários gostam de ser treinados, então eles sabem o que fazer e quando. Treine em grupos ou um em um. Desenvolva materiais escritos que o voluntário possa levar com eles e treine suas tarefas específicas. Atribua o voluntário a uma pessoa de pessoal para supervisionar.
O treinamento pode incluir:

• o código de conduta de sua organização
• como agir ao representar a organização
• como identificar e denunciar abuso
• como manter a confidencialidade da organização e as pessoas a quem atende
• o que você especificamente espera do voluntário
• como denunciar qualquer problema
• que está no comando e como alcançá-los

Finalmente, esteja disposto a demitir um voluntário se eles violarem qualquer uma das regras, são difícil de se dar bem, não são confiáveis ​​ou são abusivos de qualquer forma. Desenvolva um procedimento escrito para a equipe se eles devem deixar um voluntário ir.
Informe sempre o voluntário por que você está deixando-os ir, e depois documentar a demissão, assim como você faria com um membro da equipe paga. Ter um procedimento, seguindo-o, e a gravação da ação o ajudará se o voluntário decida apresentar uma queixa com a alta administração ou tentar voltar para você.
Não se esqueça de ter políticas para sua equipe que cobrem como eles são para tratar voluntários.Descreva o que é o assédio e como evitá-lo. Configure um procedimento de queixa que os voluntários podem usar para denunciar qualquer abuso.

Os voluntários querem fazer o bem e são apreciativos quando uma organização está preparada para trabalhar com eles. Eles querem boas políticas no local e ter treinamento e gerenciamento adequados. Manter voluntários ao redor requer não apenas gratidão da sua parte, mas também uma abordagem organizada que protege tanto os voluntários quanto a sua organização sem fins lucrativos.

Recursos recomendados:

Voluntários: Risco e Recompensa (Grupo de Alianças de Seguros Sem Fins Lucrativos)

Triagem de Voluntários - da Energize, um centro de experiência em voluntariado.