Vídeo: Produtividade: 7 Apps Para Você Fazer o Dobro na Metade do Tempo 2026
Um dos desafios mais comuns para os proprietários de pequenas empresas é equilibrar a necessidade de obter muito sucesso no que nunca parece tempo suficiente. Nós somos um grupo freqüentemente agendado, e a maioria de nós poderia se beneficiar de algum tempo extra, ou pelo menos um uso mais produtivo do tempo que temos.
Quando se trata de gerenciamento de tempo, descobrir como usar o tempo de forma mais produtiva é muitas vezes um desafio. Um bom local para começar é o gerenciamento de e-mail; Esta é uma área que encabeça a lista de assasinos de tempo para muitos proprietários de pequenas empresas.
Como o e-mail é uma forma de comunicação contínua, e não temos controle total sobre o fluxo recebido, precisamos trabalhar para melhorar nossa produtividade em como recebemos, organizamos, respondemos e até mesmo pense em e-mail. As dicas abaixo ajudarão você a criar um sistema para gerenciar seu e-mail de uma forma que suporte a produtividade em vez de comer fora dele.
1. Desligar notificações.
Email tende a entrar em todos os momentos do dia e da noite, por isso é vital que você controle como o fluxo de mensagens recebidas se encaixa no seu dia. Desative as notificações de novas mensagens no seu computador e no smartphone para evitar distracções e interrupções constantes na sua agenda e verifique se o correio é conveniente para você.
2. Decida como usar sua caixa de entrada.
Existem muitas filosofias diferentes quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada de e-mail. Você pode usar sua caixa de entrada como um catchall, limitar isso apenas para mensagens de alta prioridade ou torná-lo uma lista de tarefas de trabalho.
A chave é escolher uma finalidade para sua caixa de entrada e ficar com ela.
3. Crie listas brancas de e-mail e listas negras.
A maioria dos clientes de e-mail e provedores de e-mail permitem que os usuários criem listas de endereços seguros para garantir que essas mensagens passem, ao mesmo tempo que lista negra ou bloqueio, o que considera os endereços de spam. Tome tempo para atualizar essas listas com freqüência para manter seu email recebido limpo.
4. Defina um processo de temporização e lote.
Alguns proprietários de pequenas empresas se beneficiam de ter bolsões de tempo em seus dias apenas para e-mail. Se isso funcionar para você, reserve uma quantidade específica de tempo durante o dia para responder às mensagens, mova itens de ação para sua lista de tarefas, exclua o lixo e obtenha uma ideia do que precisa da sua atenção a seguir.
5. Use regras para automatizar o processo.
Para simplificar o processo de gerenciamento de e-mail ainda mais, use regras em seu cliente de e-mail que ordenam, sinalizem, movam e organizem suas mensagens. Embora levará algum tempo para criar regras que suportem a forma como você usa o e-mail, uma vez que você criou, você pode reduzir uma parte significativa do tempo de processamento de seu email.
6. Comece com o seu smartphone.
Muitos proprietários de pequenas empresas têm smartphones para que eles possam ficar em contato e no topo do trabalho, mesmo quando estão fora do escritório.Se você verificar freqüentemente o email em seu dispositivo móvel, você pode economizar uma quantidade significativa de tempo lendo e começando a processar mensagens enquanto estiver móvel. Mesmo que você tenha apenas hábito de excluir lixo e mensagens que você não precisa salvar, você pode se beneficiar de ter uma caixa de entrada simplificada quando você voltar para o escritório.
7. Se você não lê isso, cancele a inscrição!
Os boletins informativos por e-mail e outras mensagens de marketing por e-mail podem ser uma ótima maneira de se manter conectado a clientes, colegas, parceiros e outras empresas interessadas, mas essas mensagens podem se aglomerar rapidamente.
Se você não leu um envio periódico específico em vários problemas, pare sua assinatura. Limitar os boletins de e-mail e outras mensagens automatizadas apenas para aqueles que você lê regularmente pode ser uma maneira fácil de reduzir o volume na sua caixa de entrada.
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