7 Maneiras de aumentar a comunicação em sua pequena empresa

A comunicação é o fundamento de cada relacionamento que você tem em sua vida pessoal; Não é diferente nos negócios. Sem comunicação efetiva, pode haver mal-entendidos, problemas e conflitos entre seus funcionários, seus clientes e todos os outros com quem você entra em contato. A má comunicação pode tornar a delegação efetiva, o aumento da produtividade e um ambiente de trabalho agradável praticamente impossível.

As dicas abaixo irão ajudá-lo a ajustar suas habilidades de comunicação para que você possa economizar tempo, reduzir o estresse e se tornar mais produtivo, comunicando-se efetivamente em todas as interações que você tem em sua pequena empresa.

1. Limitar Distrações e Ouvir

Ouvir é a chave para uma comunicação efetiva, mas nem sempre é fácil. Uma maneira de se tornar um melhor ouvinte é tentar limitar as distrações durante suas conversas que dificultam a audição e a absorção do que os outros estão dizendo. Isso pode significar fechar seu cliente de e-mail, desligar seu campainha de telefone ou fechar a porta para seu escritório. Ao fazer essas pequenas coisas, você garante que a pessoa com quem você está falando tenha toda sua atenção.

Também é importante limitar as distrações internas, isto é, tudo em sua mente. Quando você tem vários tópicos a abordar durante uma reunião ou uma conversa apressando-se com eles para obter todas as suas idéias, pode ser tentador, mas isso causa confusão e pode fazer com que a outra pessoa sinta que sua contribuição não é importante.

Reduzir a velocidade e lembre-se de que a comunicação é uma rua de dois sentidos. Estabeleça um give-and-take que permita que ambas as partes tenham sua opinião.

2. Seja responsivo

Uma das piores coisas que você pode fazer quando surge um conflito ou alguém queixa sobre sua empresa, produtos, serviços, etc. é ignorá-la. Na maioria dos casos, algum tipo de resposta deve ser emitida imediatamente, mesmo que seja apenas uma breve declaração de que você examinará o problema.

Se você esperar até que você tenha todas as informações necessárias antes de chegar à festa infeliz, eles podem acabar não apenas infelizes, mas agora também com raiva. Mantenha as linhas de comunicação abertas em todas as situações, por ser tão receptiva quanto possível e certificando-se de que as pessoas que chegam a você sentem que seu problema é importante para você.

3. Pergunte as perguntas certas

Muitas comunicações dependem de obter as informações que você precisa, e muitas vezes isso significa que você precisa fazer os tipos corretos de perguntas. Há pistas sobre quais perguntas você deve estar perguntando em todas as partes da conversa que você está tendo. Você precisa poder ouvir e inserir nessas pistas para descobrir quais as questões que vão desvendar as informações que você precisa.

Considere o caso de um funcionário que não tenha cumprido os objetivos e, geralmente, é infeliz no trabalho. Se você não fizer as perguntas certas, talvez nunca chegue à raiz da questão, que pode ser qualquer coisa, desde questões pessoais até ser desafiada.

4. Faça o máximo de reuniões

As reuniões são notórias por serem desperdiçadores de tempo se não estiverem bem planejadas e completamente organizadas. Se você é o organizador, a primeira coisa que você deve fazer para respeitar o tempo de todos e tornar sua reunião tão eficiente quanto possível é agendá-lo com antecedência.

Em seguida, tome um tempo para preparar uma agenda que descreva os pontos de foco e estabeleça uma estrutura para a reunião.

Aqui estão algumas outras dicas de reuniões inteligentes que o ajudarão a garantir que suas reuniões sejam produtivas:

• Confirme os horários das reuniões nos horários horários apropriados, um a dois dias antes da reunião.
• Atribuir um moderador da reunião que gerencia a reunião e garante que os participantes aderem à agenda.
• Incentive a entrada e as perguntas de todos na reunião.
• Tome notas, ou atribua outra pessoa para tomar notas, para capturar os detalhes importantes da reunião.

5. Combinar Métodos de Comunicação

A comunicação cara-a-cara ou voz-a-voz é ótima para eliminar os desafios de tempo que freqüentemente vêm com e-mail. Mas também pode criar mais perguntas e confusão se todas as partes envolvidas não estiverem na mesma página.

Mesmo que a maior parte de sua comunicação ocorra por telefone ou em eventos de rede, você pode criar e-mails resumidos que descrevem o que foi discutido, quais são os próximos passos e quem é responsável por o que. Esta pode ser uma ótima maneira de combinar diferentes métodos de comunicação para uma comunicação direta e eficaz (e menos confusa).

6. Foco no atendimento ao cliente

O bom atendimento depende da comunicação bidirecional. Muitas vezes, quando os conflitos surgem com os clientes, a chave para a resolução está se comunicando para descobrir o problema e continuar a comunicar até que uma solução seja identificada.

Uma maneira de manter relacionamentos de longo prazo com seus clientes é mantendo linhas de comunicação abertas. Isso significa pedir entrada sobre como as coisas estão acontecendo e como elas se sentem sobre os produtos e serviços que você está fornecendo. Isso pode ser realizado no final de um projeto, durante as conversas do dia-a-dia, com um grupo de foco ou através de pesquisas formais.

7. Use o Feedback que você recebeu

Se você já se comunicando com seus clientes, provavelmente receberá comentários regularmente, mesmo que não o solicite através de métodos formais. Esta pode ser uma mina de ouro de informações úteis sobre como seus negócios, produtos e serviços são percebidos pelos clientes e clientes potenciais. Para ser eficaz, você deve usar esses dados para alterar e melhorar seus processos. Crie um processo para coletar os comentários que você recebe em um só lugar e, em seguida, reserve horários a cada mês ou a dois para analisar os dados e criar um plano para implementar e monitorar melhorias.

Em última análise, uma comunicação eficaz pode ser uma das habilidades mais importantes que você usa em sua empresa.Se as suas habilidades de comunicação podem usar algum ajuste fino, espere analisar a forma como você se comunica e os resultados da sua comunicação. Em seguida, concentre-se em maneiras de melhorá-lo ao longo do tempo. Você pode se surpreender com o quanto isso muda seus relacionamentos com funcionários, clientes e colegas para melhor.