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Os eventos de arrecadação de fundos são uma maneira fantástica de angariar fundos e conscientizar sua causa. Infelizmente, existem alguns eventos de angariação de fundos que perdem dinheiro ou apenas cobrem os custos.
No entanto, não se preocupe - reunimos os oito maiores erros que a maioria das organizações sem fins lucrativos criam, os tipos de erros que levam a perdas e não ganhos.
8 erros ao planejar eventos de arrecadação de fundos
Vamos cobrir esses oito erros e dar-lhe conselhos acionáveis sobre como combater cada erro.
- Esperando demais para começar a planejar o evento.
- Não escolhendo um tema para a Fundraiser.
- Produtos com marca anterior em seu evento.
- Fumbling With the Sponsorship Ask.
- Escolhendo não segmentar seu banco de dados.
- Fazendo participantes de eventos de arrecadação de fundos Aguarde.
- Falha em pedir uma doação de participantes.
- Esquecendo-se de agradecer aos seus doadores graciosos.
Agora, vamos começar a trabalhar e encontrar soluções para cada uma dessas falhas:
1. Esperando demais para começar a planejar o evento.
O primeiro erro é um passo falso novato. É fácil de fazer. E fácil de evitar. Sejamos honestos. Todos estávamos lá; todos nós superestimamos nossas habilidades e subestimamos as dificuldades de um evento e os desafios ocultos. Assim, esperamos até que seja apenas alguns meses antes que nós preferíssemos hospedar um evento para jogar algo juntos.
Esperar até o último minuto não beneficiar ninguém, menos de sua organização.
Como fazer você decide quando o momento adequado para começar a planejar um evento é?
Começa com a determinação de seus objetivos de angariação de fundos. Você deve primeiro se perguntar, "O que esperamos realizar com este evento? "
A resposta irá fornecer-lhe um espaço para o seu evento de angariação de fundos. Se você pretende aumentar milhares de dólares para um projeto específico, você sabe que você terá que colocar muitas horas em preparação para isso.
Se, no entanto, você não tem um objetivo concreto em mente, você pode querer determinar um antes de começar a planejar seu evento.
Em última análise, seu objetivo é o que irá ancorar o resto de suas decisões.
Depois de ter identificado um objetivo e determinado o escopo do seu evento, você pode começar a pesquisar a quantidade de tempo que cada tipo de evento pode levar (o planejamento de leilão silencioso, por exemplo, pode demorar mais de 9 a 12 meses!) .
Não há uma regra dura e rápida, infelizmente, quando se trata de escolher um momento para começar a planejar. No entanto, quanto mais tempo você se entregar, mais tempo você terá que respirar e corrigir qualquer buraco que você encontrar no caminho.
A solução simples: Dê-se pelo menos 6-12 meses para planejar qualquer evento de angariação de fundos.Em caso de dúvida, é melhor permitir mais tempo do que você pensa que você precisará.
2. Não escolhendo um tema para a Fundraiser.
No final, um tema é simplesmente uma idéia unificadora. É o que traz todos os seus esforços juntos sob o mesmo guarda-chuva. A maioria das pessoas considera um tema como algo ao longo das linhas de "Under the Sea" ou "Las Vegas Casino Night". "Na verdade, esses são ótimos temas. No entanto, não são as melhores ideias possíveis para o seu propósito.
Se você quer arrecadar dinheiro de doadores, seu tema deve vir de um lugar honesto. Tem que ter algum significado por trás disso.
Dito isto, um tema tradicional pode ser reformulado para atender a esses critérios. Digamos, por exemplo, que este ano é o ano em que você está planejando crescer significativamente. Você quer comunicar isso aos participantes do evento. Mas como? Com um tema divertido, é claro!
Imagine isso: um espaço para eventos de jantar de arrecadação de fundos que se sente como uma verdadeira selva, cheia de árvores e vida selvagem, e o melhor de tudo, as possibilidades. Você adivinhou! O tema é "Grow With Us". "
Os melhores temas são aqueles que se duplicam como excitantes e provocadores.
Lembre-se, o tema que você escolhe envia uma mensagem subconsciente aos seus participantes, então escolha com sabedoria!
A solução simples: Não importa o tipo de arrecadação de fundos que você está planejando, nunca dói apimentar isso com um tema divertido. Escolha um tema sedutor e significativo e corra com ele!
Há dezenas de idéias e temas de eventos a considerar.
3. Produtos de marca atuais em seu evento.
Pode ser fácil descartar produtos como parte de seu evento de angariação de fundos. Eles parecem um custo extra sem muito benefício adicional.
No entanto, a verdade é: o retorno sobre o investimento (ROI) em produtos de angariação de fundos é astronômico.
Se você pensa sobre isso, ter um produto de marca que seus participantes do evento podem usar ou tirar dos próximos anos é praticamente inestimável. É anunciado pelos seus doadores!
Além disso, os participantes do evento podem usar uma camisa ou beber de uma garrafa de água com o nome da sua organização exibida de forma proeminente (mais os nomes dos seus patrocinadores) nos próximos anos. Se eles usam esse produto por cinco anos, isso equivale a inúmeras oportunidades publicitárias.
Centenas de amigos, familiares e conhecidos podem ler a mensagem naquela camisa ou garrafa de água e perguntar: "Qual é a organização sobre isso? "Com alguma sorte, eles vão invadir seus interesses, e aqueles amigos e membros da família vão procurar se envolver com sua organização sem fins lucrativos.
A arrecadação de fundos de produtos é uma situação ganha-ganha.
Você pode estar pensando: "E quanto a overstock? O que fazemos sobre todos os extras que pedimos? "Afinal, uma t-shirt precisa ser encomendada em vários tamanhos.
No entanto, o crowdfunding dos seus produtos resolve o excesso de estoque (e problemas de dimensionamento). No caso de T-shirts, cada participante pode escolher seu tamanho, estilo e cor antes do tempo. Dessa forma, você nunca tem extras extras por aí e todos obtêm exatamente o que ele quer.
Através de uma plataforma crowdfunding, cada participante pode escolher o item promocional que eles gostariam, faça um pedido e esse produto será enviado diretamente para eles.
A solução simples: Se você ainda não o fez, certifique-se de incluir produtos de marca na sua estratégia de eventos. A fundraising de produtos é mais do que apenas grandes camisetas. Há dezenas de ideias de produtos para escolher.
4. Fumbling With the Sponsorship Ask.
Não é segredo: por trás dos eventos de angariação de fundos mais importantes, há pelo menos um grande patrocinador. O problema que muitas organizações sem fins lucrativos se deparam é configurar essa pergunta inicial. é estranho para pedir a uma empresa para patrocinar um evento, assim como é embaraçoso pedir a alguém dinheiro. Não vem naturalmente.
No entanto, você tem que pensar nisso dessa maneira: patrocínios não são dinheiro para nada; eles são um acordo de parceria. Você tem algo que todos os negócios conscientes do mercado querem. Você tem uma causa digna.
Pesquisas de mercado mostraram que mais de 70% das pessoas trocaram marcas para uma empresa que apoia uma boa causa. Além disso, uma maioria esmagadora de pessoas também recomendaria qualquer produto ou empresa que se associe a uma organização sem fins lucrativos respeitável.
Simples e simples, o marketing faz coisas incríveis para qualquer empresa.
Então, por que é tão difícil fazer a pergunta? Trata-se de falta de pesquisa. Para fazer o melhor pedido, você tem que saber o que você está falando, com quem está falando e o que exatamente você tem para oferecer.
O primeiro passo é ampliar todas as conexões que você possa ter no negócio. Ter alguém por dentro deve ajudar a esclarecer quais são os objetivos da empresa.
Se você ainda não possui conexões internas, não se preocupe. Você sempre pode contactar alguém e iniciar uma conversa informal. Uma entrevista informativa, se você quiser.
O próximo objetivo é descobrir quais são os objetivos de marketing de seus potenciais patrocinadores. O que eles querem de uma organização sem fins lucrativos como a sua? É a exposição ao seu público? Alternativamente, é mais sobre a afiliação com uma boa causa?
Uma vez que você sabe tudo isso, você pode determinar o que você tem para trocar por seu patrocínio.
Tendo toda essa informação na mão evita a tentativa de pedir.
Além disso, no final do dia, um patrocinador potencial pode beneficiar tanto da parceria como a sua organização.
A solução simples: Conduza uma ampla pesquisa antes do tempo para se certificar de que você sabe exatamente o que pedir dos seus potenciais patrocinadores - e o que oferecer em troca.
5. Escolhendo não segmentar seu banco de dados.
Como você está fazendo sua lista de convidados do participante do evento (e verificando duas vezes), você pode estar se perguntando: "Quem é mais provável que dê um presente significativo após esse evento? "É uma ótima pergunta!
No entanto, se você parar de ponderar, pode estar faltando algumas ótimas oportunidades para responder sua pergunta. O curso certo é aprender mais sobre seus apoiantes e depois segmentar seu banco de dados de acordo.
Você pode alcançar o primeiro passo através da realização de pesquisa prospectiva.
Existem várias abordagens que você pode tomar para rastrear e avaliar seus doadores. Você pode DIY e tentar recolher informações da internet.
Ou você pode contratar um pesquisador potencial ou um consultor. Você também pode enviar sua lista de doadores para uma empresa de pesquisa de pesquisa prospectiva.
Em qualquer caso, deixe as informações que você coletar de sua pesquisa informarem suas decisões de segmentação. Digamos, por exemplo, que você realiza algumas pesquisas prospectivas e descobre que você tem alguns doadores que seriam excelentes candidatos para grandes presentes.
Você deseja segmentar seu banco de dados para enfatizar que esses doadores podem ser contribuintes significativos para sua organização sem fins lucrativos.
Ter esse conhecimento também pode informar a forma como você organiza os gráficos de assentos do evento de angariação de fundos.
Além disso, poderia influenciar a maneira como você atende os participantes individuais. Alguns participantes podem acabar exigindo um toque mais pessoal (uma chamada telefônica em vez de um e-mail) para convidá-los para o seu evento.
Sem essa pesquisa e separando seus doadores em categorias significativas, você pode ter gastado muita energia em participantes que provavelmente não forneceriam. Pior ainda, você pode ter ignorado partidários cruciais! Felizmente, agora você sabe a importância de fazer um pouco de escavação antes do tempo.
A correção simples: Conduza pesquisas prospectivas sobre os participantes do seu evento e segmente seu banco de dados antes do evento, para que nunca perca a oportunidade de administrar um grande doador potencial.
6. Fazendo os participantes do evento de arrecadação de fundos, espere.
Este é mais um erro de novato que, infelizmente, muitas organizações sem fins lucrativos fazem quando estão configurando um evento de angariação de fundos.
Como dizem: "Você perde mil dólares cada minuto após as 9 horas da noite. "Ou seja, envie seus convidados para casa mais cedo e não mais tarde.
Os participantes do evento de arrecadação de fundos não querem ser prisioneiros para sempre. Eles têm vidas e filhos e empregos, e eles não querem passar seis horas em seu evento, por mais que seja maravilhoso.
Na verdade, seus apoiantes adoram sua organização. Eles não apareceriam em seu fundraiser ou encontrarão maneiras de doar para sua causa de outra forma.
No entanto, isso não significa que você possa manter sua atenção para sempre.
Certo, há muitas maneiras de apimentar o seu próximo evento de angariação de fundos, mas mesmo o mais importante "evento principal" não pode justificar uma arrecadação de fundos que dure várias horas mais do que o esperado.
Em caso de dúvida, nunca dói cortar um bom evento um pouco curto.
Você pode querer manter os bons momentos rodando, mas tirar uma página do playbook dos Beatles e sair enquanto estiver à frente.
A solução simples: Mantenha seus eventos de angariação de fundos curtos, doces e pontuais. Você sempre quer deixar seus convidados querendo mais!
7. Falha em pedir uma doação de participantes.
Isso pode ser um acéfalo, e você pode estar se perguntando por que é mesmo nesta lista. No entanto, para dizer a verdade, a maioria das organizações sem fins lucrativos nunca aparece e diz o que eles querem.Eles nunca realmente perguntam para doações, mesmo quando pensam que têm.
Muitas organizações sem fins lucrativos encolhem os ombros e dizem: "Pedi apoio! "Com toda a honestidade, isso não é suficiente. Se você nunca perguntar aos seus apoiantes por doações, se você nunca é específico sobre suas necessidades, como você pode esperar que eles venha por você?
A melhor maneira de remediar esta discrepância é aprofundar essas especificidades em seu evento de angariação de fundos.
Informe aos seus participantes sobre seus objetivos e aspirações elevados. Deixe-os no planejamento de suas próximas iniciativas.
Provavelmente são curiosos sobre os projetos que você pretende enfrentar. Além disso, eles querem saber como eles podem ajudar - como eles podem entrar no piso térreo do bom trabalho que você está buscando.
Então, pergunte-lhes!
Peça aos doadores por sua ajuda. Diga-lhes que suas doações são importantes e que cada dólar conta para alcançar os sonhos de sua organização sem fins lucrativos.
Pode parecer anormal em primeiro lugar pedir dinheiro diretamente, mas seus doadores preferem saber a verdade do que continuar, sem saber de que poderiam ser de verdade ajuda para a sua causa.
A correção simples: Faça perguntas diretas aos participantes do evento. Você pode se surpreender com a positividade de suas respostas.
8. Esquecendo-se de agradecer seus dons graciosos.
Um dos maiores erros que muitos fundraisers fazem é não agradecer aos participantes e doadores do evento. Ou se eles fizerem, eles podem não agradecer seus doadores do jeito certo.
Por exemplo, se um doador dá $ 10 após um evento de angariação de fundos, é perfeitamente aceitável enviar-lhes um e-mail de agradecimento.
No entanto, se um doador importante dá a sua organização sem fins lucrativos de US $ 5 000, você pode apostar que um e-mail não é suficiente. Uma carta de agradecimento bem pensada está em ordem. Além disso, uma chamada de telefone formal para reconhecer sua generosa contribuição pode estar em ordem.
O ponto é: Para fornecer a melhor experiência de administração possível, é importante considerar cada um de seus doadores como indivíduos. Também é importante reconhecer que reconhecer seus doadores é o que os mantém voltando para sua organização.
Uma boa administração é a chave para altas taxas de retenção de doadores.
Na verdade, os doadores geralmente citam uma falta de comunicação e / ou gratidão como motivo para deixar uma organização sem fins lucrativos. Não só o que você diz é importante, mas também importa quando você diz.
A melhor prática para agradecer aos participantes do evento é enviar seus agradecimentos nas primeiras 48 horas após o fundraiser. Praticamente falando, isso significa que você provavelmente deve enviar agradecimentos gerais por e-mail primeiro e, em seguida, passar para formas mais personalizadas, como chamadas telefônicas e cartas de agradecimento enviadas por correio.
A solução simples: Certifique-se de agradecer aos seus doadores cedo, muitas vezes, e de uma maneira que se adapte ao seu envolvimento com a sua organização.
Embora possa haver bastantes erros que uma organização sem fins lucrativos poderia facilmente fazer com um evento de angariação de fundos, também existem tantas soluções rápidas. Use essas soluções e você pode hospedar um evento de angariação de fundos com a confiança de que você aumentará mais do que gastou.
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