8 Etapas Antes de emitir cartões de crédito corporativos do empregado

Uma empresa deve fazer compras ou fazer manutenção. Com essas despesas em mente, muitas vezes é uma boa idéia considerar a emissão de cartões de crédito corporativos para funcionários selecionados.

A emissão desses cartões para os funcionários significa que eles podem fazer determinadas transações em nome da empresa e depois arquivar todos os recibos para o gerente financeiro em finais de cada mês. Como uma empresa, em vez de emitir adiantamentos em dinheiro para cada funcionário, os cartões de crédito corporativos se tornam a melhor opção, pois você não estará envolvido nos problemas de dar dinheiro.

No entanto, antes de emitir cartões corporativos, você precisa colocar medidas cautelares no lugar. Sem isso, existe a possibilidade de alguns funcionários usar mal os fundos comerciais. O risco de compras não autorizadas aumenta quando os cartões de crédito corporativos estão em suas mãos, e não há medidas de proteção no lugar. Para controlar esse risco, as seguintes políticas ajudarão:

No início, Defina Expectativas

Ao emitir os cartões, é aconselhável configurar e informar todos os funcionários sobre o que se espera deles quando se trata do uso do cartão. Você precisa estabelecer uma política que explique vívidamente a responsabilidade do titular do cartão, o tipo de despesas em que os cartões devem ser usados ​​e o tipo de documentos que um deve enviar para cada despesa.

Esta é uma das coisas-chave que cada empresa deve colocar no lugar de forma a conter como o titular do cartão usa o cartão. Sem fazer isso, sua empresa terá despesas extras que nunca foram orçadas, o que a longo prazo aumenta o custo de administrar o negócio.

Certifique-se de que as regras do cartão sejam devidamente compreendidas

Como sabemos, a maioria dos funcionários não possui a cultura de leitura. Isso significa que, se você apenas tirar os cartões corporativos do empregado com uma cópia legal legal das regras sem levá-las a como ou o que é esperado no que diz respeito ao uso do cartão, não ajudará, pois muitos deles podem usar o cartão sem ler o documento. regras.

Para evitar o cenário acima, é bom organizar uma reunião com os funcionários e levá-los através da política. Depois disso, será bom para eles reconhecer a compreensão da política por escrito. Isto significa que, no caso de um empregado ir contra o que a política afirma, devem ser tomadas as medidas adequadas.

Seja interessado em gastar

Às vezes, a maioria dos funcionários tende a ir contra as regras e acaba gastando mais do que o descrito na política. Com isso em sua mente, é bom manter uma estreita guia no uso dos cartões de crédito da empresa. O diretor financeiro deve informar os supervisores em cada departamento que eles terão a responsabilidade de supervisionar os funcionários com cartões nesse departamento.

Isso, de certa forma, minimizará o uso indevido de cartões por parte dos funcionários. Quando um funcionário sabe que há algum gasto de cartão de monitoramento, eles temerão se envolver em compras não permitidas que não estão indicadas na política.

Ter medidas de proteção no lugar

O dinheiro é um recurso econômico e, portanto, é muito escasso. Isso significa que, quando um empregado abusa dos privilégios de uso de seus cartões, o fardo é imediatamente transferido para eles para a empresa. Com isso em mente, está certo para você colocar limites de gastos em cada cartão.

Aqueles em posições gerenciais poderiam receber limites mais altos em comparação com aqueles nas fileiras inferiores. Esta medida destina-se a reduzir o risco de fazer transações não autorizadas. O limite de gastos definido nunca deve ser superado e deve ser indicado na política. Se algum empregado ultrapassar o limite, o montante extra deve ser deduzido na folha de pagamento mais uma penalidade.

Realize sempre uma revisão anual

O programa de cartão de crédito da empresa deve ser revisado ano após ano. Isso ocorre porque certos funcionários podem ter se mudado de um departamento para outro e, como cada departamento possui um limite de gastos específico, é necessário fazer uma revisão anual do programa.

Fazer isso também permite que os chefes de departamentos emitam novos limites de gastos de acordo com as responsabilidades de cada funcionário. Se um funcionário trabalha em um departamento que não precisa mais de um cartão de crédito corporativo, ele / ela pode ser removido do programa.

Aumentar a eficiência ao fazer Follow Ups

É bom para você ter alguém que não faz parte de sua empresa ou nem um titular de cartão para fazer resumos de transações em nome da empresa e enviá-las para você no final de todos os meses. O objetivo principal desta pessoa designada será listar os nomes dos funcionários que não entregaram explicações e declarações oportunas sobre o uso do cartão.

Esta é uma maneira fácil para você monitorar quais funcionários estão aderindo às políticas do cartão e quais não são. Depois de um certo período de tempo, você pode optar por quebrar um chicote naqueles detentores de cartões perpétuos que sempre vão contra as políticas, tirando os cartões de forma temporária ou mesmo permanentemente.

Avalie os outliers

Lembre-se, um cartão corporativo emitido pelo empregado deve ser usado somente em determinados itens úteis para a empresa e nunca deve ser usado na compra de itens pessoais, a menos que seja uma emergência. Assim, há uma necessidade de monitorar todas as despesas que cada funcionário usa no cartão no final de cada mês.

Se um ou mais funcionários usam o cartão em itens pessoais, uma avaliação completa deve ser feita para determinar se foi devido a uma emergência ou não. Se não fosse um caso de emergência, então as medidas disciplinares devem ser tomadas contra o titular do cartão. Por outro lado, se fosse devido a uma emergência, as despesas incorridas terão de ser deduzidas do salário do titular do cartão sem qualquer ação disciplinar tomada contra eles.

Divida o risco

Sua política de cartão corporativo deve garantir que o usuário do empregado seja pessoalmente responsável por todos os saldos do cartão de crédito por sua conta e risco.Com tal política em vigor, a empresa só precisa reembolsar fundos para os titulares de cartão individuais de acordo com o valor das despesas aprovadas. É o que chamamos de compartilhamento de risco entre a empresa e os funcionários. Esta é uma boa maneira de lidar com funcionários que tendem a comprar suas coisas pessoais usando o cartão, uma vez que só receberão um montante que coincide apenas com as despesas aprovadas.