Como planejar um evento bem-sucedido de caminhada de arrecadação

Os planejadores de eventos especiais - especialmente aqueles no mundo sem fins lucrativos - sabem que a organização de um evento de angariação de fundos ao ar livre é uma ótima idéia. Esses tipos de eventos, como outras idéias de angariação de fundos da comunidade, exigem que o planejamento para o evento do próximo ano comece imediatamente após o evento de angariação de fundos deste ano concluir. É importante debater o evento e discutir o que deu certo e o que poderia ser melhorado, enquanto o evento ainda está fresco nas mentes da equipe.

Discutir os êxitos e as melhorias garantem que esses recursos possam ser incluídos ou aprimorados para o evento do próximo ano. Esse planejamento proativo também agrega valor para os patrocinadores. E, inevitavelmente, todas as caminhadas bem sucedidas da comunidade esperam crescer e expandir de ano para ano.

Mas é importante manter o foco no objetivo primário de realizar tais eventos: captação de recursos. Então, para aqueles planejadores de eventos que anteriormente realizaram uma caminhada na comunidade, uma das vezes mais importantes para o planejamento realmente acontece depois que a caminhada termina. Para aprender sobre os muitos aspectos do planejamento e a execução de uma caminhada de arrecadação de fundos na comunidade, vamos ter um olhar nos bastidores do Evento do Dia das Mães hospedado pela Organização Y-ME do Câncer de Peito de Chicago.

A Caminhada de Fundraiser do Câncer de Peito do Dia das Mães Y-ME

Y-ME foi fundada por dois sobreviventes de câncer de mama em 1979. O sem fins lucrativos era mais conhecido por seu câncer de mama nacional multilingue Programa de linha direta para pacientes com câncer de mama.

O programa ganhou fama como a única linha direta de 24 horas gratuita do país, composta exclusivamente por sobreviventes de câncer de mama que são conselheiros de pares treinados. Mas a organização também organizou uma caminhada anual de arrecadação de fundos no Dia das Mães, que apoiou seus programas e serviços. Voltar Em 2007, a Y-ME arrecadou mais de US $ 7 milhões com quase 43 mil caminhantes de 12 cidades.

Em 2008, participaram 15 cidades. Infelizmente, a Y-ME fechou suas portas em 2012, mas o legado de sua arrecadação de fundos anual continua sendo um ótimo estudo de caso para planejadores de eventos sem fins lucrativos.

Grande parte do sucesso de arrecadação de fundos da Y-ME pode ser atribuída a uma abordagem organizada para planejar e manter os objetivos mais importantes primeiro. Liz Klug, ex-diretor de eventos especiais da organização, disse isso depois do ano recorde de 2007: "Temos um plano para diversos pontos no processo de planejamento. Então, tomaremos medidas para promover os momentos mais críticos no tempo para garantir que possamos ser bem-sucedidos. Por exemplo, em uma cidade onde possamos hospedar um evento pela primeira vez, devemos nos concentrar em garantir que possamos um excelente local e local onde as pessoas vão querer voltar. No final da estrada, podemos focar em quais cafés vamos retirar folhetos."Vamos dar uma olhada em como o Klug e o time de planejamento de eventos Y-ME organizaram um evento tão bem-sucedido.

Planejamento Etapa 1: Analisando os números

Hospedar uma caminhada na comunidade ou evento similar requer reunir vários objetivos constituintes diferentes, mas, em última análise, a associação ou a instituição de caridade que hospeda o evento está fazendo isso para arrecadar dinheiro por sua causa.

Portanto, o primeiro passo no planejamento do próximo evento acontece quando o evento atual termina e a maioria desse trabalho envolve os "números".

"Observamos atentamente os números após o evento concluir", explica Liz Klug , "Comparamos a forma como fizemos este ano em relação ao ano anterior [ano]. Examinamos a experiência dos participantes. Nós avaliamos nossas categorias de patrocínio. Respondemos a quaisquer e-mails imediatos sobre os eventos. "Os planejadores de eventos também tomarão medidas imediatas para garantir que todos os envolvidos no evento deste ano continuem no próximo ano.

Klug também escavou os detalhes. Em suas avaliações, ela olhou para tudo, do número de voluntários que participaram do volume de t-shirts distribuídas. Ela perguntaria se precisaria de mais ou menos para o próximo ano.

Cronograma de planejamento

Para aqueles que organizam uma caminhada de angariação de fundos da comunidade, é importante saber quais etapas devem ser tratadas em várias ocasiões.

A maioria das organizações sem fins lucrativos não tem o luxo de um grande número de funcionários e membros do comitê voluntário para impulsionar o sucesso do evento. Mas os planejadores reconhecem que eles devem se certificar de que eles trabalhem em estreita colaboração com o prefeito de uma cidade e com o departamento de obras públicas para obter o evento no calendário público.

Klug sugere que o primeiro passo depois de analisar os números do ano passado seja o foco no recrutamento corporativo. Se o evento não é um novo programa, é importante ganhar o suporte corporativo para o evento do próximo ano imediatamente após o encerramento do evento deste ano. "Nós nos concentramos em renovar patrocínios quando entregamos o relatório de encerramento do evento", diz Klug. Ela também oferece os seguintes destaques para os planejadores interessados ​​em organizar uma caminhada na comunidade como evento de angariação de fundos:

• Identificar patrocinadores corporativos
• Desenvolver programas de equipe ambulante
• Determinar atividades de eventos
• Começar a caminhar recrutamento
• Finalizar logística de eventos
• Reteve o evento
• Mantenha um evento "obrigado"
• Avalie e comece o evento subseqüente

O Y-ME também contrataria uma empresa de logística externa para lidar com muitos dos seus requisitos logísticos. Mas um dos mais úteis foi implementar um sistema de registro on-line.

Sucesso do sistema de registro on-line

O Y-ME aprendeu rapidamente sobre a importância de usar a web para o registro on-line e desde então defendeu fortemente o uso da tecnologia para registro e captação de recursos em linha.

Eles investiram em um sistema de gerenciamento de relacionamento constituinte on-line para servir como seu site de corrida de 2003. Este tipo de sistema serve como um site pessoal para voluntários para fazer apelos personalizados para doações e outros envolvimentos. Ele captura informações em um único banco de dados e serve como uma ferramenta para caminhar capitães de equipe para encorajar seus membros.Os resultados foram excelentes.

Os participantes on-line aumentaram de 4 000 para 11, 594. As doações on-line aumentaram de 5 000 para 19,6 mil. A equipe Y-ME acreditou que contribuiu para atingir US $ 2. Objetivo de 35 milhões e, como um bônus, a tecnologia reduziu os custos administrativos em cerca de US $ 20. 000.

Esse sistema também pode servir como uma importante ferramenta de comunicação que permite que uma organização acompanhe e continue envolvendo componentes além do próprio dia da corrida.

Cronograma do dia da corrida

As caminhadas da comunidade são mais freqüentemente agendadas pela manhã. Dependendo da complexidade da sinalização e da localização, a configuração para o evento geralmente pode começar tão cedo quanto uma semana antes do evento, com a maior parte da atividade acontecendo alguns dias antes da caminhada.

Quando Y-ME planejaria seu evento anual de angariação de fundos, a equipe normalmente tentaria limitar a área onde eles realizavam a caminhada para que não exigisse uma quantidade significativa de tempo de recursos para executar certas operações, como fechar descendo as ruas. Sua caminhada geralmente não era competitiva, por isso também ajuda a não ter que considerar os requisitos necessários para um ambiente de corrida mais competitivo.

O horário para o dia da corrida geralmente correu da seguinte forma:

• Equipe de Planejamento de Eventos Chega (2. 5 horas antes da caminhada)
• Check-in do voluntário (2 horas antes da caminhada)
• In e Setup (2 horas antes da caminhada)
• O registro começa (1. 5 horas antes da caminhada)
• Configuração da linha de partida (30 minutos antes da caminhada)
• Cerimônias de abertura (10 minutos antes da caminhada) < Corrida começa
• Entretenimento do palco principal Começa (1 hora após o início da caminhada)
• Fase principal oficial Observações (após a caminhada concluir, em 1. 5 horas)
• Programa oficialmente finais (3 horas após a caminhada)
• Event Breakdown Começa (após o evento terminar oficialmente)
• Dicas para planejar uma caminhada ou executar a comunidade

Para as organizações interessadas em realizar uma caminhada na comunidade ou executadas pela primeira vez, Klug oferece várias sugestões que ajudarão a garantir um evento bem sucedido.

Comece com leads quentes, incluindo voluntários bem conectados, patrocinadores ou grande equipe. Definir resultados mensuráveis.

• Avalie os eventos concorrentes em sua cidade / local para identificar suas melhores práticas e áreas de melhoria.
• Trabalhe com o prefeito da cidade e os distritos do parque para discutir as licenças necessárias e a logística do seu evento: tempo, localização, número de participantes. Certifique-se de estar preparado para essas reuniões.
• Compreenda o seu orçamento e certifique-se de manter suas despesas operacionais em 25-30% para um novo evento. Algumas instituições de caridade vão lidar com 15-20% das despesas totais.
• patrocinadores seguros para absorver 100% das despesas operacionais do seu evento.