Balanceando uma caixa eletrônica - Como, por que e quando

Mesmo com os modernos sistemas POS de hoje, você ainda precisa de um procedimento para contabilizar o dinheiro da loja. Esses controles internos são necessários para evitar o mau funcionamento da moeda e para proteger os ativos contra a perda. Não só controles internos fortes promovem a eficiência operacional, mas também garantem registros contábeis confiáveis. Uma das causas mais comuns de encolhimento ou perda na sua loja é através da manipulação incorreta do dinheiro.

E quando investigado, a causa mais comum do roubo é a falta de um procedimento ou controles adequados.

O processo de contar o dinheiro, reconciliando os recibos e equilibrando a gaveta de caixa cria uma responsabilidade das transações do dia. Este sistema de gerenciamento de caixa pode ser criado ao mesmo tempo que as políticas de loja são estabelecidas. Muitos dos sistemas POS (ponto de venda) de hoje têm instruções passo a passo para fechar (também conhecido como balanceamento) a gaveta de dinheiro para orientar o empregado.

Por que equilíbrio?

Gerenciamento de loja ou caixas podem fazer um relatório de vendas a qualquer momento durante uma mudança. Ao adicionar o dinheiro de início na gaveta para o valor de vendas diárias, um varejista saberá exatamente quanto dinheiro deve estar na caixa registradora ou no sistema POS em um determinado momento. Isso é extremamente útil:

• Para evitar o excesso de dinheiro no chão de vendas.
• Se a loja for roubada.
• Quando um cliente se queixa de mudanças muito pequenas.

• Para descobrir excessos freqüentes / escassez para caixas particulares.
• Para remover a tentação de tomar dinheiro sem documentação da gaveta de dinheiro.

Como equilibrar uma caixa de dinheiro

O equilíbrio de uma caixa registradora geralmente ocorre no final do dia ou no final da mudança de caixa. A gaveta de dinheiro e seu conteúdo devem ser levados para um escritório ou outra área isolada para preparar o relatório.

Se equilibrar a gaveta após o fechamento, verifique se as luzes do piso de vendas estão desligadas e a porta está bloqueada. Para muitos vendedores, eles estão com pressa e tendem a começar a fechar antes que a loja esteja realmente fechada. Esta não é uma prática segura. No entanto, se você tem vários funcionários na loja, é possível fechar um dos registros durante as horas abertas.

Qualquer excesso e / ou escassez devem ser investigados. A natureza humana deve ser levada em consideração para erros menores e pequenas quantidades. Por isso, queremos dizer que pequenas transações de mudanças são comuns ao processar uma transação. No entanto, discrepâncias frequentes podem ser sinais de roubo de funcionários ou podem indicar que um treinamento adicional é necessário para um caixa específico. Como regra geral, você quer ter certeza de que não há mais de US $ 2 na noite. Embora isso dependa da quantidade de transações nesse dia (em outras palavras, quanto mais as transações forem maiores, a regra $ 2 é útil).

O dinheiro de partida em dinheiro é colocado de volta na gaveta de dinheiro e armazenado para a noite, enquanto o depósito é preparado para o banco. Todos os boletos de cartão de crédito, relatórios de terminal e outros recibos de registro podem ser grampeados para o Daily Cash Drawer Report e arquivados por data.

Separação de deveres

Para mais responsabilidade, considere usar duas pessoas para equilibrar a caixa registradora. Uma pessoa contará a gaveta e criará o relatório diário de caixa, enquanto a outra pessoa prepara um depósito bancário. Ambos os membros da equipe devem assinar o relatório indicando que eles são responsáveis ​​pelas figuras mostradas. Embora nenhum sistema possa prevenir a fraude, esta trilha de auditoria ajudará a desencorajar a colusão entre os funcionários.

No início da próxima turnê, cada caixa deve receber sua própria gaveta de dinheiro. Peça ao caixa que recorde o dinheiro na gaveta para verificar o saldo inicial. Se você é uma pequena loja com apenas um registro, o dinheiro provavelmente permanecerá na gaveta durante a noite. Se esta é sua situação, o procedimento é o mesmo.

Uma última nota, uma vez que o erro humano é parte do jogo, certifique-se de incluir discrepâncias no seu dinheiro como parte do seu P & L.

Adicione uma linha ao seu P & L que orçamentos e mostra a perda de erros de contagem. Esta é outra maneira de você poder auditar e gerenciar a perda.