Antes de comprar uma copiadora para o seu escritório pequeno ou doméstico

Embora a noção de um escritório sem papel pareça excelente em princípio, a realidade é que muitas empresas pequenas ou de escritório em casa (SOHO) ainda precisam copiar documentos impressos regularmente.

As máquinas de cópia de escritório independentes de estilo antigo quase desapareceram na era digital, substituídas por impressoras multifuncionais que combinam as funções de impressão, cópia, digitalização e, opcionalmente, faxes em um único dispositivo.

Tecnicamente, uma "copiadora" nos termos de hoje é normalmente uma impressora que possui um dispositivo de digitalização embutido para que um documento a ser copiado possa ser digitalizado e reproduzido pela impressora.

Tal como acontece com a maioria dos dispositivos de copiadora / impressora eletrônica, continuam a declinar no preço, ainda vêm com mais recursos do que nunca, e a conveniência de copiar em casa ao invés de dirigir para uma loja de impressão / cópia não pode ser espancada.

Aqui estão os principais fatores de compra para ajudá-lo a escolher uma impressora / copiadora para o seu SOHO.

Inkjet vs Laser / LED

Para cópias em alta velocidade de documentos de texto As impressoras a laser / LED são geralmente a melhor escolha. Os inkjets são capazes de imprimir em resoluções muito mais altas e, portanto, são mais adequados para gráficos e especialmente para fotografias.

Custo

Ao analisar o custo de uma impressora / copiadora, é importante levar em consideração o custo contínuo dos consumíveis se você planeja fazer mais do que impressão / cópia ocasional. Os fabricantes mudaram a túnica nos últimos anos e, ao invés de ganhar lucros na venda de impressoras / copiadoras, agora as vendem no custo (ou mesmo com perda) e, em vez disso, fazem grandes margens de lucro na venda de tinta e toner.

Muitas unidades agora vêm com cartuchos de tinta / toner que possuem microchips embutidos que impedem a utilização de cartuchos "não oficiais" ou possuem cartuchos de toner "iniciantes" com metade da capacidade normal. Esse negócio de jato de tinta ou laser não parece tão barato quando chegar a hora de substituir os caros cartuchos de tinta ou toner.

Impressoras / copiadoras a cores são particularmente caras para serem executadas, pois requerem 4 cartuchos (preto e branco, ciano, magenta e amarelo). É típico que o custo de reposição dos cartuchos de jato de tinta / toner exceda o preço de compra de uma unidade inteira, tornando as impressoras um residente comum de depósitos de reciclagem de eletrônicos e aterros sanitários.

Felizmente, a maioria dos jatos de tinta e alguns cartuchos de toner laser podem ser recarregados a um custo muito menor - empresas como a Costco oferecem recargas de jato de tinta de uma hora, por exemplo. Os kits de reabastecimento também estão disponíveis para os tipos de bricolage, mas recarregar cartuchos de jato de tinta ou toner é desordenado e não para os desafiados mecanicamente. E você pode fazer cartuchos de tinta para impressora durar mais tempo com pouco esforço.

Antes de comprar uma impressora / copiadora, certifique-se de verificar o custo publicado por página do fabricante.

Volume

A maioria das impressoras / copiadoras orientadas para pequenas empresas não foram projetadas para volume pesado, portanto, verifique o uso recomendado da unidade (páginas por mês). O rendimento ISO para os cartuchos de tinta / toner lhe dará uma idéia aproximada da frequência com que os cartuchos precisarão ser substituídos.

Observe que, mesmo que você tenha uma impressora / copiadora interna, ainda pode fazer sentido usar serviços de cópia / impressão locais ou on-line (como Staples ou UPS) para trabalhos de impressão / cópia maiores ou impressões especiais, como folhetos.

Com o preço dos consumíveis (como descrito acima), simplesmente não é rentável fazer impressão / cópia de grande volume em impressoras / copiadoras menos dispendiosas, particularmente com documentos a cores ou fotografias. Comprar uma impressora / copiadora de baixo custo para necessidades básicas e terceirização de trabalhos de impressão / cópia maiores é um compromisso ideal para a maioria das pequenas empresas - executar 500 cópias de uma brochura de negócios de cores é um trabalho para uma oficina de impressão profissional.

Duplexing

O duplex é a capacidade de imprimir / copiar em ambos os lados da página e é uma característica altamente desejável. Além de salvar papel, é imprescindível fazer cópias profissionais de material impresso em frente e verso.

Conectividade

Para usar a máquina como uma impressora, mais opções para se conectar ao dispositivo são melhores. Além da conectividade USB direta para um PC, a maioria das impressoras / copiadoras vêm com conectividade de rede - com fio, wi-fi ou ambos.

Se você precisa de impressão a partir da nuvem ou de dispositivos móveis, certifique-se de que sua impressora suporte tecnologias como o Google Cloud Print ou a Apple AirPrint.

Preto e branco ou cor?

A cópia a cores é mais lenta e mais cara, mas pode ser uma característica que você deseja que sua impressora / copiadora tenha se você pretende produzir materiais promocionais para sua pequena empresa, como folhetos ou cópias de fotos em cores.

Versatilidade de mídia

Como a principal razão para comprar uma copiadora para o seu escritório pequeno ou doméstico é conveniência, você quererá ter certeza de escolher uma copiadora capaz de lidar com uma variedade de tamanhos de papel e pesos e outras mídias , como transparências e cartões de índice. Procure por copiadoras que oferecem cópias planas se você estiver preocupado em copiar de livros ou copiar outros objetos que não se encaixam em um alimentador de folhas.

Manipulação de papel

Como pessoa de pequena empresa, você tem coisas melhores a fazer do que recarregar bandejas de papel ou alimentar folhas soltas através de uma impressora / copiadora. Se você imprimir / copiar regularmente procure um modelo com uma capacidade de papel de pelo menos 250 folhas - ou mais. Você definitivamente quer um alimentador automático de documentos que contenha pelo menos 30 folhas.

Tempo de resposta

Impressora / copiadoras que não têm tempo de aquecimento são ideais para escritórios pequenos e domésticos, onde a máquina pode estar parada por horas ou dias. As altas velocidades de impressão / cópia são ótimas, mas não o salvará a qualquer momento se você precisar aguardar minutos para que a unidade aquece sempre que sair do modo de suspensão. Algumas impressoras / copiadoras agora oferecem um primeiro tempo de cópia de menos de 10 segundos.