Princípios de gerenciamento de orçamento para novos gerentes

Publicado em 8/1/2015

As possibilidades são, quando alguém é promovido a sua primeira função de gerenciamento, será a primeira vez que gerenciarão um orçamento de departamento.

A maioria dos novos gerentes recebe pouco ou nenhum treinamento formal sobre como desenvolver uma previsão do orçamento, rastrear suas despesas ou como fazer ajustes no meio do ano. Muitas vezes, são entregues uma planilha ou relatório de seu gerente, ou o departamento de finanças, e espera saber como fazê-lo, ou aprender por tentativa e erro.

Enquanto "julgamento e erro" pode ser uma maneira eficaz de aprender uma nova habilidade, seria melhor se um novo gerente não precisasse fazer muitos erros dolorosos.

Aqui estão algumas lições aprendidas com o meu próprio aprendizado de teste e erro, dos quais eu acredito que a maioria dos novos gerentes poderiam se beneficiar:

Invista a hora de aprender logo do começo

Não há melhor momento para perguntar perguntas "estúpidas" do que quando você é novo para algo e nunca o fez. É melhor perguntar e passar o tempo de aprendizagem inicial, em vez de esperar até que alguém precise apontar seus erros. Solicite tempo do seu gerente (ou antecessor, se você puder) para rever a filosofia subjacente, os objetivos gerais, o formato e cada item de linha. Se a sua organização tem uma pessoa financeira, peça a essa pessoa que passe tempo com você também. A maioria ficará lisonjeada e disposta a compartilhar seus conhecimentos. Afinal, se eles podem treiná-lo como fazer as coisas de acordo com suas especificações antecipadamente, você terá menos dor de cabeça para elas mais tarde.

Faça um curso de "Finanças e Orçamentação para Administradores Não Financeiros"

Verifique com as escolas de negócios universitárias locais, em "Educação Executiva". "A maioria das escolas de negócios oferece cursos de um a três dias, sem crédito. Durante ou após o curso, aproveite o tempo para rever o relatório anual da sua empresa e compreender os vários índices e relatórios financeiros.

Gerencie seu departamento Orçamento, como é seu próprio negócio

Quando trabalhamos para grandes organizações, acabamos por tratar o dinheiro da empresa como ele cresce nas árvores. Não é, e agora é seu trabalho como gerente para assumir a propriedade pessoal dos recursos do seu departamento.

Seja um jogador de equipe

Se possível, reveja o orçamento do seu gerente. Embora seja importante se apropriar do seu orçamento, sua unidade faz parte de uma entidade maior. Peça ao seu gerente que mostre onde o seu orçamento se encaixa e ofereça suporte a grande imagem, bem como as interdependências com seus pares. Pode haver momentos em que outro departamento precisa de dinheiro para metas que são uma prioridade maior do que a sua. Não aguarde ser solicitado ou tirá-lo - seja proativo e ofereça para ajudar o seu gerente de pares. Você será visto como estratégico e colaborativo.

Não jogue jogos estúpidos

Apenas porque "todo mundo faz isso", não significa que não é estúpido e ruim para a empresa. Um exemplo de um típico jogo de orçamento estúpido que os gerentes desempenham é "usá-lo ou perder os gastos. "É quando você está chegando perto do final do ano e seu orçamento está sendo executado em sua previsão. Nos anos anteriores, quando você percebeu, o orçamento do seu próximo ano foi estabelecido com base no valor real desse ano.

Então, para não reduzir o seu orçamento, você vai fazer compras - comprando coisas que você não precisa nem abastece apenas no caso de você precisar dela.

Acompanhe suas despesas mensalmente e faça correções pró-ativas

Não assuma que "alguém" irá dizer quando você estiver com um orçamento excessivo. Na verdade, você pode até ter que pedir relatórios mensais ou acompanhar-se. Não espere até o final do ano, quando é uma surpresa (para você e seu chefe). Até então, é muito tarde para investigar e fazer correções. Seja responsável, mida-se e informe proativamente seu gerente.

Seja transparente e envolva sua equipe

Compartilhe seu orçamento com sua equipe, talvez até os implique na configuração da previsão. Envolver sua equipe e ajudá-los a entender o processo de orçamentação cria um senso de propriedade compartilhada e incentiva seus funcionários a encontrar maneiras criativas de gerenciar despesas.

Seja Estratégico

Não tome apenas os atuais do ano passado e adicione dez por cento à previsão do próximo ano. Comece com o desenvolvimento de uma estratégia e objetivos e, em seguida, determine os recursos necessários para alcançar esses objetivos. Se você precisar de mais do que no ano passado, prepare um business case para justificar seu pedido de financiamento adicional.

Não exagere

Enquanto gerenciar o orçamento é um papel importante para um gerente, nunca perca de vista os ativos mais importantes: o seu povo! Certifique-se de que está gastando pelo menos cinco vezes a quantidade de tempo que está desenvolvendo sua equipe que você está triturando números.