Passo a passo Guia de Planejamento de Conferências

Organizar uma conferência desde o início exige uma enorme quantidade de previsão e coleta de dados. Todo o processo pode demorar alguns anos, dependendo do tamanho do grupo, mas é concebível iniciar uma conferência de sucesso em um único ano, se você puder tomar decisões rápidas.

A realidade de planejar uma conferência é que, sem qualquer experiência, você pode perder muito tempo superando cada pequeno detalhe enquanto negligencia questões mais importantes.

Para tornar o processo mais simples para os primeiros temporizadores, esboçamos os passos mais importantes enquanto lhe fornecemos links para nossas orientações mais detalhadas sobre cada assunto específico. O resultado aqui é um guia de planejamento de conferência que o ajudará a começar com um modelo sólido no lugar.

Passo 1: Faça uma visão de sua conferência

Todo evento começa com uma visão, mas você precisará transformar sua visão em palavras e números para medir custos e tomar decisões de planejamento informado. Primeiro, você precisa começar com os conceitos básicos como quem, o que, quando, onde e por quê.

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Etapa 2: Criando um plano de negócios

A menos que sua conferência esteja sendo financiada por uma concessão ou organização, você precisará mapear onde seu dinheiro é vindo e para o que está sendo usado. A primeira parte dessa equação, a receita, deve ser calculada no início do processo de planejamento.

Agora, para colocar um preço em uma conferência, você precisa ter uma idéia do que você planeja oferecer aos participantes. Seu itinerário e programação de falantes serão o fator de venda para potenciais registrantes.

Etapa 3: Comparando locais e serviços

Depois de ter uma idéia mais específica sobre quando sua conferência ocorrerá e quantas pessoas você deseja participar, você pode começar a comprar um local apropriado.

Tenha em mente que a seleção do seu local também determinará seus custos de restauração e áudio / visual. Isso ocorre porque a maioria dos centros de conferências e hotéis de eventos exigem que você use seus serviços internos para qualquer evento no local.

A maioria das conferências precisará fornecer algum tipo de acomodações durante a noite para hóspedes que viajem de fora da região. Esta necessidade cria outro conjunto de considerações para influenciar a decisão do seu local.

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Etapa 4: Recrutamento e gerenciamento de inscritos

Mesmo as conferências mais populares devem efetivamente comercializar seu evento para preencher todos os lugares na casa. A participação é o fator mais importante para o sucesso do seu evento. Os bons números de atendimento trazem oportunidades de receita e patrocínio. E quanto mais pessoas você registrou, criará mais demanda por propaganda e aberturas de participação.Longa história curta, se você pode atrair uma multidão, então tudo o resto ficará em lugar muito mais fácil.

Gerenciando registro torna-se mais difícil à medida que seu evento cresce em tamanho. Este é o lugar onde um sistema de registro on-line pode ajudá-lo a rastrear números, processar pagamentos e organizar dados.

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Etapa 5: planejamento em detalhes do site

Finalmente, após organizar e implementar os elementos do negócio da conferência, você pode começar a pensar nos detalhes no local. Isso inclui como os participantes irão navegar na conferência, o layout geral de cada sala e a distribuição de alimentos e bebidas. Esta é a parte do planejamento de uma conferência que a maioria das pessoas associam ao planejamento de eventos. A melhor maneira de coordenar todos os detalhes é percorrer seu itinerário conforme seus convidados. Imagine como eles vão pensar e agir em cada ponto do dia para resolver problemas antes que eles surjam.

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Etapa 6: Dicas de gerenciamento de exibição

As conferências normalmente apresentam uma área de exibição ou o piso da convenção onde patrocinadores e vendedores alugam espaço para promover seus produtos.

Esta pode ser uma oportunidade muito lucrativa para a sua conferência, se você organizar tudo bem. Tenha em mente que uma área de exibição exigirá um compromisso significativo de tempo e recursos, então tenha certeza de que está preparado para gerenciar as necessidades de vários fornecedores antes de se comprometer com este formato.

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