Criar um plano diário para trabalhar de forma mais eficiente

O primeiro e o mais importante passo para o trabalho de forma mais eficiente é ter um plano diário no lugar. É importante que seu plano seja gravado em algum lugar - em um calendário, bloco de notas ou armazenado em seu computador. Não passe simplesmente por uma lista de verificação mental a cada dia.

Ter um plano escrito é uma obrigação para manter pensamentos irritantes na parte de trás da sua cabeça e para ajudar a prevenir desastres porque você esquece algo importante.

A maioria das mulheres vai achar que eles precisam virar de um plano diário de vez em quando, mas ter um irá ajudá-lo a organizar seu tempo melhor, se preparar para projetos específicos com antecedência, e um plano dará você tem uma imagem mental mais clara sobre todas as coisas que você tem que fazer.

Livrar-se das distrações diárias com um plano

Se você chegar ao trabalho todos os dias e imediatamente se sobrecarregado com a sua longa lista de "fazer" e a confusão da mesa, na melhor das hipóteses, você vai se arrasar no seu dia como um cavalo de corrida (e rapidamente sprint, assim como um cavalo de corrida) com foco em tudo o que parece mais urgente em qualquer momento. O pior caso é que você vai se sentar em um funk sem saber por onde começar. De qualquer forma, simplesmente "apagar os incêndios" todos os dias é a maneira mais eficiente de atacar sua carga de trabalho e a melhor maneira de se esgotar, enquanto está ficando mais atrasado.

Sem um plano, as distrações dos dias assumirão rapidamente: o telefone toca, você começa a responder e-mails, os colegas de trabalho começam a conversar e antes de saber que chegou a hora do almoço e você tem pouco realizado.

O seu plano diário pode incluir uma hora todas as manhãs para se instalar ao retornar as chamadas, verificar o e-mail antes de começar em outras tarefas, mas fará mais do que apenas servir de guia sobre o que fazer com o seu tempo. Por exemplo, se você deliberadamente reservar uma hora para fazer algo e você ultrapassar esse limite de tempo, você saberá que precisa ajustar seu plano para o dia seguinte.

Ao mapear seu dia em segmentos ou por tarefas, você pode identificar mais facilmente as áreas de problemas e seus tempos de pico de eficiência (ou seja, você pode ser menos eficiente após o almoço se sofre de queda da tarde ou pode ser um iniciador lento pela manhã .)

Um plano pode ajudá-lo a evitar assumir mais do que você pode manipular

Um otimista é alguém que é capaz de ver o positivo em uma determinada situação geralmente se concentrará na crença de que "todas as coisas são possíveis". Não há nada de errado em ser um otimista, a menos que isso o leve a subestimar suas habilidades, o tempo que demorará para realizar algo e resultará na sua tomada de mais do que você pode lidar.

Um realista pode ser um otimista, mas um realista também vê a logística que pode estar envolvida no tratamento de uma situação e fator em potenciais obstáculos e restrições.

Se você não tem o seu próprio plano de jogo alinhado para o dia em que você pode ter um tempo difícil, dizendo não para ajudar os outros ou assumir projetos adicionais porque você tem uma atitude positiva "pode ​​fazer" que substitui a realidade ou o senso comum. É fácil subestimar o tempo que as coisas levarão para realizar suas próprias tarefas, muito menos para alguém, se você acha que é super-mulher e uma perspectiva ensolarada é tudo o que é preciso para fazer as coisas.

Saber o que está em sua própria placa para o dia e ter determinado um orçamento para o seu próprio horário para tarefas específicas pode ajudá-lo a cumprir os prazos, fazer mais e todos os dias e ser mais realista em assumir trabalho adicional.

Criando seu plano de ataque

Antes de dirigir-se para o trabalho, decida antecipadamente o que você irá focar quando chegar lá. Melhor ainda, planeje seu dia na noite anterior e prepare sua mesa para as tarefas que deseja realizar pela manhã. Por exemplo, obtenha arquivos ou material de leitura organizado para a manhã para que você possa simplesmente pular diretamente ou colocar itens que você precisa para digitar ou telefonar para retornar na ordem que você precisa para fazê-los.

Ter um plano pode ajudá-lo a criar rotinas previsíveis que, por sua vez, o manterão melhor preparado para enfrentar dias caóticos quando seu chefe ou um cliente de alta manutenção exigir mais do seu tempo.

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Passo 2: Defina pequenos objetivos e controle os que você realizou. Fazer uma lista e verificar os itens que você realizou pode soar como apenas outra coisa a fazer, mas quando feito corretamente, manter o contador da tarefa pode ajudá-lo a trabalhar de forma mais eficiente.

Passo 3 - Pare de procrastinar, mas sinta-se livre para adiar o trabalho quando necessário. Muitos de nós colocamos as coisas porque nos ressentemos ter que fazê-las em primeiro lugar - especialmente se acharmos que é responsabilidade de outra pessoa.