Vídeo: Posso ter 2 registros na minha carteira de trabalho? | CERSTV Responde 2026
Quer saber quais registros de funcionários manter como empregador? O empregador mantém quatro arquivos de registro de funcionários para cada funcionário. Além disso, o empregador mantém outros arquivos de registro de funcionários para todos os funcionários.
Aqui está mais sobre os registros de funcionários que um empregador quer manter e tornar acessível aos funcionários e às vezes aos seus supervisores e gerentes.
- A arquivo de pessoal é mantido para cada funcionário. Esses arquivos de pessoal contêm documentos confidenciais e são gerenciados e mantidos pela equipe de Recursos Humanos. Os arquivos de pessoal são os principais registros de funcionários utilizados pelo empregador, o empregado e o gerente do funcionário em algumas empresas. Em outros - e eu recomendo essa abordagem - o acesso ao funcionário pessoal está restrito a RH e ao empregado sob supervisão.
Os documentos típicos em um arquivo de pessoal incluem o pedido de emprego, um formulário de contato de emergência familiar, histórico de ação disciplinar documentado, um currículo, o cadastro do funcionário do funcionário assina, o caderno de assinatura do empregador, a avaliação periódica, a avaliação do trabalho , ou plano de desenvolvimento de desempenho, certificados de treinamento e evidência de atendimento, e informações de contato pessoal atuais sobre cada funcionário.
Nem todos os arquivos pessoais contêm os mesmos documentos, mas cada arquivo pessoal possui alguns documentos que são iguais. A documentação do desempenho de um funcionário não pertence ao arquivo de pessoal, a menos que justifique ações disciplinares, prêmios ou algum outro sinal de realização excepcional. Essas notas de desempenho diárias pertencem ao arquivo que os gerentes mantêm para rastrear o desempenho, objetivos e contribuições de seus funcionários.
- Os arquivos de folha de pagamento também mantêm registros de funcionários. Os arquivos de folha de pagamento contêm um histórico de empregos, departamentos, mudanças de compensação, adereços, empréstimos e outras informações essenciais para pagar um empregado e manter uma cópia do histórico de remuneração do empregado.
O arquivo de folha de pagamento também conterá o histórico de formulários do governo, como os documentos de retenção de segurança W-2, W-4 e segurança social preenchidos pelo empregado. O arquivo também contêm informações de benefícios para funcionários e permissão para retirar pagamentos do cheque de pagamento do empregado. - Um arquivo médico de empregado também é mantido. Os registros de funcionários no arquivo médico não estão disponíveis para qualquer pessoa, exceto pessoal designado pelos Recursos Humanos e o funcionário cujos registros são mantidos no arquivo. Os arquivos médicos contêm notas do médico, a documentação da aplicação da FMLA, informações sobre o teste de drogas, informações físicas exigidas e outra documentação relacionada à saúde médica de um empregado ou do membro da família.
Arquivos médicos, devido à confidencialidade dos registros de funcionários, recebem o mais alto grau de armazenamento seguro e confidencialidade.Recomenda-se que os arquivos médicos sejam mantidos em gavetas de arquivos bloqueados que estão bloqueados em uma sala que não é acessível por funcionários que não sejam funcionários designados pela RH.
- Arquivos de arquivos da I-9 que são mantidos para todos os funcionários em um arquivo que está separado de outros registros de funcionários. Os empregadores mantêm este registro de funcionários separado de outros registros de funcionários para manter a confidencialidade dos funcionários de funcionários do governo e outras entidades que estão autorizadas a revisar os empregados I-9s.
Manter o I-9 em um local separado assegurará que, se você for selecionado para uma revisão do arquivo Federal I-9, os funcionários do governo não terão acesso a outros registros sobre o empregado ou seu emprego com sua organização.
Essas investigações estão aumentando a cada ano para ter certeza de que seus funcionários preencheram os formulários I-9 devidamente preenchidos ou você pode estar sujeito a multas e potencialmente tempo de prisão.
Os funcionários podem ver os registros de seus funcionários contatando uma pessoa da equipe de Recursos Humanos durante o horário comercial normal. Nenhum funcionário pode alterar ou remover qualquer documento em seus registros, o que deve ser visto na presença de uma equipe de recursos humanos.
Você precisa ter uma política de exibição de registro de pessoal de funcionários em seu manual de funcionários e segui-lo indiscriminadamente em relação aos pedidos de funcionários para ver seus arquivos.
Se um funcionário envia uma solicitação por escrito para uma cópia de seus registros de pessoal depois que eles deixaram seu emprego, você deve enviar uma cópia. Você pode faturar o ex-funcionário pelo tempo e copiar se desejar, mas não acredito que muitos empregadores o façam.
Que aviso os empregadores devem fornecer aos empregados de dispensa?
Funcionários perguntam quanto aviso seu empregador deve fornecer se eles enfrentarão uma demissão. A resposta varia de acordo com as circunstâncias da rescisão.
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O que os Empregadores devem manter nos arquivos do pessoal do empregado?
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