O que os empregadores não devem manter em arquivos de pessoal

Os empregadores nunca devem colocar itens específicos em seus registros gerais de pessoal. O conteúdo de seus arquivos e registros de pessoal geralmente é acessível para a equipe de Recursos Humanos, o funcionário e o gerente e supervisor do funcionário em algumas empresas.

Em outros, o acesso é limitado à equipe de RH e os funcionários podem solicitar o acesso aos registros. Os advogados também podem citar o conteúdo dos registros de pessoal para ações judiciais e queixas da Comissão de Oportunidades de Emprego Equivalente (EEOC).

Um ex-funcionário também pode solicitar uma cópia de seus registros de pessoal.

Com todos esses usos potenciais e telespectadores potenciais de seus registros de pessoal, um empregador deve ter cuidado para manter a documentação imparcial e factual do histórico de emprego de um funcionário em seus registros de pessoal. Consequentemente, aplique estas diretrizes gerais à documentação que você retém nos registros de pessoal da sua organização.

Diretrizes gerais para o conteúdo do arquivo do pessoal empregado

• As informações nos registros de pessoal devem ser factuais. Opiniões do Supervisor ou dos Recursos Humanos; notas aleatórias; fofoca; rumores infundados; perguntas, relatórios ou alegações de tattletale de outros funcionários que não são explorados; alegações não perseguidas, investigadas e concluídas; e qualquer outra informação não-factual, comentários ou notas devem ser excluídos do arquivo pessoal de um funcionário.
  Um dos piores exemplos de comentários ofensivos que um gerente de RH encontrado arquivado em um registro de pessoal, envolveu as notas de entrevista de um gerente de contratação. Um afirmou: "Possivelmente muito gordo para subir e descer as escadas conforme necessário. "Imagine o empregado, um advogado e até mesmo os futuros funcionários e supervisores que lêem comentários como estes.
  Em outra empresa, o gerente encontrou notas não fundamentadas que gerentes e outros haviam colocado nos arquivos do empregado, como "Mary está brava porque não conseguiu um aumento. Ela abrandou seu trabalho de propósito para ficar com o gerente dela. " Veja o problema?

• Os registros de pessoal devem ser cuidadosamente atribuídos aos locais de arquivo apropriados. Determine um protocolo para os registros de pessoal de sua empresa com base em leis estaduais e federais, leis de emprego, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) e as melhores práticas do empregador.
  Então, fique com o protocolo. Você não quer achar desculpas do médico aleatório inseridas no arquivo pessoal quando pertencem a um arquivo médico. Nem, você quer o raciocínio e a justificativa para a promoção de um empregado no arquivo de folha de pagamento.
  Você também não quer os registros de uma decisão de contratação que envolve verificação de antecedentes ou notas de discussões com ex-empregadores no arquivo de pessoal.
• Supervisores, gerentes e outros funcionários que colocam documentação em registros de pessoal devem ser treinados para escrever corretamente a documentação. Declarando em uma repreensão de empregado que o empregado era um deadbeat completo não ganhará seus registros de pessoal de nenhum prêmio, mas os supervisores não treinados foram conhecidos por escrever declarações semelhantes.
  Melhor ainda, limite o acesso aos arquivos à sua equipe de RH que é responsável pelos registros e sabe o que deve e não deve ser colocado em um arquivo de pessoal.
• Balanceie as informações que você coloca nos registros de pessoal para incluir os aspectos positivos e negativos do histórico de emprego de um empregado. Muitas vezes, os registros de pessoal enfatizam cada ocorrência negativa e perca os componentes positivos.
• Reconheça a diferença entre as notas pessoais de um supervisor sobre sua equipe de relatórios e os registros oficiais do pessoal da empresa. As notas do supervisor que são usadas para melhorar o desempenho, rastrear projetos e finalização de metas, e determinar razoavelmente planos de desenvolvimento de desempenho e aumento, por exemplo, pertencem ao arquivo privado de um supervisor, e não nos registros oficiais de pessoal da empresa.
  Reconheça, também, a necessidade de capacitar os supervisores na forma de tomar notas e manter a documentação em seu arquivo de gerenciamento. O mesmo critério para fatos, não opiniões e exemplos específicos, não boatos, aplica-se a notas privadas.
  As notas privadas do supervisor podem ser encaminhadas na instância de uma ação judicial, portanto, é recomendável mesmo para notas privadas. Não é recomendada a prática de supervisores que mantenham cópias de registros que existem no arquivo oficial de pessoal de funcionários em seu arquivo de gerenciamento.
• A documentação de contratação e as notas de entrevista apresentam um dilema. A melhor prática é manter um arquivo separado para cada posição que preencher, incluindo toda a documentação relacionada ao preenchimento dessa posição da postagem de trabalho às verificações de referência. Os currículos, as cartas de apresentação e os pedidos dos candidatos pertencem a este arquivo, exceto que você deve mover o pedido do empregado contratado para o arquivo do pessoal do empregado.
  Este arquivo tem as listas de verificação e formulários oficiais que se esforçam para uma representação imparcial sobre as qualificações de um potencial empregado e apoiam sua decisão de contratar o candidato mais qualificado. As opiniões e as notas do gerente de contratação que foram tomadas durante o processo de contratação não pertencem a este arquivo. Os recursos humanos podem coletar essas notas para manter a documentação completa sobre uma decisão de emprego, mas não pertencem aos registros de pessoal.
• A documentação factual sobre decisões de emprego , como promoção, transferência para uma oportunidade lateral, e aumentos salariais pertencem aos registros de pessoal. As opiniões do supervisor ou da RH sobre o empregado não. A documentação oficial de ação disciplinar, como uma advertência por escrito, também pertence ao arquivo pessoal do empregado.

Exemplos específicos de documentação que não devem estar em registros de pessoal

A seguinte informação não deve ser colocada em registros de pessoal.A documentação pode exigir um arquivo separado, pode ser classificada como notas de supervisão ou de gerenciamento, ou não deve ser mantida pelo empregador.

• Qualquer informação médica pertence ao arquivo médico.
• Informações sobre folha de pagamento pertencem ao arquivo de folha de pagamento.
• Os documentos que incluem números de segurança social dos funcionários ou informações sobre as classificações protegidas de um funcionário como idade, raça, gênero, origem nacional, deficiência, estado civil, crenças religiosas e assim por diante nunca devem ser mantidos nos arquivos de pessoal.
• A documentação de supervisão com o objetivo de gerenciar o trabalho de um empregado, estabelecer metas, feedback fornecido e assim por diante deve ser arquivado em uma pasta privada, de supervisor ou de propriedade própria.
• O material de investigação , incluindo a queixa do funcionário, entrevistas de testemunhas, entrevista de funcionários, conclusões, recomendações de advogados e resolução, além de acompanhamento para garantir nenhuma retaliação, deve residir em um arquivo de investigação separado dos registros de pessoal.
• Arquivo empregado I-9 formulários em um arquivo I-9 ou local, longe dos registros do pessoal do empregado.
• Coloque verificações de antecedentes incluindo histórico criminal, relatórios de crédito, e assim por diante, e os resultados do teste de drogas em um arquivo separado que os supervisores, gerentes e o funcionário não podem acessar. A SHRM recomenda esse arquivo separado ou recomenda que essas informações também possam ser arquivadas no arquivo médico do empregado.
• Os registros de Igualdade de Oportunidades de Empregados , como formulários de auto-identificação e relatórios do governo, não devem ser mantidos no arquivo pessoal nem em qualquer lugar que o supervisor tenha acesso.

Se você seguir estas diretrizes, sua organização está efetivamente a armazenar histórico de trabalho factual e suportável e registros de pessoal nos locais apropriados.

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