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Como um planejador de eventos profissional, você provavelmente pensa que já sabe o que é restauração, certo?
Para alguns planejadores de eventos, catering é o item na lista de verificação de planejamento de eventos que cobre o fornecimento de alimentos e bebidas para um evento. Para outros planejadores de eventos, o catering engloba alimentos, bebidas e muito mais.
O que é Catering?
Vamos dar uma olhada no que significam aqueles no setor de planejamento de eventos quando falamos de restauração.
Tipos de Caterers
Assim como os planejadores de eventos variam em termos dos serviços que eles fornecem, também fazem os fornecedores. Qual tipo de fornecedor é o mais adequado para o seu evento? Depende das especificidades do evento que você está planejando. Aqui está uma rápida eliminação dos tipos de fornecedores:
- Private Caterer : os fornecedores particulares operam como empresas independentes. Seus serviços tipicamente incluem planejamento de menu, preparação de alimentos, serviço de alimentos e bebidas, aluguel de louças, aluguel de equipamentos de cozinha, contratação de funcionários e servidores de bebidas, configuração de todos os itens do serviço de alimentação e limpeza.
- Hotel / Restaurante Caterer : Restaurantes e hotéis têm sua própria equipe de catering interna. Se o seu evento for realizado em um restaurante ou hotel, você trabalhará com os seus fornecedores. Os estabelecimentos de restauração hoteleiros e de restaurantes são responsáveis pela preparação do menu, sala de estar, mesas, roupas de cama, utensílios de mesa, montagem de bar, aluguel de equipamentos, decorações, arranjos florais e pessoal para o evento.
- Serviço completo de atendimento: Os prestadores de serviços completos são prestadores de serviços privados que fornecem tudo o que você precisa para alimentos e bebidas para o seu evento e muito mais. Os serviços individuais fornecidos variam de fornecedor para fornecedor. Além do planejamento do menu, eles podem fornecer menus de degustação, visualizações de alimentos, coordenação de aluguel de mesa e roupa de cama, entrega de arranjos florais e centros de mesa, desenvolvimento de tema geral e decoração de sala, iluminação, organização de pessoal e coordenação de instalação e limpeza. .
Selecionando um catering
Se você está contratando um fornecedor privado para o seu evento, o primeiro passo é buscar referências e, em seguida, configurar uma reunião inicial. Esteja preparado para discutir o seu evento em detalhes, incluindo:
- Data proposta
- Tempo proposto
- Posição ou local possível
- Número de convidados
- Tema ou ocasião para o evento
- Sugestões e ideias de menu
- Requisitos de bebidas e ideias
- Restrições dietéticas ou alergias alimentares
- Outros serviços solicitados (aluguéis, equipe de espera, etc.)
Quanto mais informações você pode fornecer nesta reunião, melhor. Ele dará ao restaurante uma idéia geral do que você tem em mente para o seu evento, o que resultará em uma proposta mais precisa deles.
Coloque Catering na sua lista de verificação de planejamento de eventos
"Catering" deve ter sua própria seção separada em sua lista de verificação de planejamento de eventos.Um item genérico de "alimentos e bebidas" não fará. Em vez disso, expanda o item de tarefas de restauração em tarefas menores, tais como:
- Contratar o fornecedor
- Acompanhamento do contrato assinado
- Selecionar menu
- Solicitar menu de amostragem
- Confirmar cor e aluguel de roupa de mesa
- Confirmar número de convidados
- Selecionar menu de barra
- Determinar a configuração da sala
- Selecionar arranjos florais e centrais
Mesmo que o fornecedor esteja lidando com essas responsabilidades, é seu responsabilidade de trabalhar de perto com eles ao selecionar esses itens e gerenciar a função geral.
Não subestime o papel de Catering
Local, decoração, ambiente e até mesmo uma excelente lista de convidados em seu evento será completamente ofuscada pela má comida. Não subestime a importância da boa comida e bebida em um evento! A má comida, literalmente, deixará um mau gosto na boca de seus convidados.
Além disso, certifique-se de que o seu fornecedor está contratando pessoal treinado e profissional. Os servidores têm um impacto sobre como os alimentos são percebidos e podem contribuir para o ambiente geral de um evento.
Gaste Smart
Comida e bebida são muitas vezes grandes itens de ingressos em um orçamento de planejamento de eventos. Não perca um centavo. Faça escolhas de gastos inteligentes para obter o máximo de cada centavo. Aqui estão algumas dicas de economia de custos para se lembrar:
- Entrevista com fornecedores locais que estão apenas começando no negócio. Eles podem oferecer uma taxa introdutória para a exposição e o potencial de novos negócios
- Limitar a oferta de bar a águas cintilantes, cerveja e vinho. Os itens de prateleira superior exigem preços de prateleiras superiores
- Desligue a hora feliz em seu evento; menos tempo significa menos consumo
- Considere um menu de bufê em vez de serviço sentado
Se você encontrou um fornecedor que você realmente gostaria de usar para um próximo evento, negocie o preço. Deixe-os saber que você gostaria de contratá-los, mas o custo é um problema. Eles devem oferecer sugestões para reduzir o custo total.
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