Evento Guia de Registro: Soluções para o Sucesso

Os avanços em tecnologia tiveram um impacto significativo no planejamento de eventos e no registro de eventos em particular. Há muito tempo são os dias de convites de papel que chegam em um envelope com um selo. O registro on-line é cada vez mais comum para todos os tipos de eventos, desde seminários empresariais e conferências anuais até festas de aniversários e funções de férias da empresa. Embora este processo on-line possa parecer simples, ainda requer trabalho.

Felizmente para planejadores de eventos, existem inúmeras ferramentas disponíveis para ajudar no registro de eventos. As opções incluem plataformas simples que abordam os conceitos básicos de registro de eventos e aqueles que são mais avançados, oferecendo aplicativos multifuncionais. Alguns programas de registro de eventos processam pagamentos de eventos. Alguns também fornecem reembolsos automáticos se um registro for cancelado. Outros pacotes criam tags de nome de registrante. As ferramentas de registro de eventos também podem permitir a integração com uma conferência ou site da empresa, bem como se conectar a suas plataformas de redes sociais.

Infelizmente, com tantas opções, o processo de seleção da ferramenta de registro de eventos para sua empresa pode ser esmagador, pelo menos. Aqui está um guia simples de seguir para selecionar as ferramentas de registro de eventos que melhor atendem ao seu negócio de planejamento de eventos.

Escolhendo software de registro de eventos: por onde começar?

Ao selecionar ferramentas de registro de eventos, é melhor começar com a determinação de suas necessidades e desejos.

Pense nas suas prioridades de registro e no seu negócio de planejamento de eventos. Pergunte a si mesmo estas perguntas:

• Suas necessidades são simples e exigem apenas o processamento de inscrições e pagamentos?
• Você está oferecendo várias sessões no evento principal que exigem inscrições adicionais?
• Você precisa gerenciar reservas de hotéis ou arranjos de viagem?
• Você está apoiando um site da conferência?
• Você estará fornecendo tags de nome, coordenando requisitos de áudio-visual ou hospedando sessões especiais de retirada?
• Você gerencia mais de um evento simultaneamente?
• O seu evento é uma ocorrência anual ou um evento único?

As respostas a estas perguntas irão ajudá-lo a encontrar o software de registro de eventos que melhor se adapte às suas necessidades.

Ferramentas de registro de eventos

Com tantas opções no software de registro de eventos, é fácil ficar envolvido em recursos chamativos e as ferramentas mais recentes, independentemente de trabalharem para o seu evento ou se eles mesmo serão utilizados. Não seja atraído pelos mais recentes e melhores. Em vez disso, faça uma lista dos recursos que você atualmente emprega no seu processo de registro de eventos e adicione aqueles que você gostaria de incluir para agilizar o processo. Alguns recursos que estão disponíveis incluem o seguinte:

• Evento Registro Online
• Registro de Evento no Local
• Registro de Grupo de Participantes
• Atendimento Self Check-In
• Processamento de Pagamento de Evento
• Gerenciamento de Participantes e Relatórios > Criação e Gestão de Insígnias de Participantes
• Registo para Sessões Individuais
• Desenvolvimento de Formulários
• Gestão de Quarto de Hotel
• Gestão de Marketing
• Meios de Comunicação Social
• Inquéritos e Comentários de Eventos
• Nem todas as Ferramentas de Registo de Evento são Costoso

Muitas ferramentas de registro de eventos oferecem funções padrão a um preço razoável, que são adequadas ao gerenciar eventos diretos.

Estes programas incluem formulários básicos de inscrição que podem ser vinculados ao seu site. Eles podem coletar informações de registro, incluindo informações de cartão de crédito, para registrar e processar os pagamentos com cartão de crédito. Além disso, as listas de registro de participantes podem ser compiladas ou exportadas. Dependendo do tipo de eventos que você planeja e da freqüência dos eventos, essas ferramentas simples podem ser um bom ajuste, fornecendo exatamente o que você precisa sem estar atolado com todos os tipos de recursos extras que não são úteis para você.

Ferramentas de registro de eventos multifacetados Oferecem capacidades extras

Se o seu trabalho de planejamento de eventos planeja grandes conferências, as ferramentas de registro de eventos que oferecem funcionalidades adicionais além do básico podem ser exatamente o que você precisa. As soluções incluem aqueles que processam o registro de eventos e combinam esse recurso com a capacidade de rastrear e relatar vários detalhes de um evento maior e mais complexo.

Se os participantes do evento se inscreverão para a conferência e depois se inscreverem para oficinas específicas dentro de uma determinada sessão, existem ferramentas para habilitar essa função.

Alguns softwares permitirão processar vários participantes de uma organização com uma fonte de pagamento, bem como oferecer diferentes estruturas de preços com base em descontos de grupo ou taxas de inscrição antecipada. Se você precisar de relatórios personalizados, procure um pacote de registro de eventos que gerará relatórios automaticamente compilando listas de atendimento com base em oficinas individuais ou outros parâmetros que você selecionar. As conferências solicitam tipicamente etiquetas de nome impressas para colocar isso em sua lista de "deve ter" para que essas possam ser criadas automaticamente como parte do processo de registro do evento e procure personalização para refletir se o participante está registrado para toda a conferência, parte da semana ou apenas um dia específico.

Ferramentas para integrar o registro

Para os organizadores de eventos que realizam inúmeros eventos, a integração de dados de registro em seu banco de dados existente pode ser uma função crítica para sua organização. Considere os métodos atuais para adicionar registrantes em seu banco de dados e identificar áreas de melhoria. É importante pensar em várias maneiras pelas quais essa informação pode ser integrada com a informação existente, como indivíduos que se ofereceram ou doaram. A maioria dos aplicativos de registro de eventos oferece a capacidade de exportar dados manualmente. No entanto, este método é demorado, pois requer a importação manual das informações para o seu banco de dados novamente. Explore pacotes que satisfaçam não só as demandas de registro do seu evento, mas também o suporte às suas necessidades de gerenciamento de constituintes.

Faça uma unidade de teste antes de comprar

Depois de diminuir a escolha do software de registro de eventos, determine se eles oferecem um período de teste gratuito. Isso lhe dará a oportunidade de não só testar os recursos, mas ver se ele possui a funcionalidade que você precisa e se é uma boa opção para o seu evento. Também é uma oportunidade para experimentar seu nível de serviço ao cliente ao responder suas perguntas ou trabalhar para resolver um problema que você está tendo.