Como fazer um evento para o sucesso

Você planejou, organizou e atendia a todos os detalhes do seu próximo evento e agora é hora do show. Você está pronto? Se você não selecionou a equipe apropriada para seu evento, a resposta a essa pergunta é não. Saber como organizar um evento é um passo importante - mas às vezes negligenciado - no processo de planejamento de eventos. Então, antes de chegar muito longe, assegure a equipe do evento que melhor se adapte às suas necessidades.

Eles não serão apenas a ajuda extra que você precisa; eles também serão as pessoas com quem seus convidados entrarão em contato e que a interação pode ajudar ou prejudicar o sucesso do seu evento.

Que Staff do Evento Você Precisa?

A resposta a esta pergunta depende de vários fatores diferentes:

1. O número de convidados que você espera
2. A duração do evento
3. O público
4. O escopo geral do seu evento faz parte da sua decisões de pessoal.

O pessoal pode incluir:

1. Assistentes de estacionamento
2. Agentes de registro de check-in
3. Servidores de alimentos
4. Damas de revestimento
5. Representantes de informações de clientes.

Para eventos em larga escala, você pode precisar de equipe de eventos para:

1. Supervisionar o conjunto de exposições
2. Salve e ajude os alto-falantes convidados
3. Manter a mesa e os arranjos de assentos e
4. Tendem-se a equipamentos audiovisuais.

Se o seu evento é para uma organização, você pode ter funcionários da empresa ou voluntários de eventos disponíveis que possam assumir algumas das responsabilidades de pessoal. Outra assistência pode já ser fornecida pelo local do evento ou por qualquer fornecedor que você tenha contratado, como o serviço de catering.

Trabalhe através de todas as facetas do seu evento do início ao fim para determinar suas necessidades de pessoal. Tenha em mente que surgirão problemas e você não poderá apagar pessoalmente todos os incêndios e atender a todos os detalhes. Contratar pessoal adequado para cobrir todos os serviços prestados.

Evento Os funcionários podem fazer ou quebrar seu evento

Todos os funcionários do evento que trabalham no seu evento são semelhantes aos representantes do serviço ao cliente.

Se um cliente tiver uma experiência ruim com o serviço ao cliente, eles nunca poderão retornar a essa empresa. Da mesma forma, uma interação negativa com um funcionário do evento pode manchar o que de outra forma era uma experiência de evento positivo. Não coloque o sucesso do seu evento nas mãos do pessoal inexperiente do evento. Orçamento para o pessoal apropriado e garantir a disponibilidade de semanas de antecedência para que você não seja deixado com … bem, os restos. Alugue o melhor pessoal do evento possível.

Educar o pessoal do seu evento

Mesmo a equipe de eventos mais experiente e qualificada precisa de instruções. Forneça informações sobre a sua empresa, a finalidade do evento, quem são os convidados, problemas potenciais para estar atento e discuta suas expectativas. Uma equipe de eventos bem informada pode responder profissionalmente a perguntas e auxiliar efetivamente seus convidados.Designe uma pessoa de contato para equipe de eventos contratados e indique a melhor maneira de alcançá-los se eles tiverem dúvidas ou precisarem de assistência. Se a equipe do seu evento estiver a bordo com sua missão e objetivo, eles são mais propensos a ajudá-lo a alcançá-lo.

Considere o seu próprio conjunto de mãos extra

Pode levar muitos conjuntos de mãos - ou pelo menos mais do que apenas seu par de mãos - para executar um evento bem sucedido.

Mesmo se você já contratou estabelecimentos de catering, um florista, agentes de bilhetes e atendentes de estacionamento com manobrista, não negligencie suas próprias necessidades. Você é a pessoa principal responsável por este evento e, inevitavelmente, os envolvidos irão procurar que você responda pessoalmente suas perguntas e responda suas preocupações. Contrate um assistente profissional e capaz para agir como sua pessoa "go-to". Ter um indivíduo informado ao seu lado para tirar qualquer número de pequenas tarefas fora do seu prato será dinheiro bem gasto.