Estratégias de sinalização de evento para gerenciar fluxo de conferência

Os planejadores de eventos compreendem o papel vital que a boa sinalização representa na obtenção de participantes para e da ampla variedade de ofertas de conferências. Dito isto, o planejamento de uma estratégia efetiva de sinalização de eventos raramente é tão simples como criar um punhado de painéis direcionais de placas de espuma. Sempre que você tem centenas de pessoas se reunindo em uma área desconhecida, você deve assumir que haverá exceções para os até mesmo os melhores funis de trânsito.

Vamos discutir 5 das considerações mais importantes a avaliar antes de se estabelecer no orçamento do seu evento para despesas de impressão.

Alinhar seus nomes de salas com a propriedade

Nesta era moderna de reconhecimento de patrocínio, você verá frequentemente uma sala de discussão com o nome de um patrocinador participante. Isso faz sentido, uma vez que é uma ótima maneira de destacar os contribuintes para a conferência. No entanto, uma coisa que você não quer fazer é substituir os nomes dos quartos do seu local. Por exemplo, se o local definiu sua sala de sessão geral como Sala de Banquetes 4, então você precisa incluir essas informações em sua sinalização e programas. Seguindo este protocolo, todos os funcionários, de gerentes a conselheiros, direcionarão os participantes perdidos para a localização correta. Caso contrário, uma alma perdida que procuram o nome criativo chamado "Gold Room" pode ser transmitida a várias pessoas antes de obter as informações certas.

Use Velcro para adicionar flexibilidade à sua sinalização

Este é um truque simples que irá poupar-lhe muitos problemas no dia do evento.

Crie alguns sinais de direção gerais com setas Velcro que você pode alterar conforme necessário. Alguns padrões de tráfego são impossíveis de prever, e ter a flexibilidade de postar sinalização direcional em uma pitada pode salvá-lo da catástrofe. Na mesma linha, você também pode capitalizar a funcionalidade do Velcro para reutilizar a sinalização para eventos futuros.

Por exemplo, os sinais de estacionamento e de banheiro são os tipos de coisas que você pode usar para praticamente todos os eventos.

Certifique-se de que seus sinais se destacam do resto

Uma queixa comum para os planejadores de eventos é a falta de sinalização de evento prevalente fornecida por hotéis e centros de conferências. A maneira mais simples de superar isso é assumir a responsabilidade por todas as necessidades de sinalização. Claro, faz sentido fazer um inventário das opções internas disponíveis, mas não esqueça que você possa ter que compartilhar alguns desses recursos com outros eventos no local do evento. Os sinais de marca que se destacam da sinalização do evento sutil são muito mais distintos para seus convidados. As pessoas tendem a caminhar logo após a sinalização da casa, então certifique-se de que sua marca ou logotipo seja claramente exibido para atrair a atenção.

Obtenha seus convidados para a porta da frente primeiro

Não espere que os participantes entrem na propriedade antes de começar a dirigi-los.Os sinais de entrada e estacionamento são críticos para garantir que os participantes se parquem e entre no prédio no local certo. Confie em mim; Você não quer ser a pessoa que cumprimenta um registrante que apenas caminhou uma meia milha porque estacionaram no lado errado do prédio! Uma boa estratégia de sinalização começa no primeiro lugar, um convidado vai pousar no terreno da propriedade.

Nunca subestime o poder da interação humana

Não importa o quão atraente seus signos podem parecer para você, eles nunca podem substituir o valor de um rosto amigável. Greeters, noivados e assistentes de estacionamento sempre serão a melhor defesa contra os participantes perdidos e irritados. A maioria dos centros de conferências oferecem esses serviços a uma taxa horária, ou você pode alistar voluntários dentro de sua organização. Uma tabela de inscrição estrategicamente colocada aliviará parte da necessidade de pessoal, mas assegure-se de percorrer a propriedade do local e identificar locais em que seus convidados possam se perder.

A melhor abordagem para desenvolver uma boa estratégia de sinalização de eventos é lançar todos os seus pressupostos pela janela. Cada hotel e centro de conferências tem algum nível de sinalização de estoque no lugar, mas você não deve confiar nela como a principal fonte de instruções para sua conferência.

Em um mundo onde a publicidade é empurrada para nós de todos os ângulos, a sinalização efetiva do evento deve se destacar e capturar a atenção de seus participantes. Isso pode ser tão simples como incluir o logotipo da sua conferência em todos os sinais ou ainda mais garantir, um membro da equipe designada para sorrir e responder as perguntas à medida que os convidados chegam.