Diretrizes para fechar o Office for Vacation

Preparar seu escritório para um fechamento temporário devido a férias ou outro motivo é tão fácil como seguir esta lista de verificação. Feito corretamente, seus clientes, vendedores e funcionários estarão bem cientes de seu encerramento agendado de negócios / escritório, e você pode evitar clientes irritados e funcionários descontentes ao seu retorno. Além disso, você também pode economizar algum dinheiro. Os clientes irão apreciar saber a duração do fechamento da empresa para que eles não se vejam frustrados por aguardar uma resposta do seu negócio enquanto você estiver ausente.

Encerramento de férias de escritório: notificar funcionários, clientes e fornecedores

Certifique-se de notificar os principais interessados ​​em sua empresa pelo menos duas a quatro semanas antes do tempo. Os funcionários podem ser notificados / lembrados usando uma inscrição em seu cheque de pagamento. Os clientes podem ser notificados no seu site e através da sua mensagem de atendimento automatizada no seu sistema de telefone. Os vendedores (especialmente aqueles com horários de entrega repetidos) podem ser notificados por e-mail ou correio postal regular.

Notificar o pessoal de segurança / Serviço

Envie um memorando para o seu serviço de segurança pessoal ou de segurança informando-os sobre as datas de encerramento. Verifique se a sua lista de contatos de emergência está atualizada com os números de telefone do funcionário.

Alterar atendimento automatizado

Programe a saudação automática do atendente em seu sistema de telefone para refletir que o escritório foi fechado. Certifique-se de que você também indique quando o escritório será reaberto. Se você fornecer serviços de emergência (por exemplo, aquecimento e refrigeração, encanamento, etc.), certifique-se de informar seus chamadores como chegar ao seu serviço de atendimento ou ao seu telefone celular durante o desligamento.

Notificar o serviço de atendimento

Se você usar um serviço de atendimento, certifique-se de notificá-los das datas em que o escritório será desligado e certifique-se de que sua lista de contatos esteja atualizada com os números de telefone do funcionário que estará de plantão.

Alterar saudações de correio de voz e criar e-mails de resposta automática

Se o seu sistema de telefone permitir chamadas externas para tocar diretamente nas mesas de seus funcionários, então você precisa ter certeza de que eles usam uma saudação de correio de voz temporária ou "Fora do escritório" que permite que o chamador saiba que eles não estão no escritório.

Seus funcionários também devem informar a chamada quando retornarem e o que fazer se precisar de assistência imediata enquanto o escritório estiver fechado para o feriado. Além disso, certifique-se de criar um e-mail de fora do escritório autoreply.

Reduza o termostato

Poupe energia e algum dinheiro ajustando (ou reprogramando) seu termóstato de escritório durante o desligamento.

Servers Backup

Se você possui computadores e servidores críticos, verifique se o ciclo de backup funciona corretamente antes e depois do desligamento.Reduza a sua exposição a um desastre agendando o seu backup externo para uma recuperação precoce, em vez de esperar depois que o encerramento do feriado acabar.

Desligar Equipamento de escritório

• Luzes de mesa
• Copiadoras
• Calculadoras
• Luzes de cabeça
• Trituradores

Desligar Computadores e periféricos

• Computador
• Monitor
• Scanner < Impressora
• NÃO desligue

Máquinas de fax

• Sistema de telefone
• Computadores de servidor
• Aquecedores / luzes para tanques de peixe tropicais