Como desenvolver uma política da empresa para funcionários

Identifique a necessidade de uma política

Você deseja que as políticas e os procedimentos necessários para garantir um local de trabalho seguro, organizado, convivial, habilitante e não discriminatório. No entanto, você não deseja escrever uma política para cada exceção ao comportamento aceito e esperado. O desenvolvimento de políticas é para muitos funcionários, não por poucas exceções.

Você não quer criar um acúmulo de políticas que controlam as ações de seus muitos funcionários - quando tudo o que você realmente precisa são políticas suficientes para controlar as ações de alguns.

Conseqüentemente, você não quer criar políticas para cada contingência, permitindo assim pouca margem de gerenciamento para atender às necessidades individuais dos funcionários. Por outro lado, você quer ter as políticas necessárias, para que os funcionários nunca sintam como se residissem em um ambiente de favoritismo e tratamento injusto.

Se você possui muitas políticas, você também aumenta a probabilidade de que seus gerentes as apliquem de forma desigual e injusta. Você aumenta a necessidade de desenvolver diretrizes e ferramentas de comunicação para garantir que as políticas sejam justas, consistentemente aplicadas e bem gerenciadas.

Você precisa encontrar um saldo saudável quando você desenvolver uma nova política da empresa. Na maior parte, você não precisará desenvolver uma nova política de empresa, desde que você dirija os funcionários que estão se comportando de maneira inadequada ao seu local de trabalho.

Essas dez etapas o levarão a determinar a necessidade de uma política através da distribuição e integração de uma política.

Confira estas diretrizes para ver se uma política é necessária

Para cada um dos motivos fornecidos sobre por que uma política pode ser necessária, exemplos de políticas que podem cair nessa categoria de necessidade de uma política são fornecidos. É necessária uma política:

• se as ações dos funcionários indicarem confusão sobre a maneira mais apropriada de se comportar (códigos de vestimenta, email e políticas da Internet, uso de smartphones),
• se for necessária orientação sobre a maneira mais adequada de lidar várias situações (padrões de conduta, despesas de viagem, compra de mercadorias da empresa),
• quando necessário para proteger a empresa legalmente (investigação consistente de acusações de assédio, contratação não discriminatória e promoção),
• para manter a empresa em conformidade com as políticas e leis governamentais (FMLA, ADA, EEOC, salário mínimo),
• para estabelecer normas, regras e regulamentos de trabalho consistentes (disciplina progressiva, regras de segurança, regras de interrupção, regras de tabagismo) e
• para fornecer consistente e tratamento justo para os funcionários (elegibilidade de benefícios, tempo de descanso, assistência de matrícula, tempo de falecimento, júri).

Pode haver outros motivos, além disso, para o motivo pelo qual você deseja desenvolver uma política.Lembre-se, no entanto, de que o mau comportamento de um funcionário não deve exigir uma política que afetará todos os outros funcionários.

Articular o objetivo da política

Depois de determinar que uma política é necessária, determine o objetivo que deseja realizar ao escrever a política específica. Quando possível, você quer dizer aos funcionários por que você está implementando a política.

Você precisa de detalhes suficientes na política para tornar a posição da empresa clara, mas você nunca pode esperar para cobrir todas as situações possíveis abordadas pela política.

Conseqüentemente, o objetivo com uma política é curto e simples. Reconheça que isso pode não ser possível com políticas sobre áreas como a abordagem da empresa ao Family Medical and Leave Act, a discriminação ou investigação de reclamações, ou o sistema de disciplina progressiva.

Mas, quanto você pode realmente dizer sobre dirigir enquanto fala em um smartphone? Então, use o senso comum enquanto determina o resultado desejado em sua política.

Reúna informações

Esta seção do TheBalance. com fornece políticas de exemplo, como muitos outros sites, embora outras empresas freqüentemente cobram suas políticas. Mesmo os sites que cobram, forneça amostras gratuitas para que você possa testar suas políticas.

Você terá problemas para encontrar uma política de exemplo que seja exatamente correta para as circunstâncias, a linguagem e a cultura de sua empresa. Mas, pesquise em linha e encontre políticas de exemplo para fornecer uma base para revisar políticas de amostra em vez de escrever sua política a partir do zero.

Você também pode se inscrever para um serviço que fornece amostras, como políticas de RH e exemplos. Fontes de política externa também são fornecidas neste diretório de exemplos de políticas. Finalmente, a Society for Human Resources Management (SHRM) fornece exemplos de políticas para os membros.

Em alguns casos, você pode até querer conversar com seu advogado de direito do trabalho. Escritórios de advocacia escrevem políticas genéricas para seus clientes que você também pode personalizar às suas necessidades. Especialmente quando uma nova lei passa ou o Departamento de Trabalho emite novas regras, seu advogado provavelmente desenvolverá uma política de acompanhamento.

Desenvolva e escreva a política

Com metas e amostras na mão, escreva a política usando palavras e conceitos simples. Fale diretamente com as pessoas que estarão lendo, aplicando e vivendo pela política.

Depois de cada parágrafo, pergunte-se "e se" perguntas para se certificar de que a política está cobrindo o básico e as exceções e perguntas normais.

Não se observe com isso, no entanto; como afirmado, nenhuma política cobre todas as contingências possíveis.

Revise a Política

Selecione vários funcionários, ou mesmo um pequeno grupo piloto, para ler a política e fazer perguntas sobre a política. Esta revisão fornece feedback que os funcionários poderão entender e seguir a política.

Reescreva a política com base nos comentários.

Obter suporte de gerenciamento para a Política

Revise a política com os gerentes que terão que liderar e implementar a política. Você quer ter seu apoio e propriedade da política.Você terá iniciado esse processo muito mais cedo, mesmo assim que você identificou a necessidade da política, mas o suporte de gerenciamento à medida que implementa a política é crucial.

Obter Revisão Legal da Política

Se a política tem implicações legais, é litigiosa por sua natureza, tem implicações pessoais para funcionários (como procedimentos de segurança), você quer que seu advogado revise a política antes de distribuir A política ainda mais.

Certifique-se de comunicar ao seu advogado que não deseja que a política seja reescrita em legalese . Você deseja que a política seja revisada quanto a implicações legais e formulação apropriada.

Implementar a Política

Em grupos pequenos, individualmente ou em uma reunião de empresa, dependendo geralmente da natureza polêmica da política e da facilidade com que será entendido, distribuir e rever a nova política. Dê aos funcionários a chance de fazer perguntas.

A política deve sempre consistir na política em um pedaço de papel com a assinatura do empregado em uma segunda folha.

Os funcionários podem assinar que receberam e entendem a política, mas conservam uma cópia para seus próprios arquivos.

Declaração de declaração de política de exemplo

Esta é uma declaração de assinatura de amostra a ser usada:

Reconheço o recebimento e a compreensão da política (sua empresa). A política é efetiva (Data) até novo aviso.

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Assinatura do funcionário

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Nome do funcionário (Imprima)

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Data

Decida como você irá comunicar a política no futuro

Incluir a política em o manual do empregado. Você também pode querer que a política se torne parte de sua Orientação de Novos Empregados.

Algumas empresas colocam políticas na sua intranet ou em uma pasta de políticas na unidade comum da rede de computadores. Determine se você deseja distribuir a política por métodos adicionais.

Você também deseja arquivar e fechar políticas anteriores que esta política substitua. Você pode precisar deles para uma referência legal ou outra no futuro.

Interprete e integre a Política

Independentemente do que você escreva na política, sua aplicação de política posterior e suas práticas de trabalho determinarão o significado real da política. Pense consistente e justo à medida que você interpreta a política ao longo do tempo.

Quando você encontra suas práticas diferentes da política escrita, é hora de rever e reescrever a política e o ciclo começa novamente.

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