Como melhorar as taxas de participação da entrevista de saída

As entrevistas de saída são uma das melhores maneiras de obter comentários verdadeiros e honestos dos funcionários. A desvantagem é que leva algum tempo para construir uma quantidade significativa de dados de entrevistas de saída. Aumentar a sua taxa de participação, no entanto, pode ajudá-lo a obter maiores quantidades de informações acionáveis ​​mais rapidamente a partir de suas entrevistas de saída.

O que é uma boa taxa de participação para entrevistas de saída?

Pesquisas mostram que a taxa de resposta média para entrevistas de saída de papel e lapis é de aproximadamente 30-35%.

Isso significa que uma empresa com 2000 funcionários e uma taxa de rotatividade de 15% esperaria receber cerca de 100 entrevistas de saída completas por ano. Neste nível de participação, a organização está obtendo feedback de saída de apenas 5% da população total de funcionários.

Com apenas um pouco de esforço extra, você deve poder duplicar essa taxa de resposta. 65% ou melhor é um bom objetivo para a participação na entrevista de saída. Isso pode ser realizado com entrevistas de saída de papel e lápis, entrevistas de saída online na web e entrevistas de saída de telefone.

Medindo sua participação na entrevista de saída

Para medir sua taxa de resposta, divida o número de entrevistas de saída concluídas pelo número de funcionários de quem solicitou uma entrevista de saída. Idealmente, o segundo número deve igualar o número total de terminações, mas por razões práticas, geralmente não é esse o caso.

Por exemplo, se você tiver 125 entrevistas de saída concluídas de 300 pessoas que você pediu para concluir uma entrevista de saída, sua taxa de participação é de 125/300, o que equivale. 416 ou 41. 6%.

É importante ter certeza de que você tenha um bom método no local para rastrear esse tipo de participação. No mínimo, você deseja acompanhar a taxa de participação no início de um projeto de melhoria e, posteriormente, periodicamente.

Um cenário ideal é manter uma média de corrida que você possa consultar regularmente.

Este número em tempo real imediatamente alerta você para uma queda (ou aumento) na participação dos funcionários em entrevistas de saída. Um sistema de gerenciamento de entrevistas de saída em linha deve fazer isso automaticamente.

As grandes empresas podem querer rastrear as taxas de participação separadamente para subsidiárias, grandes divisões ou regiões geográficas. Pequenas e médias empresas geralmente podem beneficiar de uma taxa de participação total para a organização.

Se você decidir que sua taxa de participação em entrevistas de saída pode melhorar, o próximo passo é analisar seu processo de entrevista de saída atual. As duas áreas mais importantes para revisão são:

1. Por que os funcionários optam por não completar a entrevista de saída?
2. Existem problemas logísticos que impedem os recursos humanos de obter a informação aos funcionários em tempo hábil e eficaz?

Empregados que não completam sua entrevista de saída

Algumas das razões pelas quais os funcionários escolhem não completar as entrevistas de saída são:

• A entrevista de saída é muito longa.
• As perguntas da entrevista de saída são confusas ou pessoalmente invasivas.
• O empregado não acredita que a entrevista de saída seja lida ou faça a diferença.
• O empregado tem medo de repercussões.
• O funcionário está bravo com a empresa.
• O empregado procrastina ou esquece.
• O processo é difícil ou desconfortável.

Se você estiver usando uma pesquisa de entrevista de saída com perguntas avaliadas, 35-60 perguntas são sobre o comprimento certo da pesquisa. Mais de 60 perguntas começam a se sentir longas e desconfortáveis ​​para o empregado. Se você superar 70 perguntas, você deve estar preparado para um número maior de entrevistas de saída incompletas.

Revise suas perguntas de entrevista de saída por simplicidade. Coloque-se no sapatos do empregado e pergunte-se sobre como se sentiria respondendo as perguntas. Evite muitas perguntas de entrevista de saída que solicitam sentimentos e emoções.

Muitos funcionários não estão em sintonia com seus sentimentos (ou, se eles estão, eles podem não querer compartilhá-los com você). É muito mais fácil para um funcionário avaliar a eficácia de um processo e não o que eles acham do processo.

Sair Entrevista Feedback Ignorado

Os funcionários não completarão suas entrevistas de saída se eles acreditam que o feedback fornecido não será lido ou será imediatamente ignorado. É importante que os funcionários saibam que você valoriza seus comentários. Quando você faz melhorias com base em sugestões de entrevistas de saída, não tenha medo de dizer aos funcionários de onde a idéia veio.

Ao longo do tempo, os funcionários aprenderão que você escuta. Uma vez que isso se torne parte da cultura corporativa, você pode ter certeza de muitas idéias, sugestões e críticas abertas e honestas.

Repercussões do feedback honesto

Além disso, seja claro com os funcionários que o feedback honesto não resultará em repercussões. As declarações feitas em uma entrevista de saída nunca devem ser usadas para evitar a futura elegibilidade para o reembarque.

Há muitos especialistas supostos que dizem aos funcionários que não sejam honestos em seu formulário de entrevista de saída ou que não completem um. Tentamos alegar que as empresas usam essa informação contra os funcionários. Os profissionais de recursos humanos sabem que isso é um absurdo, no entanto, eles ainda devem lutar contra essa percepção infundada.

Angry Employee Feedback

Os funcionários que estão bravos com a empresa podem sentir que não querem ajudar participando da entrevista de saída. Você pode encorajar esses funcionários a desabafar sua raiva na entrevista de saída. Muitos desses empregados irritados estão entusiasmados com a chance de ter sua voz ouvida - especialmente se eles sabem que serão ouvidos pela alta administração.

Um processo limpo e simplificado também é importante. Quer se trate de web ou de papel e lápis, o formulário de entrevista de saída deve ser apresentado com um formulário de pesquisa intuitivo e fácil de entender.

Os problemas logísticos são a segunda área importante para revisão em seu processo de entrevista de saída. Geralmente, os links são fracos em qualquer processo e as entrevistas de saída não são uma exceção. Seu exame deve incluir toda a cadeia de eventos que começa quando um funcionário dá aviso e termina quando o empregado envia a entrevista de saída.

Auditoria de seu processo de entrevista de saída

Você pode começar a auditar seu processo de entrevista de saída ao descobrir as seguintes informações.

• Como os funcionários geralmente notificam sua intenção de encerrar?
• Quem é a primeira pessoa notificada e quanto aviso geralmente é dado?
• Quem conta a divisão de recursos humanos e como? Quanto tempo após a notificação do empregado, a FC é notificada? Quem em RH é notificado primeiro?
• Quem é responsável por iniciar a entrevista de saída? Quando esta pessoa (s) é notificada sobre as denúncias dos funcionários?
• Como o funcionário é notificado da entrevista de saída? Por quem? Qual método? Quando?
• Existe uma clara propriedade nos Recursos Humanos do processo de entrevista de saída? Os envolvidos no processo compreendem a importância e a urgência das entrevistas de saída?
• O que o funcionário disse sobre a entrevista de saída? De que forma eles são encorajados a completar a entrevista de saída? Os funcionários contaram mais de uma vez e em mais de uma maneira?
• A entrevista de saída é fácil de concluir?
• Quando e onde o funcionário completará a entrevista de saída? Existe acesso fácil aos recursos necessários?
• O empregado tem privacidade com o qual completar a entrevista de saída se eles estão completando no trabalho?
• Os supervisores e os gerentes apoiam o processo de entrevista de saída? Eles têm medo de receber comentários negativos dos funcionários? Você está confiando em supervisores temerosos para transmitir informações sobre a entrevista de saída aos funcionários?
• É fácil para os funcionários enviar suas entrevistas de saída?

Revise cada uma das questões de auditoria acima e analise seu processo de entrevista de saída. Determine o que você pode fazer para melhorar cada uma dessas áreas. Depois de terminar sua revisão, você pode começar a fazer melhorias imediatamente.

Re-Measure Your Exit Interview Process

Algumas das mudanças que você faz fornecerão uma melhoria notável nas taxas de participação muito rapidamente. Outros exigirão mais tempo para penetrar efetivamente na cultura da empresa.

Reforme suas taxas de participação em três meses, seis meses, nove meses e doze meses. Na marca de doze meses, você deve esperar uma melhora dramática nas taxas de participação nas entrevistas de saída. Isso significa que você terá mais dados que podem ser usados ​​para limitar o volume de negócios e aumentar a retenção de funcionários.

Conclusão

Você pode aumentar significativamente o valor de suas entrevistas de saída aumentando o número de funcionários que participam no processo de entrevista de saída. Ao rever e melhorar o conteúdo e a estrutura da entrevista de saída, juntamente com seus próprios processos internos, você pode aumentar substancialmente suas taxas de participação.

Finalmente, considere a possibilidade de que uma entrevista real em pessoa com um membro da equipe de RH possa não só melhorar suas taxas de participação, mas fornecer informações melhores. Você não pode subestimar o valor do questionário de acompanhamento.

Veja as perguntas recomendadas para a entrevista de saída.