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Se você usou um ou mais de seus veículos para ganhar renda comercial ao longo do ano passado, você pode reclamar as despesas relacionadas como uma despesa de negócios em seu imposto de renda nos EUA e no Canadá usando um log de milhagem. (O que as despesas do veículo a motor podem ser cobradas no imposto de renda? Detalhes sobre as despesas que você pode reivindicar e como reivindicá-las.) Mas, como sempre, se você quiser deduzir essas despesas, você deve ser capaz de comprovar sua reivindicação com evidência no forma de um livro de registro de quilometragem de automóveis.
Como manter um registro de quilometragem
Tanto o Internal Revenue Service (IRS) quanto a Agência de Receita do Canadá (CRA) afirmam que manter um diário de registro de viagens de negócios mantido durante um ano inteiro é o melhor evidência que você possa ter para suportar as reivindicações de despesas de veículos a motor.
As seguintes informações devem ser registradas no diário de bordo cada vez que o veículo é usado para fins comerciais:
- a data,
- o ponto de partida,
- o destino,
- o propósito de sua viagem;
- a quilometragem de partida do veículo,
- a quilometragem final do veículo,
- o total de milhas (ou quilômetros no Canadá) conduzidos.
Sample Mileage Log
Os livros de registro de quilometragem normalmente estão disponíveis em lojas de suprimentos de escritório ou você pode usar o seguinte modelo que pode ser copiado para um documento do Office Word, Excel ou similar, selecionando o texto e usando copiar / colar (usando Windows, descreva o texto a ser selecionado com o mouse e pressione CTRL-C para copiar e CTRL-V para colar).
| Data | Comutação de milhagem | Fim de milhagem | Quilometragem Total | Objetivo de negócios | Parque $ | Tolls $ | Outros $ |
| < | Rastreamento automático de quilometragem |
A entrada manual de informações de viagem em um livro de registro é tediosa, especialmente se você faz muitas viagens de negócios. Felizmente, existem vários aplicativos de rastreamento de quilometragem disponíveis para smartphones Apple e Android que utilizam o GPS para manter o controle de cada quilômetro / quilômetro orientado para fins comerciais.
Por uma pequena taxa mensal, o aplicativo registrará suas informações de viagem de negócios e permitirá que você baixe um resumo de milhagem sua declaração de imposto. Alguns dos aplicativos de rastreamento de quilometragem mais populares incluem:
MileIQ (IOS e Android)
- Registro de despesas de quilometragem (somente IOS)
- TripLog (IOS e Android)
- Uso comercial versus pessoal
Tanto o O IRS e o CRA estão vigilantes quanto a pedidos excessivos de uso comercial de veículos pessoais - alegando que a maioria ou a totalidade da milhagem de seu veículo para uso comercial é uma maneira segura de atrair um escrutínio extra das autoridades fiscais e uma possível auditoria.(Veja 10 bandeiras vermelhas que obterão suas pequenas empresas canadenses auditadas.)
Portanto, quando chegar a hora de reivindicar as despesas de negócios de seus veículos motorizados, você precisará saber quantas milhas ou quilômetros não relacionados ao negócio você dirigiu e a maneira mais fácil de fazer isso é descobrir quantas milhas ou quilômetros totais que você conduziu ao longo do ano comparando a leitura do odômetro do seu veículo no final do ano fiscal com o que era no início do ano.
Então, uma vez que você tenha seus dados para o ano, para calcular a demanda de despesas de veículos motorizados, você precisa contar todas as milhas / quilômetros que você conduziu para uso comercial ao longo do ano.
Seu uso pessoal é então a quilometragem total do ano menos a quilometragem de negócios.
Boas notícias para os contribuintes canadenses - Você pode usar um registro de quilometragem de CRA simplificado como prova
A Agência de Receita do Canadá agora permite que pessoas de pequenas empresas reduzam sua manutenção de registros de registro e usem um diário de prova de amostra de três meses para extrapolar negócios durante todo o ano.
Para usar um diário de bordo simplificado:
Você deve ter mantido previamente um registro de milhagem por um ano completo para estabelecer o uso comercial de um veículo no ano base.
- Você deve ter mantido este diário de bordo por um ano completo em 2009 ou um ano posterior.
- O uso comercial do seu veículo para o ano em que você está usando o diário de bordo simplificado deve estar dentro de 10% dos resultados do seu uso comercial do seu veículo que você registrou para o ano base.
- A CRA também diz que as empresas terão que mostrar que o uso do veículo no ano base continua representativo do seu uso normal.
Todas essas coisas sendo verdadeiras, você poderia manter um diário de bordo por apenas três meses e, em seguida, calcular o uso comercial do veículo multiplicando o uso comercial, conforme determinado no ano base pela proporção do período de amostra e período do ano base, usando esta fórmula:
(Período do ano de amostra% ÷ Ano do ano base%) × Ano base anual% = Uso comercial calculado anual
Observe que, para isso, você terá que saber qual é sua empresa A porcentagem de uso foi para o período específico de três meses do ano em que você está usando como um ano base para que você possa compará-lo ao seu novo período de ano de amostra.
Então, se, por exemplo, eu mantive um registro de milhagem de CRA simplificado para janeiro, fevereiro e março do último ano fiscal, eu também preciso saber o que minha porcentagem de uso comercial do meu veículo foi em janeiro, fevereiro e março durante meu ano base quando eu mantive um registro de milhagem durante todo o ano.
Aqui está um exemplo:
Suponha que eu mantive um diário de bordo simplificado para os primeiros três meses do ano e acho que o uso da porcentagem de uso do meu negócio é de 64%.
Eu volto ao meu total completo anotamento de quilometragem para o ano fiscal de 2015, que eu escolhi usar como meu ano base, veja os registros de janeiro, fevereiro e março e ache que meu negócio use A porcentagem do veículo durante esse período foi de 68%. Minha porcentagem de usar meu veículo para fins comerciais para todo esse ano base foi de 70%.
Então, aplicando a fórmula para extrapolar meus três meses de dados no meu diário de bordo simplificado para cobrir todo o ano:
(64% ÷ 68%) x 70% = 65%
Então 65% é o anual uso comercial da porcentagem de veículo que eu reivindico usando meus dados de diário simplificados - uma cifra que será aceitável para a Agência de Receita do Canadá porque está dentro da faixa de variação permitida de 10%.
Para obter mais detalhes sobre reivindicar despesas comerciais relacionadas ao uso de seu veículo para ganhar renda comercial, veja quais as despesas com veículos a motor podem reclamar no imposto de renda no Canadá?
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