Como gerenciar as horas extras de forma mais eficaz

Não só as horas extras se classificam como uma das maiores despesas em curso para a maioria das empresas, mas o gerenciamento correto (ou incorreto) de horas extras pode significar a diferença entre processos mais baixos, baixa moral e vulnerabilidade a mudanças em regulamentos de horas extras.

Durante os últimos anos de tempos econômicos tênues, muitos funcionários estão ansiosos para se provar como trabalhadores difíceis que não se queixam de trabalhar um pouco de tempo extra - sem necessariamente incluir alguns ou todos eles em suas planilhas de tempos.

E muitos empregadores concordaram tácita (ou explicitamente) com essa atitude. Ashley Dinsdale, um comprador da Macy's que trabalha mais de 50 horas por semana, diz: "Os despedimentos ocorreram no escritório do meu empregador anterior. Agora, entrei cedo e envie e-mails para que eles saibam que estou lá. "

No entanto, as empresas não devem ver esse tipo de comportamento como uma coisa boa. Ao fechar os olhos ou encorajar esse tipo de comportamento no front-end pode ter repercussões financeiras desastrosas, caso esses mesmos funcionários decidam prosseguir ações legais por classificação errada ou tempo trabalhado sem pagamento. De acordo com a National Employment Lawyers Association, as disputas trabalhistas e salariais aumentaram 77% desde 2004 (não coincidentemente, 2004 foi a última vez que a DOL revisou a Fair Labor Standards Act.) Com novos regulamentos de horas extras no horizonte, os empresários devem esperar veja outra onda de disputas salariais e trabalhistas.

Em apenas 2014, o Departamento de Trabalho ordenou que empresas em todo o país pagassem quase US $ 241 milhões em salários atrasados ​​devido à classificação errada dos funcionários (na tentativa de evitar o pagamento de horas extras), pedindo ou encorajando os funcionários a trabalhar mais de 40 horas por semana sem pagamento, ou encorajando os funcionários a responderem a e-mails, textos e telefonemas fora de horário - sem pagamento.

Dos funcionários do EMS em Charleston para os profissionais de saúde em Santa Bárbara, para gerentes em lojas de artigos esportivos, novas ações judiciais estão aparecendo diariamente.

O que você pode fazer para administrar as horas extras de forma mais eficaz para proteger sua empresa e funcionários? Estas quatro dicas de especialistas ajudarão a evitar grandes dificuldades e surpresas quando se trata de gerenciar horas extras.

1. Acompanhe o tempo do empregado.

O trabalhador americano médio, de acordo com o Bureau of Labor Statistics, trabalha um pouco mais de quatro horas de horas extras por semana. São 208 horas por ano. Estimando um salário médio de US $ 21 por hora e meio de pagamento, o total total é de US $ 6, 552 por empregado, por ano. Com uma equipe de 20 funcionários, isso é $ 131, 040 em despesas de horas extras sozinho. O que você pode fazer para evitar surpresas quando se trata de horas extras? Um dos maiores recursos disponíveis é o rastreamento do tempo móvel que inclui alertas para informar os funcionários e gerentes quando os limites das horas extras estão invadindo.O acompanhamento do tempo do funcionário também permite que os gerentes e os empresários vejam e abordem padrões de toda a empresa, e no nível individual de funcionários quando se trata de horas extras. Um empregado está constantemente acumulando horas extras a cada semana? Será que isso decorre de falta de pessoal, cargas de projetos pesados ​​ou um funcionário que tem tempo extra em suas mãos e goza da colisão no pagamento? Com uma visão geral do tempo gasto (e como está sendo alocado para projetos diferentes), os gerentes podem tomar decisões informadas quando se trata de recursos e horas extras. E não se afaste das horas de rastreamento apenas para funcionários horários.

Saber exatamente quantas horas todos estão contribuindo é fundamental para fazer escolhas inteligentes e rolar com as próximas mudanças federais de regulação de horas extras.

O rastreamento de tempo também evita o arredondamento de planilhas (o que tipicamente acontece de forma inocente, mas geralmente cai no favor do empregado. A associação de US Payroll estima 10 minutos por turno por empregado). Certifique-se de que o sistema que você escolhe ajuda você a cumprir DCAA e DOL, para se proteger com registros fáceis de encontrar no caso de auditorias governamentais ou disputas trabalhistas.

2. Faça uma análise difícil da classificação do empregado.

Você deve estar ciente de que, se o seu empregado é assalariado, mas faz menos de 23, 660 por ano, você ainda precisa pagar horas extras - e esse limite está à beira de aumentar consideravelmente. Para não mencionar, classificar um empregado como isento com um salário abaixo de US $ 23, 660 por ano ou em uma posição que não reúna os requisitos para o status de isenção simplesmente para evitar ter que pagar horas extras não é uma estratégia sólida. Uma parcela significativa dos processos trabalhistas que estão em ascensão desde 2004 decorre de classificação errada e reparação para pagamentos atrasados ​​em horas extras por horas extras trabalhadas sem pagamento.

Para fins de condenação, não importa para os tribunais se você está incorretamente misclassifying ou inocentemente misclassifying funcionários; É o seu trabalho como empregador para garantir que a classificação seja correta para seus funcionários - e não finagled na tentativa de reduzir os custos. As penalidades por erros de classificação não só incluem até dois anos de pagamentos atrasados ​​por horas extras devidas, mas se você for considerado incorretamente o empregado intencionalmente, você deve três anos. Para garantir que suas classificações sejam até tabaco, avalie regularmente os deveres e o relacionamento de seus funcionários com a empresa e consulte um advogado em áreas cinzentas. Poderia aguentar um pouco para pagar a taxa legal, mas é uma pequena pitada em comparação com as possíveis consequências.

3. Comunicar as expectativas.

Uma das melhores maneiras de controlar as horas extras é melhorar a comunicação em torno do assunto. Tornar as expectativas claras para os funcionários, capacitar explicitamente os gerentes e funcionários nas expectativas, e apertar qualquer prática de qualquer pessoa que não esteja registrando horas extras "fora da bondade de seus corações. "Pode haver mais regras tácitas sobre quando gravar o trabalho para empregados horários do que os gerentes ou os empresários podem perceber, mas o trabalho sem pagamento ainda é motivo de ação legal, mesmo que a aprovação seja tácita.E não importa o quão bom os corações do seu empregado, o trabalho sem pagamento eventualmente desaparece na moral e na transparência dentro da empresa. É especialmente importante esclarecer suas expectativas em torno da tecnologia. Verificar o e-mail (e esperar que os funcionários respondam em horas extras) pode parecer bastante inócuo, mas os minutos somam. Muitas empresas esperam que os funcionários estejam disponíveis durante as horas fora da hora para a comunicação por e-mail - mas isso foi confirmado com

trabalho . Você pode ficar chocado ao descobrir quantas "horas" seus funcionários estão realmente registrando fora das horas nesta única tarefa. Katharine C. Giovanni, presidente do Triangle Concierge, diz: "Todo mundo está tentando espremer 36 horas em um dia de 24 horas. A linha inferior, a tecnologia não está ajudando porque você pode levar seu escritório com você. Então, trabalhamos o tempo todo. "Esclarecer suas expectativas em torno de e-mail e, em seguida, certificar-se de que todos - gerentes e funcionários - sejam mantidos em conformidade com os padrões que você estabeleceu. 4. Enfatize o treinamento cruzado.

Em algumas empresas, as despesas extras adicionam-se rapidamente certos indivíduos, simplesmente porque ninguém mais pode fazer o trabalho deles. Não só as horas extras se somam, mas os estrangulamentos se desenvolvem, e a largura de banda de alguns funcionários acaba maxida enquanto os outros acabam subutilizados. Enfatize o treinamento cruzado o máximo possível para espalhar o sobrecarregar e permitir que diferentes funcionários participem dos projetos à medida que a carga de trabalho aumenta ou emergem situações de emergência. O treinamento cruzado efetivo também pode melhorar o moral, capacitando mais funcionários para contribuir com projetos-chave e aliviando alguns do peso colocado sobre outros membros da equipe. O treinamento cruzado também permitirá que você seja mais flexível com o agendamento. Muitas vezes, as empresas são forçadas a agendar em torno de indivíduos com conhecimento especializado à custa de horas extraordinárias significativas. Embora não seja possível - ou ideal - atravessar o comboio em todos os deveres ou conjuntos de habilidades - identificar tarefas que podem ser facilmente aprendidas por vários funcionários podem reduzir drasticamente as horas extras, ao mesmo tempo em que aumentam a produtividade e a eficiência.

As horas extras podem ser criadas com despesas e armadilhas - mas não precisa ser assim. Gerenciando de forma pró-ativa suas horas extras, evitando surpresas e preparando-se para o futuro, pode reduzir sua despesa, proteger sua empresa de ações legais e melhorar a moral em toda a empresa.

Sobre Amy Bailey

Amy supervisiona todas as operações de finanças, recursos humanos e construção em TSheets. Ela é uma orgulhosa Idaho Vandal que passou oito anos em contabilidade pública com a Coopers & Lybrand e mais de 20 anos com empresas de tecnologia públicas e privadas de alto crescimento como Extended Systems, ProClarity, Microsoft e Silverback. Ela tem dois filhos e vive com seu marido e um Mastiff inglês chamado Scout.