Como planejar uma reunião da empresa

Parabéns! A sua empresa realizará uma reunião para um grupo de funcionários selecionados de todos os níveis da empresa. O CEO lhe deu a responsabilidade do Project Manager para o evento. Essas dicas e plano de projeto de exemplo demonstram uma maneira de um Gerente de Projeto poder abordar a construção do plano do projeto para uma reunião da empresa ou projeto similarmente complexo.

Pré-planejar o projeto

Seu primeiro passo é planejar o plano.

Você começa por discutir o evento com as partes interessadas. Se isso foi feito no ano passado, o que foi certo? O que deu errado? Quem gerenciou o projeto e eles podem ajudá-lo a evitar armadilhas este ano? Como o CEO lhe designou o projeto, o que ele / ela quer sair do evento? Quando será o evento? Onde? Qual é o orçamento?

Monte toda a informação que puder. Este será o esqueleto no qual você constrói o plano do projeto.

Construa a equipe

Que outros recursos você precisa para tornar este projeto um sucesso? Há pessoas em outros departamentos que podem ajudá-lo a tornar este evento um sucesso? O que você precisa fazer para obter ajuda? Você pode simplesmente perguntar ou precisa obter aprovação formal de seu chefe? Quanto tempo você precisa deles? Quais habilidades específicas você precisa deles para fornecer? Alguém pode fornecer essa habilidade se a pessoa que você deseja não estiver disponível?

Uma vez que esta é uma reunião de toda a empresa, como pode a ajuda de RH?

Você precisa de assistência do Departamento de Instalações? E o Departamento de Marketing? Você precisa de ajuda nessa área?

Planeje a Agenda

Depois de saber quanto tempo a reunião durará, você começa a preencher os blocos de tempo. Você precisa de um orador de abertura? Quem será? Você vai manter os participantes juntos ou você os dividirá em grupos menores para uma parte do programa?

Quantos outros falantes você precisará? Quem irá instalar as sessões menores se você sair?

O evento demorará mais de um dia? Como você vai fechar o primeiro dia? Como você reabrirá no dia dois?

Como você vai encerrar no final? Você precisa de um discurso de encerramento? Como você lida com a logística das pessoas que checam no hotel se você reservar uma?

Encontre o Espaço

Descubra quantas pessoas estão chegando. Em seguida, determine o tamanho do espaço que você precisa. Onde será realizado o evento? Existe espaço no escritório corporativo ou você precisa de um espaço maior? O CEO quer que a reunião seja realizada fora do local para que as pessoas possam se concentrar, ou ele / ela quer que ele seja ocupado no escritório para minimizar o custo?

Quais propriedades em sua área podem fornecer o espaço que você precisa? Um hotel perto do aeroporto é uma boa escolha para minimizar o tempo de viagem para as pessoas que chegam de fora da cidade ou você deve encontrar algo fora da cidade que será mais silencioso?

O que os diferentes locais cobram por suas instalações? O que eles incluem e o que você precisará comprar e trouxe? Eles vão atribuir um indivíduo para você trabalhar? Qual é a sua política de material e pessoas de fora?

Puxe-o

Tendo reunido as respostas para pelo menos a maioria dessas questões, você pode começar a montar o plano do projeto.

Lembre-se de que o que estamos mostrando aqui é a lista de tarefas do projeto, somente a estrutura de quebra de trabalho (WBS). Não inclui nenhuma das dependências entre tarefas ou as linhas de tempo. Aqueles seriam adicionados mais tarde.

Exemplo de plano de projeto da reunião da empresa

Em como planejar um projeto usando as ferramentas básicas de gerenciamento de projetos, discutimos o pensamento por trás do planejamento do projeto e o uso de habilidades de gerenciamento de projetos durante o processo de planejamento. Veja assim que uma estrutura de repartição de trabalho do plano de projeto (WBS) pode procurar um projeto para planejar uma reunião de empresa:

1. Pré-Plano O Projeto

1. Determine o orçamento
2. Comente com o CEO para estabelecer os objetivos do projeto
3. Entre em contato com o Gerenciador de Projeto anterior (PM) para obter dicas
4. Determine a lista de partes interessadas
5. Entre em contato com as partes interessadas para entrar.
6. Estabeleça a data preferida para o evento
7. Determine quantos oradores / apresentadores são necessários
8. Determine quantos funcionários de suporte são necessários
9. Determine quantos funcionários participarão
10. Listar locais possíveis para o evento > 2. Construa a equipe do projeto

Obter representante do Marketing

1. Obter representante da HR
2. Veja se as compras serão atribuídas a alguém para ajudar
3. Peça à Susan para lidar com todos os detalhes dos falantes
4. Obter representante das Instalações > Programe equipe de projeto pontapé inicial reunião
5. 3. Desenvolver a Agenda
6. Plano 3a Dia 1

Definir hora de início

Definir hora, organizar o local e pessoal para registro

1. Definir duração da sessão da manhã
2. Definir o comprimento das palestras
3. Calcular o número de falantes necessário para a sessão da manhã
4. Recrutar alto-falantes
5. Planejar intervalo da manhã (tempo e comprimento)
6. Organizar a atualização da sala de conferências durante a interrupção (água, lixo, etc.)
7. Planejar o almoço (tempo, comprimento , localização, menu, quem paga)
8. Planeje a sessão da tarde (comprimento, número de alto-falantes)
9. Recruta os oradores da tarde
10. Plano Dia Um fechando (tempo, quem, comprimento)
11. 3b Plano Dia Dois > Definir hora de início
12. Definir duração da sessão da manhã

Calcular o número de falantes necessários para a sessão da manhã

1. Recrutar altifalantes
2. Planejar a pausa no meio da manhã (tempo e comprimento)
3. Organizar a atualização da sala de conferências durante break (água, lixo, etc.)
4. Planeje o almoço (tempo, comprimento, localização, menu, quem paga)
5. Planeje a sessão da tarde (comprimento, número de falantes)
6. Recruta a oradores da tarde
7. PlanoDiscurso de encerramento (tempo, quem, comprimento)
8. Organizar o tempo de check-out com o hotel
9. 4. Planeje o Espaço
10. Determine o número de participantes
11. Planejar o arranjo de assentos (linhas versus tabelas)

Calcular espaço necessário

1. Investigue locais disponíveis com essa quantidade de espaço (custos, localização, serviços incluídos) > Contar número de falantes cada dia e total
2. Determinar número e tipo de pessoal de suporte necessário
3. Descubra quantos participantes / falantes / funcionários precisarão de salas
4. Negociar custos e datas com locais disponíveis
5. Assinar contrato com a localização selecionada
6. 5.Publicize o Evento
7. Finalize todos os detalhes com o local do evento
8. Certifique-se de que os participantes sejam notificados
9. Notificar todos os falantes do tópico e da apresentação / dia

Notificar todas as equipes de suporte de funções e turnos

1. Obter RSVPs dos participantes
2. Notificar os participantes de substituição conforme necessário
3. 6. Seguir
4. Obter discursos preliminares de todos os oradores
5. Revisar os discursos finais
6. Obter tags de nome para todos os participantes, palestrantes, funcionários

Comprar materiais e brindes para os participantes

1. Reconfirmar com o local do evento
2. 7. Revise e avalie
3. envie uma pesquisa de satisfação a todos os participantes
4. envie uma pesquisa de revisão a todos os oradores
5. envie obrigado a todos os palestrantes e funcionários

mantenha reunião de encerramento com a equipe do projeto

1. planejamento adicional > A estrutura de repartição do trabalho do plano do projeto (WBS) acima mostra uma amostra para o planejamento de uma reunião da empresa. É apenas um esboço. A equipe do projeto ainda precisaria trabalhar nesses itens e expandir muitos deles. Além disso, eles precisam trabalhar no tempo necessário para cada tarefa, a importância relativa das tarefas e as inter-relações / dependências entre tarefas.