Vídeo: Como Fazer uma Ata de Reunião Simples | ???? Sala de Reunião 2026
Mesmo as reuniões de negócios mais pequenas exigem um planejamento adequado para garantir que todas as necessidades e objetivos sejam atendidos para todos os envolvidos. Para ser eficiente, há uma ordem de operações que deve ser seguida para evitar que os detalhes escorregem pelas rachaduras. Listados abaixo são 8 etapas essenciais a seguir para planejar sua próxima pequena reunião.
Escolha seu tópico e localização
Este passo representa as duas variáveis que seu público quer saber antes de qualquer outra coisa.
O "onde e o porquê" da reunião impactarão instantaneamente quem será convidado e se eles participarão ou não.
O local escolhido afeta a reunião geral e afeta as outras decisões que você precisará fazer ao planejar o evento.
Identificar participantes
Uma grande parte da execução de uma reunião focada e produtiva é evitar distrações, e isso significa limitar convidados para os principais tomadores de decisão. Existe uma tendência na cultura corporativa para incluir todas as partes relacionadas nas comunicações, mas você pode aumentar a produção, eliminando associados que podem diminuir o progresso com discussões sem importância. Em vez de convidar participantes sem direito a voto, incentive os participantes principais a conversar com seus subordinados antes de chegarem à reunião.
Oferta Três datas e tempos
Tenha cuidado com a forma como você perguntar sobre a disponibilidade de cada participante. É fácil abrir uma caixa de "Pandora" de problemas quando se trata de agendar uma data mutuamente benéfica para sua reunião.
Uma maneira de evitar isso é oferecer algumas datas e horas, então pergunte a cada pessoa qual delas funciona melhor. Se você tiver sorte, uma das datas combinará para todos. Caso contrário, não tenha medo de perguntar os valores atípicos se eles podem ajustar seu calendário para acomodar a maioria.
Criar um Itinerário
É crucial ter um cronograma para quais tópicos serão discutidos juntamente com quem liderará cada segmento da reunião.
Os planejadores podem precisar procurar o conselho dos principais executivos para criar com precisão um itinerário. Uma vez concluído o primeiro rascunho, ele deve ser submetido ao grupo para aprovação.
Discutir necessidades de apresentação
Existem muitas maneiras diferentes de apresentar ideias para o grupo e cada orador programado terá sua própria preferência. A funcionalidade do PowerPoint, o acesso à internet e os quadros brancos são apenas alguns dos componentes que você precisará providenciar. Seja pró-ativo ao solicitar esses detalhes e acompanhe-os para confirmar alguns dias antes da reunião.
Agenda Catering
A chave para pedir alimentos para pequenas reuniões é manter o menu funcional. Você não quer que o catering interfira com qualquer aspecto do negócio em mãos, então evite refeições excessivamente formais, se possível.Se um almoço sentado for solicitado, tente reservar um quarto adjacente para a refeição para que os participantes possam voltar para a reunião o mais rápido possível.
Enviar detalhes finais
Aproximadamente sete dias antes do evento, você deseja enviar uma cópia final do itinerário e detalhes para cada participante. Isso deve incluir tudo o que foi encomendado para o dia. Inclua também instruções, informações de estacionamento, números de sala e contatos de emergência.
Se você estiver trabalhando com executivos, copie seus assistentes administrativos no e-mail também.
Dia da reunião
Como planejador da reunião, é seu trabalho garantir que o evento seja iniciado com sucesso. Claro, você vai querer chegar no local cedo para inspecionar a sala e se encontrar com os coordenadores de catering e A / V. Dependendo da localização, você também pode querer postar a sinalização para que todos encontrem o caminho para a sala.
E você o tem - oito passos relativamente simples para o planejamento de uma pequena reunião bem-sucedida.
Executar cada passo, obviamente, levará tempo e diligência de sua parte, mas comunicar seus planos para os participantes é metade da batalha. Quanto mais pessoas sabem o que esperar da reunião, mais preparadas serão para começar a trabalhar.
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