Como provar suas deduções fiscais de negócios

STOP! Antes de apresentar sua declaração de imposto de negócios com o IRS, pergunte a si mesmo: se eu tivesse que provar essas deduções, eu poderia fazê-lo? Se você não tem certeza, leia este artigo.

A linha inferior é: se você não pode provar isso, não deduza.

É ótimo poder tirar deduções fiscais para todas as despesas de sua empresa, mas é ainda melhor poder provar essas deduções em uma auditoria do IRS. Se você tiver um preparador de imposto competente, esta pessoa pedirá para ver toda a documentação sobre suas deduções fiscais.

Então, antes de ir ao seu preparador de impostos com a sua papelada (NÃO em uma caixa de sapatos, por favor!)

Neste artigo, analisaremos algumas despesas comerciais simples, sempre perguntando ao pergunta: "Como posso provar que esta é uma despesa comercial real?" E sempre estaremos olhando essas transações do ponto de vista do IRS e seu preparador de impostos.

O fato mais importante de se lembrar é que você DEVE mostrar não só que a transação ocorreu, mas que foi para um PROPÓSITO DE NEGÓCIO.

Comprar Propriedade ou Pagar despesas

Você compra uma impressora tudo-em-um da Best Buy para sua empresa. Você escreve um cheque da sua conta comercial ou usa seu cartão de crédito comercial. Então, isso basta para mostrar que é uma despesa comercial, certo? Na verdade não. Salvar seu cheque cancelado ou o recibo do seu cartão de crédito é apenas uma parte da sua prova. O cheque cancelado não mostra o que você comprou. Usar um cartão de crédito é melhor, porque o recibo mostra a compra.

Incluindo o recibo do caixa registrador com seu cheque cancelado também é necessário, para mostrar o que você realmente comprou.

Pagando de uma conta pessoal

Pagar despesas da sua conta bancária ou de um cartão de crédito comercial funciona da mesma maneira. Claro, você deve usar uma conta separada de negócios ou uma conta de poupança ou um cartão de crédito comercial.

Enquanto o uso de suas contas pessoais não é necessariamente um problema, torna mais difícil provar que esse cheque pessoal foi usado para fins comerciais.

Quando você inicia seu negócio pela primeira vez, talvez seja necessário usar uma conta pessoal para alguns itens. Por exemplo, eu recentemente formei uma nova LLC e eu tive que usar um cheque pessoal para o registro no meu estado. Quando você usa uma conta pessoal para uma finalidade comercial, certifique-se de ter uma abundante documentação. Nesse caso, eu imprimi um recibo do secretário de estado do estado que mostrou que eu paguei por um registro da LLC. Nesse caso, era bastante difícil acreditar que isso fosse para uso pessoal.

Usando registros de despesas

Algumas despesas são mais difíceis de provar do que outras. Os dois grandes exemplos disso são as despesas de viagem, incluindo a quilometragem e a propriedade listada.Em ambas as circunstâncias, a melhor maneira de satisfazer a demanda do IRS para a prova de despesas é manter um registro.

O IRS prefere a prova "na época". Ou seja, uma nota que você faz em um recibo de despesas ou recibo ou log de milhagem no momento em que o dinheiro é gasto é melhor que uma lista que você escreve no final do ano.

Manter um registro de milhagem é, eu sei, manter um registro de milhagem é uma grande dor. Isso significa que toda vez que você entrar no seu carro (não importa se o negócio pagou pelo carro, por sinal), você deve gravar:

A data
A quilometragem
Onde você foi > O objetivo - comercial ou pessoal - o mais especificamente possível.
Se você quiser facilitar, anote a milhagem no carro em 1º de janeiro do ano, e então anote a milhagem somente para fins comerciais.

Para deduzir despesas de milhagem de negócios, usando a dedução de milhagem padrão ou despesas reais, você deve mostrar que você usou o carro pelo menos 50% do tempo para negócios.

Uma dica: se você estiver conectado ao seu smartphone,

tente um aplicativo de milhagem ou aplicativo de despesas. Isso irá poupar muito papel e manter seu registro de despesas on-line. Finalmente, lembre-se de que

viagem de deslocação (indo para frente e para trás para o trabalho) não é considerada uma despesa de viagem dedutível. Enquanto você pode acompanhar as despesas de deslocamento, não as inclua no seu registro de viagens de negócios. Usando recibos de viagem de negócios

Além de um registro de quilometragem, se você viajar para negócios, você precisará acompanhar os recibos de despesas.

Essas despesas, como a milhagem, são examinadas de perto por um auditor do IRS, porque é fácil incluir despesas de viagem pessoais com viagens de negócios.

A melhor maneira de provar as despesas de viagem de negócios (incluindo hotéis, vôos, carros de aluguel, refeições e entretenimento) é usar um cartão de crédito (usando seu cartão de visita, é claro) com notas adicionais sobre a finalidade comercial. Faça a nota no momento em que você incorre na despesa. Você também pode usar um planejador de dia, um livro de compromisso ou um calendário para anotar eventos de viagem de negócios e, em seguida, empatá-los com seus recibos.

Comprar Propriedade Listada

Vamos dar uma olhada naquela impressora tudo-em-um que você comprou. A impressora também pode ser usada para impressão pessoal, e o IRS categoriza esses tipos de propriedade como propriedade listada. Eles estão em uma lista porque podem ser usados para fins pessoais ou comerciais. O IRS exige um maior grau de prova de uso comercial.

Você deve documentar especificamente como você usa a propriedade listada. A melhor maneira é manter um registro com a peça de propriedade (como o registro de despesas descrito abaixo). Toda vez que você usa a impressora ou outra propriedade listada, anote a data, o uso (número de cópias, por exemplo), o trabalho específico (cópias de impressão de uma brochura para negócios) e se o uso é comercial ou pessoal. associado à impressora, como cartuchos.

No final do ano, você deve mostrar o uso de porcentagem para as empresas e, em seguida, atribuir essa porcentagem aos custos.Por exemplo, se você achar que você usou a impressora 60% do tempo para negócios, você pode levar 60% dos custos como uma dedução de negócios.

Como lembrança, se você tiver a propriedade no local da sua empresa (NÃO o seu escritório em casa), você não precisa manter um registro. Todo o uso em um local de negócios é assumido como sendo para fins comerciais.

Usando declarações de conta Digamos que você perdeu o recibo do cartão de crédito ou você não tenha o cheque cancelado para essa compra de impressora. Você pode usar um extrato bancário ou declaração de cartão de crédito para comprovar uma compra de negócios, mas você também precisará verificação adicional, de um livro de compromisso, calendário ou planejador de dia.

Não existe uma coisa como Demasiada Prova

Se houver alguma dúvida sobre se alguma despesa é para fins comerciais, é melhor ter várias maneiras de provar a despesa.

Seu sistema de registros comerciais

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