Avaliando o software de folha de pagamento para sua pequena empresa

Você está tirando o cabelo sobre a folha de pagamento? Fazer sua própria folha de pagamento, mesmo para apenas um funcionário, tem muitas armadilhas para o proprietário da pequena empresa. Há muito o que saber, e manter-se com muitos regulamentos fiscais de folha de pagamento federais, estaduais e locais é uma dor. Além disso, você tem prazos para atender, para pagamentos e relatórios para todas essas agências.

Não é de admirar que muitas pequenas empresas se voltem para serviços de folha de pagamento para essas tarefas.

Mas qual serviço de folha de pagamento é o melhor?

O que são os serviços de folha de pagamento?

Existem dois tipos de serviços de folha de pagamento: serviços on-line e (por falta de um termo melhor) serviços pessoais. Os serviços on-line podem ser aplicativos ou baseados em linha. Os serviços pessoais são uma empresa de propriedade de um indivíduo que pode fazer folha de pagamento on-line ou quem pode ser local.

O processo de avaliação funciona da mesma forma para ambos os tipos de serviços de folha de pagamento. Mas este artigo se concentrará nos serviços on-line. Aqui estão alguns recursos que você deve levar em consideração:

Quanto custa um serviço de folha de pagamento on-line?

A primeira coisa que os empresários perguntam ao procurar um serviço de folha de pagamento é: "Quanto custa?" Embora o custo seja importante, outros fatores são tão importantes.

Considere o custo do serviço agora e no futuro. Se você tem uma empresa muito pequena com apenas um ou dois funcionários, você pode querer limitar seu custo usando um serviço escalável, no qual o custo é mínimo para apenas alguns funcionários e aumenta quando você adiciona funcionários e serviços.

Para a maioria dos serviços de folha de pagamento que eu olhei, o custo é por mês, então você pode mudar a qualquer momento. A maioria baseia o custo no número de funcionários. Alguns oferecem uma opção 1099 para pagar contratados, fornecedores ou freelancers. (Você encontrará uma lista resumida com custos no final deste artigo.)

Os custos vêm em dois níveis para alguns dos serviços: um serviço básico que apenas calcula e entrega cheques de pagamento, talvez com um serviço W-2 e uma opção de serviço completo que também faz o depósito e pagamento de impostos sobre os salários e arquivamentos de impostos, incluindo o Formulário 941 (o formulário de relatório de imposto sobre a folha de pagamento trimestral).

O que deve incluir um serviço de folha de pagamento completo?

1 . Configuração, Treinamento e Painel. O sistema deve ser fácil de configurar. Você deve ter um painel para guiá-lo através de processos e permitir que você controle atividades como depósitos e depósitos de cheques de pagamento. O treinamento deve ser simples, com bons vídeos para ajudá-lo a trabalhar com os vários processos. Qual nível de conhecimento de folha de pagamento eles assumem que você tem? A maioria dos proprietários de empresas tem pouco conhecimento, então seu serviço deve fornecer conhecimento básico detalhado sobre termos de folha de pagamento, cheques de pagamento e registros.

2. Paychecks . Cada um desses sistemas permite que você insira as informações para cada funcionário, incluindo o formulário W-4 para a retenção de imposto de renda federal e outras informações necessárias para preparar cheques de pagamento. Os sistemas devem permitir que você escreva cheques impressos ou tenha cheques depositados diretamente (o melhor caminho). Verifique com seu banco seus requisitos.

3. W-2. Seu serviço deve fornecer-lhe formulários W-2 , o formulário anual de informações sobre salários e informações tributárias que você deve dar aos funcionários em janeiro. A opção de serviço completo também deve arquivar esses formulários com a Administração da Segurança Social para você no momento apropriado.

4. Arquive e deposite impostos sobre folha de pagamento. Este é provavelmente o serviço mais importante.

Ter alguém arquivar e pagar esses impostos é uma grande responsabilidade. Um sistema de serviço completo deve arquivar todos os documentos relevantes de imposto de folha de pagamento e de imposto de trabalho para você. Eles devem fazer pagamentos em seu nome com as agências reguladoras federais, estaduais e locais apropriadas. Os formulários devem incluir o Formulário 941 - Declaração de salários e tributos trimestrais e formulários de impostos de desemprego federais e estaduais.

O serviço também deve acompanhar os impostos de folha de pagamento estaduais e locais, o que é uma grande ajuda se você tiver funcionários trabalhando em diferentes cidades e estados.

Que outros recursos devo esperar?

Garantias fiscais. Seu serviço deve garantir que os formulários fiscais serão enviados antes de todos os prazos e que os pagamentos serão feitos a tempo, de modo que você não incorre em multas ou penalidades. O serviço deve concordar em pagar multas ou multas por depósito tardio ou pagamento.

Se eles não fizerem essa garantia, não as use.

Acessibilidade móvel. Você deve poder acessar o painel e fazer alterações, enviar informações em seu computador, celular ou tablet, ou mesmo chamar informações.

Self-service do empregado. Alguns desses serviços têm um painel que os funcionários podem fazer logon e obter informações sobre os salários recebidos no ano. Eles podem ser capazes de alterar a informação W-4 online.

Integração com seu sistema de contabilidade. Ter seu serviço de folha de pagamento se integrar com seu sistema de contabilidade economiza tempo e dinheiro. Intuit Payroll só é vendido com o QuickBooks Online, então esta pode ser uma boa opção para você, se você já tiver QBO. O software Patriot possui um sistema de contabilidade que você pode adicionar ao seu serviço de folha de pagamento.

Outras perguntas importantes a serem feitas

Suporte e serviço. Este é realmente importante. As coisas acontecem e as folhas de pagamento devem ser executadas em horários específicos. Você precisa saber que seu serviço está disponível e útil.

O nível mais alto de atendimento é o telefonema. Quais horas a mesa de ajuda tem?

O segundo nível mais alto é o bate-papo. Quais são as horas deles?

O terceiro nível é o email. Quão rápido o seu serviço responde aos e-mails?

Durante o período de teste ou nos primeiros 30 dias, verifique se você faz contato várias vezes para avaliar o suporte fornecido.

Atualizações. Os regulamentos fiscais de folha de pagamento e as taxas de imposto estão sempre mudando.Ao avaliar sistemas, pergunte como eles atualizam seu software e como eles comunicam essas atualizações para você.

Segurança. Quão seguro é seu sistema? Está na nuvem (provavelmente)? Com que frequência eles fazem backup?

Outros serviços adicionais que você pode querer

1099 Service. Alguns desses sistemas possuem um complemento (por custo extra) que permite que você pague trabalhadores contratados, vendedores e freelancers e emita 1099-MISC formulários para eles (semelhante aos formulários W-2 para funcionários). O serviço também deve fornecer a apresentação de formulários 1099-MISC com o IRS.

retenção de segurança . Se você está pagando não empregados, talvez seja necessário que a retenção de retenção seja retirada de seus pagamentos. Se você tiver o serviço 1099, seu serviço deve ser capaz de fazer isso e emitir relatórios.

Onde verificar os serviços potenciais

Quando reduziu a sua seleção para alguns serviços, confira-os. Verifique classificações on-line, mas não dependa demais delas. Um melhor lugar para verificar é o Better Business Bureau. Veja quais reclamações foram apresentadas contra esta empresa e como elas foram resolvidas.

O que alguns serviços de folha de pagamento devem ser considerados?

Você encontrará muitos serviços de folha de pagamento se você pesquisar online. Aqui estão apenas alguns para começar sua busca. Eu selecionei a opção de serviço completo para cada um.

I ntuit Full Pay Pay. Este serviço é um complemento para QuickBooks Online. O preço depende da versão do QBO que você deseja e do nível de serviços de folha de pagamento que você precisa. O preço é mensal.

Patriot Payroll Software . Seu sistema de folha de pagamento de serviço completo começa em US $ 25 por mês para um funcionário, aumentando com o número de funcionários.

Paychex. Seu sistema é baseado em números de funcionários. Eles exigem uma oferta escrita de um potencial cliente antes de divulgar informações de preços.

Gusto : O preço deles é o preço base de US $ 39 por mês mais US $ 6 por mês por pessoa (suponho que isso significa que cada pessoa está sendo paga).

ADP possui três níveis de folha de pagamento, incluindo recursos humanos. Nenhum preço estava disponível.

Como experimentar um sistema de folha de pagamento

Um último problema: o problema de experimentar esses sistemas é que eles exigem que você "vá ao vivo" e que não pode emitir cheques de pagamento mais de uma vez. Patriot e Gusto têm versões de demonstração que você pode tentar. A ADP tem dois meses gratuitos de folha de pagamento, mas isso significa que você cometeu depois de executar dois meses com o sistema deles.