Empresas de lei podem contabilizar clientes repositórios em QuickBooks

As boas práticas contábeis são uma das tarefas administrativas mais importantes que os advogados enfrentam no gerenciamento de suas práticas legais. Se você é um praticante único, possui uma pequena prática legal ou um parceiro em uma grande empresa, você tem as mesmas responsabilidades contábeis que todos os outros advogados. Embora a complexidade de suas tarefas de contabilidade e contabilidade possa mudar com o tamanho de sua prática, os princípios contábeis básicos permanecerão os mesmos.

Na verdade, você será obrigado a seguir as regras e regulamentos do seu estado em relação à sua contabilização de fundos de clientes. Uma vez que estas regras variam de estado para estado, você deve ter certeza de se familiarizar com os regulamentos do seu estado nesta área. No entanto, se você ou seu escritório de advocacia usar o QuickBooks em sua prática, a seguinte sugestão pode ajudá-lo a acompanhar os pagamentos ou retentores avançados que você recebe de seus clientes.

Como configurar a conta do Cliente Retentor

Alguns estados podem permitir que os retentores dos clientes sejam contabilizados separadamente nos registros contábeis, mas que os fundos sejam depositados na conta bancária operacional da empresa de advocacia . Outros estados exigem o uso de contas fiduciárias, onde os retentores do cliente não são apenas contabilizados separadamente, mas mantidos em uma conta bancária separada da conta operacional da sua empresa usada para as despesas comerciais do dia-a-dia. Alguns advogados fizeram as regras da American Bar Association.

As etapas a seguir podem ser usadas quando seus clientes pagam com antecedência e quando seu estado permite que você deposite os fundos na conta corrente de sua firma de advocacia.

1. Vá para o menu List .
2. Selecione Gráfico das contas .
3. Clique no botão Conta .
4. Selecione Novo .
5. Selecione Outros tipos de conta .
6. Selecione Outras responsabilidades atuais .
7. Clique em Continuar .
8. A janela Adicionar nova conta será exibida.
9. No campo Nome da conta , digite Cliente Retainers .
10. Clique em Salvar e Fechar para concluir o processo.

Uma vez que os retentores não são obtidos, você registrará um passivo por esses adiantamentos; você não deve gravá-lo como renda quando você conseguir um retentor. O retentor será reconhecido como renda quando a taxa for cobrada quando seu cliente receber serviços legais.

Como aplicar um Retainer em uma Fatura

Quando você forneceu aos seus clientes serviços legais, você pode criar uma fatura e aplicar o valor do retentor na fatura. O retentor será então subtraído do valor que o cliente lhe deve, e o retentor será movido da conta de passivo e reconhecido como receita naquele momento.

1. Vá para Página inicial .
2. Clique no ícone Criar faturas .
3. Selecione a nota fiscal personalizada da firma de advocacia na lista.
4. Clique na flecha suspensa Cliente: Trabalho e selecione um cliente da lista.
5. Clique na primeira linha na coluna Item .
6. Clique na seta drop-down e selecione um item.
7. Digite as informações de cobrança.
8. No final dos itens da fatura, insira o item Retainer (Nota: use uma Quantidade de -1 e uma taxa igual à quantidade de o retentor que você está aplicando na fatura.)
9. Clique em Salvar e fechar para criar a fatura.

Conselho Prático

Como mencionado, os escritórios de advocacia estão sujeitos a requisitos contábeis rigorosos para os fundos dos clientes. Esses requisitos variam de estado para estado. Embora todos os estados exigem que os advogados usem contas de confiança para manter fundos de clientes em determinadas circunstâncias, você precisará se familiarizar com os requisitos específicos de seus estados. Você pode ser obrigado a manter seus retentores na conta de confiança da sua empresa, ou você só pode ser obrigado a contabilizar os retentores separadamente nos registros contábeis da empresa. A diferença é que, com as contas de confiança, você deve estabelecer uma conduta ética separada para lidar com os fundos do cliente. O incumprimento dessas regras e práticas pode resultar em sanções administrativas, civis ou penais.