A documentação Importância da Documentação em Recursos Humanos

A documentação é o registro escrito e mantido de eventos de emprego. A documentação é composta por elementos governamentais e legalmente mandatados, documentos exigidos pela política e prática da empresa, documentos sugeridos pelas melhores práticas de Recursos Humanos e registro formal e informal sobre eventos de emprego.

Documentação sobre um registro de emprego

A documentação é um registro escrito das ações de um funcionário, discussão, incidentes de coaching de desempenho, violações de políticas testemunhadas, ação disciplinar, contribuições positivas, recompensa e reconhecimento, investigações, falha em cumprir requisitos e objetivos , avaliação de desempenho e muito mais.

A documentação permite que o empregador ou o funcionário conservem um registro escrito dos acontecimentos e discussões que ocorreram em torno de um evento específico. A documentação da relação de trabalho fornece um registro escrito que pode ser necessário para apoiar ações como promoção de funcionários, aumentos de salário de funcionários e ações disciplinares, incluindo rescisão de emprego.

A documentação sobre funcionários geralmente é positiva e negativa, quando necessário. É factual e não julgador. Ele descreve eventos como eles não ocorrem as opiniões e pensamentos do espectador sobre o evento. A documentação também descreve as ações que foram realizadas em instâncias notáveis, como quando você fornece reconhecimento formal de funcionários ou toma medidas disciplinares.

Lembre-se de que você precisa criar documentação tão perto quanto o incidente ocorrer o possível para que a documentação seja oportuna, detalhada e precisa.

Em um processo legal, a documentação sobre o desempenho passado de um funcionário é muitas vezes crítica para o resultado que o empregador experimenta com o evento.

Apresentar uma imagem clara do desempenho do empregado sem se concentrar exclusivamente nos acontecimentos negativos é o objetivo.

Tipos de Documentação

As políticas, os procedimentos, o manual do empregado e os planos de desenvolvimento do desempenho também são formas de documentação que registram o comportamento esperado dos funcionários e os requisitos do local de trabalho para manter um local de trabalho ordenado e justo em que os funcionários saibam o que é esperado deles .

A documentação também é o registro escrito das declarações do acusado, do acusador e das testemunhas de eventos hostis no local de trabalho que envolvem má conduta dos funcionários, como o assédio sexual.

A documentação pode ser formal e retida no arquivo pessoal do empregado. Os funcionários devem assinar esta documentação para reconhecer que receberam uma cópia e revisaram o conteúdo. (A assinatura não significa acordo com as declarações na documentação.)

Esta documentação também inclui registros permanentes como o pedido de emprego assinado, referências de emprego escritas, materiais de solicitação, como currículos e cartas de apresentação, e verificações de antecedentes. Permitindo o arquivo do pessoal do empregado, é também mantida a documentação que o formulário I-9 que verifica a elegibilidade do empregado para trabalhar na U. S., assim como registros médicos, registros da FMLA e assim por diante.

A documentação também pode ser informal como no registro de um gerente de suas discussões com um funcionário ao longo de um ano. É importante que os gerentes mantenham essa documentação em todos os membros da equipe de relatórios; nenhum funcionário deve ser destacado por causa do desempenho. (Isso pode ser interpretado como discriminação em uma data posterior.)

Uso da Documentação

A documentação de incidentes críticos, seja positiva ou negativa, também é recomendada para que os gerentes tenham um registro do desempenho dos funcionários durante um período de tempo.

A documentação é usada de outras formas nas organizações. Estes podem incluir procedimentos, instruções de trabalho e instruções de software de computador, para citar alguns, mas para fins da função Recursos Humanos, estes são os usos comuns da documentação. E, estas são instruções sobre como documentar adequadamente.

Amostras de documentação de desempenho

A documentação sobre o desempenho de um funcionário permitirá que você discipline, termine ou promova, recompense e reconheça funcionários de forma justa. Sem documentação, fazer um caso para qualquer uma dessas ações é difícil - e potencialmente arriscado para o empregador.

O empregador deve evitar qualquer possível acusação sobre o tratamento discriminatório dos funcionários.

Legalidade de lado, bons empregadores querem criar um ambiente de trabalho que seja justo, consistente e apoiando os objetivos dos funcionários e planos de carreira.

Este ambiente é suportado pela documentação profissional do gerente sobre o desempenho dos funcionários - tanto o comportamento ludatório como as ações que precisam de correção ou melhoria. Anteriormente, como documento foi discutido em detalhes. Essas amostras fornecem mais exemplos de documentação apropriada.

Amostras de documentação

Errado:

A marca geralmente está atrasada para o trabalho. Mark perde muito trabalho.

Direita:

1 de abril: Mark chamou pacientes e perdeu 8 horas de trabalho.

4 de abril: Mark chegou ao trabalho às 10 a. m. , duas horas atrasadas de sua hora de início agendada.

6 de abril: Mark marcou uma consulta médica e, em seguida, ficou em casa para ter um novo forno instalado.

12 de abril: Mark chamou pacientes e perdeu 8 horas de trabalho.

Maria não é confiável. Ela quase nunca faz o que se comprometeu a fazer.

Direito:

2 de maio: Mary prometeu que o primeiro rascunho da proposta do produto estaria disponível para revisão na reunião semanal de hoje. Mary não produziu um documento preliminar conforme o esperado. Disse que ela estava muito ocupada e as pessoas cuja ajuda ela precisava não voltaram com ela.

Gerente respondeu: qual a ajuda que você precisava? Em formação? Quem não voltou para você e o que você precisou deles?

Carl e Michael precisavam atualizar Mary sobre seu progresso.

O que está fazendo você tão ocupado que você não teve tempo de seguir seu compromisso? Faz muitos compromissos com horas limitadas para cumpri-los.

O que posso fazer para ajudá-lo?

Quando você disponibilizará o rascunho para revisão?

Essas amostras fornecem uma visão geral sobre a documentação efetiva em relação à documentação escrita incorretamente. Siga este conselho para efetivamente e legalmente documentar políticas, desempenho e eventos em seu local de trabalho.

Aviso: Por favor, note que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas quanto à precisão e legalidade. O site é lido por uma audiência mundial e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para país e país. Por favor, procure assistência jurídica, ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que suas interpretações e decisões legais sejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.