Introdução ao Módulo de compras em SAP

Introdução à compra em SAP

Empresas de qualquer tamanho usam sua função de cadeia de suprimentos para comprar itens para fabricar produtos acabados ou para fornecer serviços. Antes que um departamento de compras possa comprar material no SAP, a infraestrutura única do departamento deve ser configurada.

Para projetar uma estrutura que melhor atenda às necessidades de uma empresa, você precisa entender a estrutura organizacional da SAP e as decisões que um departamento de compras precisa fazer.

Estrutura Organizacional de Compras SAP

Todo departamento de compras é único, mas a estrutura organizacional definida no SAP permitirá que uma empresa adote as melhores práticas para maximizar os benefícios do sistema.

• Organização de Compras - Este é o nível mais alto da infra-estrutura de compras. Uma organização de compras é definida como um grupo de atividades de compras que está associado a toda ou a uma parte específica da empresa.

Se uma empresa possui uma grande quantidade de locais que são geograficamente independentes, cada área pode ter sua própria organização de compras. No entanto, uma pequena empresa com um ou dois locais só pode usar uma organização de compras.

• Grupo de Compras - O grupo de compras pode ser definido como uma pessoa ou grupo de pessoas que lidam com determinados produtos ou grupos de produtos que são adquiridos através da organização de compras.

Em organizações maiores, muitas vezes existem grupos de profissionais de compras no departamento de compras que trabalham com determinados fornecedores ou tipos de fornecedores.

Documentos de compras

Existem vários documentos de compras que são usados ​​pelos departamentos de compras no SAP.

• Requisição de compra - Se um produto é necessário através do processo de planejamento de produção, uma requisição de compra pode ser gerada. Os produtos e serviços que não fazem parte do processo de planejamento podem ser solicitados manualmente usando uma requisição de compra.

Uma requisição pode ser criada por usuários autorizados e eles quer solicitar itens de um catálogo baseado na web ou entrar requisições diretamente no sistema SAP. Se uma requisição for criada para um item que não tenha sido comprado anteriormente, um pedido de cotação pode ser criado e enviado para fornecedores existentes ou novos.

• Pedido de cotação - Se o produto não puder ser comprado no fornecedor contratado ou o preço e a qualidade não são aceitáveis, o departamento de compras pode enviar novos ou fornecedores existentes para um pedido de cotação (RFQ).

O fornecedor pode rever a RFQ e enviar seus melhores preços e condições para os itens.

• Cotação - Quando o fornecedor envia suas cotações, elas podem ser inseridas na SAP e, em seguida, o departamento de compras pode rever e comparar.

Pode haver alguma negociação com os fornecedores para a melhor cotação, onde o departamento de compras tentará obter prazos de entrega, descontos ou custos de frete mais favoráveis.

• Pedido de compra - Este é um documento comercial emitido por um departamento de compras para o fornecedor, que identifica o produto ou serviço exigido, as quantidades e o preço negociado que o fornecedor e departamento de compras concordaram.

É possível configurar o sistema para que um fornecedor tenha que reconhecer que recebeu o pedido.

Além disso, é possível exigir que os fornecedores enviem um aviso de envio avançado, de modo que seja possível saber quando os itens devem ser entregues.

• Contratos - Em vez de uma única ordem de compra com um fornecedor, é possível criar um contato onde o fornecedor concorda em enviar uma certa quantidade de itens durante um determinado período de tempo.

Além disso, o contrato pode ser um contrato de valor em vez de uma quantidade; o contato é para uma quantidade total de bens comprados ao longo de um determinado período.

• Acordo de agendamento - Este acordo com o fornecedor significa que haverá um contrato para fornecer os itens em intervalos programados ao longo de um período de tempo.

A função de compras da SAP foi projetada para que seus usuários possam ajudar suas organizações a fornecer aos clientes os pedidos que esses clientes desejam, quando esses clientes querem essas ordens - e realizam isso, gastando o menor estoque possível.

Este artigo SAP Purchasing foi atualizado por Gary Marion, especialista em Logística e Supply Chain.