É A sua empresa pronta para serviços compartilhados?

Introdução

As empresas precisam ser tão rentáveis ​​quanto possível e uma opção que as empresas podem tomar é adotar um modelo de serviços compartilhados para algumas de suas funções.

Os serviços compartilhados podem cobrir uma série de processos, como departamento de vendas ou compras. Normalmente, esses tipos de funções podem ser descentralizadas, padronizadas ou centralizadas. Existem muitos benefícios para a criação de serviços compartilhados, incluindo economia, qualidade, tempo de resposta e benefícios estratégicos.

Funções organizacionais

Além do modelo de serviço compartilhado, as empresas podem adotar outros modelos funcionais, como descentralizados, padronizados ou centralizados.

• Descentralizado - Este tipo de modelo é encontrado onde uma função, como compras ou vendas, pode ser localizada em cada um dos locais de uma empresa. Esta função é autônoma, com sua própria equipe separada e possivelmente sistemas de tecnologia separados. No entanto, esse modelo é muito receptivo às necessidades dos usuários na instalação.
• Padronizado - Neste modelo, há uma função separada pelo menos das instalações operadas por funcionários separados. No entanto, neste modelo, os processos são padronizados e podem usar sistemas de tecnologia semelhantes ou similares.
• Centralizado - Este modelo funciona com um único departamento que existe em uma instalação que é utilizada por todas as instalações da organização. Neste modelo, a ênfase está na eficiência e não possui nenhum acordo de nível de serviço (SLA) com usuários em nenhuma das instalações.

• Serviços compartilhados - Uma função de serviço compartilhado pode estar localizada em um site de baixo custo, mas é focada no cliente com acordos de nível de serviço acordados. O desempenho da função de serviço compartilhado é baseado na medição dos acordos de nível de serviço.

Benefícios dos serviços compartilhados

Uma função de serviço compartilhado geralmente é baseada em um local com funcionários habilidosos, mas menor custo para hospedar.

Por exemplo, criar uma função de serviço compartilhada em uma sede da empresa pode ter pessoal qualificado, mas provavelmente seria mais caro financiar que um local em uma área de baixo custo.

Uma função centralizada é semelhante a uma função de serviço compartilhado, mas baseia-se na redução do custo da função ao invés de operar uma função destinada a melhorar o atendimento ao cliente.

Em uma pesquisa da Associação de Serviços Compartilhados e Outsourcing de Processos de Negócios (SBPOA) identificou dez áreas onde serviços compartilhados eram mais populares. Estes foram - Contas a Pagar 83%, Contabilidade Geral 65%, Ativo Fixo 57%, Contas a Receber 56%, Folha de Pagamento 55%, Viagem e Despesa 50%, Relatório Financeiro 48%, Recursos Humanos 44%, Crédito e Cobrança 43%, e Help desk função 39%.

Riscos dos serviços compartilhados

Embora existam muitos benefícios para a adoção de uma função de serviços compartilhados, na ocasião, há alguns problemas para as empresas após essa mudança.Algumas das razões pelas quais uma função de serviço compartilhada podem vacilar incluem o seguinte:

• Falta de Custeio - Se houve uma falha na conclusão de uma medida abrangente de custos, as reduções de custos esperadas pela implementação da função de serviço compartilhado podem ser grosseiramente exagerado.
• Falta de documentação - Para que uma função de serviço compartilhado seja bem-sucedida, os processos devem ser totalmente documentados para que os serviços compartilhados tenham todas as informações necessárias para executar as funções necessárias.
• Falta de Liderança - Muitas funções de serviços compartilhados não são bem-sucedidas como esperado, pois não possuem a liderança necessária para tomar decisões importantes.

terceirização de serviços compartilhados

Se um modelo de serviço compartilhado foi decidido, é possível terceirizar a função de serviço compartilhado para um terceiro. A empresa de terceirização que estará desempenhando a função de serviço compartilhado precisará consentir e cumprir o acordo de nível de serviço.

A terceirização de serviços compartilhados é bem sucedida quando há um buy-in de gerenciamento executivo quando os processos são padronizados em toda a empresa e o escopo da função está claramente definido.

A função de serviço compartilhado mais popular que é terceirizada é Contas a Pagar. Outros serviços compartilhados que são freqüentemente terceirizados incluem TI, Serviços Fiscais e Benefícios a Empregados.

Atualizado por Gary Marion, Especialista em Logística e Supply Chain.