Principais Componentes da Comunicação no Local de Trabalho

A comunicação está compartilhando informações entre dois ou mais indivíduos, o ato de transmitir informações. A comunicação tem tantos componentes, e a falta de comunicação no local de trabalho de forma eficaz é comum.

A comunicação efetiva requer todos os componentes de um interfuncionamento de comunicação perfeitamente para "significado compartilhado", minha definição favorita de comunicação. É particularmente importante quando as perguntas são feitas e respondidas.

Componentes na comunicação

Existem cinco componentes para qualquer comunicação e um sexto que é o ambiente geral do local de trabalho em que a comunicação ocorre. Os componentes da comunicação são:

• O indivíduo que envia a mensagem. O remetente deve apresentar a mensagem com clareza e com detalhes suficientes para que o destinatário compartilhe o significado com o remetente.
• O contexto para a mensagem. O contexto é como a mensagem é entregue pelo remetente da mensagem. O contexto envolve a comunicação não-verbal, como gestos, linguagem corporal, expressões faciais e elementos como o tom de voz. A maior parte do contexto para uma mensagem só está disponível quando o receptor pode ver e ouvir o remetente da mensagem. Emoticons de e-mail e IM, por exemplo, são uma substituição ruim, pois o remetente os formula sem a entrada do receptor.
  Outra parte do contexto são as emoções que estão envolvidas no círculo de comunicação. O remetente está com raiva? O receptor é indiferente ao conteúdo da comunicação ou desprezível do remetente? As emoções humanas normais afetam se uma mensagem é compartilhada com sucesso.

• A pessoa que recebe a mensagem. O receptor deve ouvir atentamente e atentamente, fazer perguntas para maior clareza e parafrasear para verificar se o destinatário compartilha o significado com o remetente. Se o receptor confia no remetente, as chances de comunicação efetiva aumentam.
• O método de entrega que você escolheu. O método de entrega deve ser selecionado com base no meio mais efetivo para transmitir o significado da mensagem. Uma vez que os métodos de comunicação são tão diversos desde o início dos computadores e dispositivos móveis, as decisões sobre o método de entrega tornaram-se mais complexas. O método de entrega deve atender às necessidades de comunicação do remetente e do receptor.
  Os métodos de comunicação incluem comunicação verbal, mensagens instantâneas (IM), e-mail, cartas, sinais, cartazes, vídeos, capturas de tela, telefones, notas, formulários, documentos escritos e muito mais. Esses métodos continuarão a expandir, e as expectativas dos funcionários para a comunicação instantânea sobre tudo o que tem a ver com o trabalho continuarão a crescer.
  A comunicação em pessoa aumentou em importância, especialmente para informações organizacionais que podem exigir mudanças, fornecer reconhecimento de funcionários ou permitir questões atualizadas.A comunicação em pessoa também é favorecida porque os funcionários têm acesso ao componente, contexto.

• O conteúdo da mensagem. O conteúdo da mensagem deve ser claro e apresentado e descrito em detalhes suficientes para obter entendimento pelo destinatário. Se o conteúdo da mensagem ressoa e se conecta, em algum nível, com as crenças já realizadas do receptor, é mais eficaz.

Como as boas perguntas aumentam a comunicação

James O. Pyle e Maryann Karinch adicionam o seguinte para ajudar a uma comunicação eficaz.

Dos recursos humanos ao serviço ao cliente, as más perguntas poluem quase todos os locais de trabalho. As perguntas ruins geralmente provocam respostas incompletas ou enganosas e podem prejudicar o relacionamento. Por outro lado, as boas perguntas são uma valiosa ferramenta de eficiência, competência e construção de relacionamento.

Existem seis tipos de boas perguntas: direto, controle, repetição, persistente, resumo e não pertinente. Para descrevê-los brevemente:

• Direto: Você coloca uma pergunta simples com um interrogatório básico.
• Controle: Você já conhece a resposta quando você pergunta. É uma maneira de descobrir se a pessoa está mentindo, desinformada e / ou não prestando atenção.
• Repetir: Você faz duas perguntas diferentes após a mesma informação.
• Persistente: Você faz a mesma pergunta de diferentes maneiras para explorar todas as facetas da informação desejada.
• Resumo: Você faz uma pergunta que se destina a permitir que a fonte seja a oportunidade de revisar a resposta.
• Não pertinente: Não pertence ao assunto que você deseja saber sobre, mas é um que a pessoa provavelmente não mentirá; Ele tem o objetivo de ver o que a verdade "parece" e fazer com que a pessoa se abra para você. Também pode amarrar o contexto da troca de questionamentos.

Detalhes sobre os 6 tipos de perguntas boas

Direto

As perguntas diretas são as melhores: um interrogativo, um verbo e um substantivo ou pronome.

• Quem é você?
• O que aconteceu na festa?
• Quando você chegou ao escritório?
• Onde estão as chaves do carro?
• Por que você saiu da reunião cedo?
• Quanto você pagou por esse iPad?

Controle

Quando você diz: "Eu deliberadamente não vou fazer uma pergunta direta? "Quando você verifica a veracidade ou a precisão de uma resposta, então você usa uma questão de controle e procura consistência.

As perguntas de controle são perguntas deliberadas sobre as quais você conhece a resposta para que não sejam sobre a descoberta de informações. Eles são sobre a descoberta de comportamento, padrões de fala e nível de veracidade ou precisão. Talvez seja algo com o qual você falou antes com a pessoa.

Se você sabe que alguém em sua equipe de recursos humanos alienou um funcionário porque o empregado enviou um e-mail para queixar-se sobre a pessoa, você pode fazer uma pergunta de controle como "Como foi na revisão de desempenho com Pamela hoje? "Você já possui a informação; Você só quer descobrir como sua pessoa de RH responde a pergunta.

Repetir

Você quer entrar na mesma informação de duas maneiras diferentes. Por exemplo, se você perguntou: "Quantas pessoas estão na força de vendas? "A pessoa com quem você está falando pode responder:" Há 22 no campo. "Mais tarde, quando você está falando com ele sobre algo diferente - áreas onde a empresa tem um ponto de apoio, por exemplo - você pode perguntar:" Quantas regiões de vendas você tem? "

Ele pode responder," 22 ", que é uma forma de confirmar o número de pessoal na força de vendas. Não é um teste absoluto, mas dá valor e credibilidade ao que ele disse antes. São duas questões diferentes que conferem as informações fornecidas.

Ao usar perguntas repetidas, você também pode descobrir discrepâncias. Se a sua fonte neste exemplo responde que há 28 regiões de vendas, você gostaria de algum esclarecimento. Talvez haja uma razão perfeitamente boa - a força de vendas normalmente tem um complemento de 28, mas tem havido tanta renovação ultimamente, que eles são seis curtos -, mas a resposta dá origem a duvidas sobre o fato de haver uma incompatibilidade entre o número de pessoal e o número de territórios de vendas. Essa incompatibilidade deve levar a novos questionamentos para resolver o problema.

Persistente

Em qualquer troca em que mais de uma resposta possa ser dada a uma pergunta, use questionamentos persistentes para obter uma resposta completa. Como perguntas repetidas, perguntas persistentes também são úteis se você suspeitar que a pessoa não é verdadeira.

"Onde você foi nas suas férias para a Califórnia? "Pode provocar a resposta", Disneyland. "Embora seja possível que Disneyland seja o único lugar, é lógico seguir essa pergunta com" Onde mais? " "

Ignorar essa pergunta repetida e ir direto a perguntas sobre a Disneylândia significa que você perde a oportunidade de obter uma imagem completa da viagem da sua amiga na Califórnia, a menos que essa informação passe a escapar em algum outro momento.

Resumo

As questões sumárias não são sobre a determinação da veracidade, tanto quanto a volta à origem do que ela disse, então ela tem a oportunidade de pensar: "Eu realmente disse o que eu queria dizer? "

Você vende carros de todos os tipos, desde hatchbacks de duas portas até modelos de luxo de tamanho completo. Um jovem casal vem ao showroom e pede para testar-drive um dos modelos de luxo.

"O que você usará o carro pela maior parte do tempo? " você pergunta.

"Comutando para frente e para trás para o trabalho. Trabalhamos no mesmo edifício ", diz ela.

"O que mais você usará o carro? "

" Viagens nos fins de semana para ver meus pais. Coisas assim. "Ela faz uma pausa e acrescenta:" Eles vivem a cem milhas de distância. "

" Por que você acha que o carro de luxo é a melhor escolha? "

Eles trocam um olhar. Ele diz: "Nós gostamos melhor do que os outros. "

" Qual é a sua cor favorita ", pergunta você, olhando diretamente para ela.

"Vermelho. "

" Então, deixe-me ver se eu entendi direito. Ouvi dizer que você quer um carro vermelho e de tamanho completo na classe de luxo.Quão bem esta descrição se encaixa no que você deseja? "(Você formulou sua pergunta resumida com informações pertinentes neste caso.)

Eles trocam outro olhar. Ele disse: "Nós pensamos que uma cor mais subjugada pode ser melhor. "

" O que sobre o modelo de luxo faz você pensar que é o melhor para você? "(Novamente, esta é uma maneira de resumir e verificar o que você ouviu. Você quer descobrir se eles estão tão apaixonados pelo olhar do carro caro que eles não querem considerar mais nada, ou se o primeiro A resposta estava disfarçando um fato saliente.)

"Meu pai diz que este é o carro mais seguro na estrada. "

A resposta à questão de resumo diz que eles podem, de fato, gostar, mas não por causa da aparência. Você lê entre as linhas. Eles estão apenas começando em sua vida juntos. Seu pai provavelmente os enviou à concessionária para comprar "o carro mais seguro na estrada", o que ele irá ajudá-los a comprar. Você decide prosseguir com a venda, sabendo que o pedido de pagamento e empréstimo provavelmente lhe dará o resto da história.

Algumas pessoas talvez não estejam confortáveis ​​fazendo uma pergunta resumida como aquelas incorporadas neste encontro de vendas porque não querem parecer simples ou desatentas. Se você fizer a pergunta exatamente da mesma forma que você perguntou pela primeira vez, então eles podem ter uma conclusão válida.

Você também não quer fazer a mesma pergunta duas vezes seguidas, mesmo que você altere o fraseado. Ao colocar alguma distância entre a primeira vez que você coloca a questão e a segunda, e reformulando a questão ligeiramente, você simplesmente se depara com alguém que realmente está interessado no que a outra pessoa tem a dizer.

Não pertinente

Você pode detectar que a pessoa que responde suas perguntas parece estressada; uma questão não pertinente poderia mitigar a tensão. Ou talvez você precise de tempo para pensar ou se referir a suas anotações, então você usa a pergunta apenas para comprar um pouco de espaço e tempo.

Ao fazer perguntas pontuais como, "O projeto que você empreendeu no passado que falhou? "E" Como você tentou solucionar o problema? "Você pode facilmente fazer um candidato a emprego sentir como se estivesse no meio de um interrogatório no campo de batalha.

O candidato pode dizer: "Tentei resolver o problema ao reunir o departamento em torno de um objetivo comum - da forma como eu consigo que a equipe da pequena liga do meu filho se concentre em bater na bola. "

Você pode dar uma chance ao candidato perguntando:" Há quanto tempo você treinou a liga pequena? "Antes de retornar à discussão de seu falhar e como ele tentou consertá-lo.

Finalmente, aqui estão duas maneiras de arruinar as perguntas que começam com todos os componentes necessários e acabam ficando aquém de bom .

1. Adicionando muitos qualificadores ou outras palavras e frases que distraem a questão. Por exemplo, "O que você teve para o café da manhã no jantar, onde as bancadas do vinil são quebradas e cobertas com fita adesiva? "
2. Não está aguardando uma resposta também é comum.Você pergunta: "Qual é a sua refeição favorita? "A pessoa pensa um momento em vez de responder imediatamente. Você chime dentro, "Carne assada? " Silence é uma ferramenta de questionamento eficaz.

   Não perca a descoberta, a informação, as derivações como resultado da abertura da boca quando você precisa abrir os ouvidos. Lembre-se da regra de "dois ouvidos, uma boca" para tirar o máximo proveito do questionamento.

   O ambiente e a comunicação

   Os componentes acima da comunicação promovem o significado compartilhado quando operam em conjunto para entregar uma mensagem efetivamente. O ambiente de trabalho em que esses componentes ocorrem também afeta a comunicação e se a comunicação é recebida.

   Quando você faz perguntas válidas, você cria um relacionamento e inspira confiança. As perguntas formam outra parte da base para a comunicação no local de trabalho que compartilha o significado

   Em um ambiente de trabalho que enfatiza a comunicação aberta, o envolvimento dos funcionários e os objetivos comuns, a comunicação é mais freqüente e mais eficaz. Mas, a expectativa de comunicação significativa define a barra mais alta nesses melhores locais de trabalho. Assim, mesmo em situações de alto nível de trabalho, ambientes de trabalho focados nos funcionários, os funcionários reclamam que não sabem o que está acontecendo.

   Devido a todos os componentes e ao ambiente geral de um local de trabalho individual, a comunicação continua sendo desafiadora. As perguntas antiquíssimas sobre quem precisa saber o que e quando eles precisam saber que nunca é totalmente respondida apenas pela satisfação de ninguém.

   Reclamações de funcionários sobre muita informação, informações insuficientes e, mesmo, sobrecarga de informações, continuarão a ressoar nos locais de trabalho. Você nunca curará o problema da comunicação, mas, com comprometimento e consideração, você pode aumentar a eficácia de sua comunicação interpessoal e sua comunicação no local de trabalho.

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