Aprenda como dar instruções aos seus funcionários

Proporcionar instruções para novas atribuições e tarefas é uma parte normal do papel de um supervisor ou gerente. Como você fornece instruções através do seu tom de voz, escolha de palavras e linguagem corporal, percorra um longo caminho para obter apoio e promover um ambiente de trabalho saudável.

Os supervisores e gerentes efetivos trabalham arduamente para cultivar suas habilidades ao fornecer instruções aos membros da equipe. Esta publicação oferece orientação para direção e delegação eficazes em uma configuração de supervisão.

7 Práticas de comunicação positivas para instruções de tarefa de oferta

1. Sempre forneça contexto para que a tarefa seja concluída. As pessoas fazem o melhor trabalho quando entendem a importância da tarefa para a operação maior. Quando você toma o tempo para explicar a importância comercial da tarefa que você está solicitando para ser concluída, você está ensinando e você está mostrando respeito pelo indivíduo que você pediu para completar o trabalho.
2. Seja específico, descrevendo quando a tarefa deve ser concluída e compartilhar quaisquer padrões de qualidade.
3. Peça respeitosamente contra a emissão de um comando severo. Escolha um tom de voz respeitoso, palavras educadas e entregue a mensagem com o volume apropriado. Contraste: "Ei, você precisa descarregar esse caminhão", disse com um tom severo para, "John, o carregamento nesse caminhão é necessário na linha de produção. Você poderia ajudar e descarregar o caminhão antes do meio dia". Não há dúvida de que a última abordagem seria percebida como positiva e a anterior como negativa.

1. Ofereça ao indivíduo o pedido para concluir a tarefa a oportunidade de fazer perguntas claras. Esta etapa ajuda a fortalecer a comunicação entre o empregado e o supervisor e melhora a probabilidade de um resultado bem sucedido. O funcionário tem a oportunidade de confirmar que ele ou ela realmente entende o que está sendo perguntado a eles.
2. Resista ao desejo de supervisionar ou gerenciar micro a conclusão da tarefa solicitada pelo empregado. Parte de aprender a direcionar eficazmente é aprender a confiar nas pessoas que você está pedindo ajuda.
3. Oferecer agradecimentos adequados e feedback positivo para trabalhos concluídos adequadamente.
4. Ofereça feedback claro, comportamental e focado para todas as tarefas que foram concluídas de forma incorreta.

Enfatize o ensino junto com instruções de recebimento

Um verão, trabalhei como assistente para um comerciante experiente. Aprendi muito ao vê-lo, no entanto, quando ele me deu uma tarefa para concluir que não conhecia, ele iria me ver lutando por alguns segundos e depois completar a tarefa. Isso se tornou frustrante para mim. Embora fosse interessante observá-lo, uma vez que me deram a oportunidade de completar a tarefa, queria realmente aprender a fazê-lo.

Se ele tivesse tomado o tempo para fornecer algum treinamento básico e um pouco de orientação minhas primeiras vezes completas a tarefa, eu poderia completar facilmente este trabalho para ele o resto do verão. Sua abordagem micromanaging não conseguiu ensinar e encorajar-me. Ele criou mais trabalho para ele e reduziu sua eficiência geral.

• Avalie se a tarefa é nova ou complicada e merece treinamento.
• Forneça instruções e, em seguida, ofereça a oportunidade ao indivíduo para praticar a tarefa com sua supervisão útil.
• Uma vez que o indivíduo desenvolveu confiança para a tarefa, permita que eles completem o trabalho sem sua supervisão. Volte mais tarde para validar a conclusão, a pontualidade e a qualidade.
• Oferecer feedback positivo para trabalhos devidamente preenchidos.
• Oferecer treinamento de remédio quando o indivíduo se esforça para completar a tarefa no tempo ou no nível de qualidade correto.

Cuidado com estas armadilhas ao dar instruções

• Emitir ordens em um tom agressivo. Embora certas circunstâncias, incluindo emergências ou circunstâncias de vida e morte, possam merecer ordens, a menos que você esteja no exército, resista a esse impulso.
• Respondendo a, "Por quê?" com "Porque eu disse". Esta é uma abordagem pobre para pais e uma pior abordagem no local de trabalho.
• Perguntando de forma vaga.
• Pedindo várias pessoas para completar a mesma tarefa.
• Falha ao reconhecer quando uma instrução é necessária antes do indivíduo completar a tarefa.
• Falha ao reconhecer que os indivíduos podem ter prioridades e prazos conflitantes.
• Não ofereceu agradecimentos e comentários positivos para um trabalho bem feito.

Atualizado por Art Petty