Como dar comentários aos funcionários defensivos

O feedback é uma das ferramentas mais poderosas no kit de ferramentas do gerente para fortalecer o desempenho no local de trabalho.

• O feedback positivo centra-se na identificação e reforço dos comportamentos que promovem o alto desempenho.
• Feedback construtivo - muitas vezes referenciado como feedback negativo - é focado na identificação e promoção de mudanças em comportamentos que prejudicam o alto desempenho.

Feedback efetivo é específico para o comportamento (negativo ou positivo) e entregue o mais próximo possível da ocorrência.

Enquanto os profissionais motivados apreciam o feedback positivo e construtivo, os gerentes são muitas vezes incomodados em entregar, particularmente qualquer coisa considerada como negativa. Em pesquisas e estudos de pesquisa, os gerentes que lutam com a entrega de feedback construtivo estão preocupados com o fato de que eles não serão apreciados ou, eles temem criar um incidente, oferecendo críticas.

Ao seguir e praticar as sugestões descritas neste artigo, o gerente pode ter o medo de enviar comentários negativos e transformar a conversa em um evento construtivo.

10 dicas para ajudá-lo a fornecer comentários negativos:

1. Mantenha suas emoções sob controle. Você não quer criticar as ações de outra pessoa quando você está bravo ou chateado. Se o temperamento estiver quente, aproveite o tempo para deixar as coisas esfriarem. Embora o feedback construtivo efetivo seja entregue tão próximo do incidente observado quanto possível, se a situação for aquecida, é bom agendar uma reunião para o dia seguinte.

2. Nunca entregue comentários negativos na frente do membro da equipe s. Encontre um local privado. Conduza a reunião em seu escritório ou agende uma sala de conferência para sua discussão de comentários.

3. Concentre-se no comportamento observado, não na pessoa. Lembre-se, o propósito do feedback construtivo é eliminar comportamentos que prejudicam o alto desempenho. Se o indivíduo perceber que ele ou ela está sendo atacado pessoalmente, eles rapidamente se tornarão defensivos e a oportunidade de uma discussão significativa será perdida.
4. Seja específico . O feedback efetivo é específico. Sugerindo, "John, com certeza venceu," pode ser verdade, mas não diz a John o que ele fez de errado. O mesmo vale para dizer a Mary que ela está atrasada para trabalhar com muita frequência. Em vez disso, descreva o comportamento muito específico e identifique as implicações comerciais do comportamento. Por exemplo: "Mary, quando você está atrasado para o seu turno, isso exige que possamos segurar alguém do turno anterior. Isso exige que paguemos horas extras, isso incomoda seu colega e pode reduzir a qualidade se não o fizerem Compreenda seu trabalho específico. Você entende? "
5. Seja oportuno . Se você já recebeu uma longa lista de comentários de feedback negativo em uma revisão de desempenho anual, você entende o quanto essa entrada não é valiosa depois do fato.O feedback de todos os tipos deve ser dado o mais rápido possível após o evento.
6. Mantenha a calma . Independentemente de quão chateado você é, nunca paga perder o controle de suas emoções. Conforme mencionado acima, se você precisar de tempo para reunir suas emoções, demore a discussão algumas horas ou no máximo por dia. Lembre-se de que a intenção de feedback é promover a melhoria e abordar a discussão com esta atitude positiva.
7. Reafirma sua fé na pessoa . Isso reforça o passo três, mas aqui você diz a eles que ainda tem fé neles como pessoa e em suas habilidades; É apenas a performance deles que deseja que eles mudem. Diga algo como "você é um bom representante do serviço ao cliente, por isso tenho certeza que você vê a necessidade de ser mais paciente com os clientes".
8. Pare de falar e convide a outra parte a se envolver . Depois de ter dito à pessoa quais ações específicas, recentes foram inadequadas e por que, pare de falar. Dê a outra pessoa a chance de responder às suas declarações e fazer perguntas claras.
9. Definir e concordar com um plano de ação mutuamente aceitável. Concorda sobre o desempenho futuro apropriado para o empregado. Se houver coisas específicas, o funcionário precisa começar a fazer ou precisa parar de fazer, certifique-se de que elas estão claramente identificadas. Se houver algo que você precisa fazer, talvez treinamento adicional para o funcionário, concordar com isso também.
10. Estabeleça um horário de acompanhamento. Definir uma data e hora claras para rever as ações e a melhoria é uma parte importante do processo de feedback. Estabelece responsabilidade e melhora a probabilidade de melhoria do desempenho.

E lembre-se, depois de ter entregueu os comentários construtivos e concordou em uma resolução e plano de acompanhamento, continue com o trabalho. Não abrigue a vontade para o empregado porque cometeu um erro. Não deslize sobre eles por medo de que eles possam cometer outro erro. Monitorize seu desempenho como você faz todos os funcionários, mas não se obsesse.

Editado por: Art Petty