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Ao iniciar uma empresa, você pode querer manter os recibos recolhidos para deduzir as despesas comerciais do seu imposto de renda e muito mais. Em vez de preencher todos os recibos de sua empresa em uma gaveta de mesa, um sistema melhor é necessário para quando é hora de fazer contabilidade. Claro, descobrir uma massa desorganizada de recibos pode criar uma bagunça de problemas.
Mantendo os recibos de negócios organizados pode ajudar os empresários a monitorar o progresso de seus negócios, juntamente com a preparação deles para demonstrações financeiras.
Também ajuda a identificar fontes de renda, acompanha as despesas e prepara itens para obter declarações fiscais.
Um sistema melhor
Ao longo dos anos, é importante desenvolver um bom sistema de arquivamento de recibos. Por exemplo, isso pode incluir um sistema de arquivamento que facilita a entrada de dados e permite que você obtenha um recibo particular se precisar procurar um determinado por data ou categoria.
Um exemplo de manter os recibos de negócios organizados é manter uma série de pastas de arquivos rotuladas por mês e ano, como "Recibos novembro de 2017". As duas pastas de arquivos mais atualizadas podem se sentar em cima da sua mesa de modo que quando você coletar recibos em suas várias rodadas, é fácil colocá-las na pasta mensal correta.
Então, quando você faz suas entradas de dados mensais, você pode pegar a pasta de arquivo mensal apropriada e classificar as receitas de negócios em pilhas com base em suas classificações de imposto de renda. Por exemplo, você pode gravar em conjunto todos os recibos de software, todos os recibos de despesas de alimentação e entretenimento juntos e todos os recibos de gastos relacionados ao automóvel juntos.
Quando você terminar de inserir os dados, você pode colocar a pasta de recebimento do mês no lugar apropriado em uma gaveta de um dos seus arquivadores.
Se você é uma pessoa de negócios com muitos recibos de despesas, é fácil adaptar o mesmo sistema descrito acima, juntamente com entradas mais freqüentes.
Faça cópias ou imagens digitais
Se você está tentando fazer a mudança para um "Escritório sem papel" como a maioria do mundo moderno nos dias de hoje, você pode verificar os recibos de despesas e armazená-los com outras informações contábeis digitais.
Na verdade, alguns dos novos aplicativos de software de contabilidade baseados em nuvem possuem aplicativos para dispositivos móveis que permitem que você pegue um snap de telefone móvel e registre-o sobre a marcha.
Para aqueles que realizam negócios no Canadá, cópias em papel ou imagens digitais de recibos de despesas são geralmente aceitáveis para a Agência de Receita do Canadá (CRA) desde que sejam claramente legíveis. Caso contrário, o CRA pode exigir a visualização dos documentos originais durante uma auditoria ou pedido de rotina de documentação.Assim, os originais devem sempre ser mantidos durante o tempo prescrito, que é, em média, por um período sugerido de seis anos.
Ease Tax-Time Burden
A recompensa por ter tomado o tempo para organizar seus recibos de despesas antes de arquivá-los é fazer a declaração de imposto de renda da sua empresa. Por um lado, você terá todos os seus recibos que servirão de prova para suas deduções de imposto de renda relacionadas a negócios. Por outro lado, tendo já ordenado os seus recibos por categorias de despesas comerciais, todos os seus recibos relevantes para cada categoria estão prontos para contabilizar, tornando o preenchimento de seu retorno de imposto de renda rápido e fácil.
Nota: No Canadá, se você opera uma empresa unipessoal ou uma parceria, suas despesas comerciais são inscritas no formulário T2125 que faz parte da sua declaração de imposto de renda pessoal T1.
Se você estiver operando sua empresa como uma corporação no Canadá, você irá reclamar suas despesas comerciais em sua declaração de imposto de renda de T2.
Quando seu imposto de renda é arquivado
Como muitas declarações de imposto de renda estão agora arquivadas online, não é mais comum ou necessário enviar seus recibos de despesas quando você arquivar seu imposto de renda. Em vez disso, coloque todos os seus recibos relevantes para o ano fiscal em uma única pasta rotulada por ano, como "Receitas Fiscais 2017", e adicione a pasta ao seu arquivo, seja digital ou física.
Se você já tiver qualquer tipo de disputa com a Agência de Receita do Canadá, o IRS, ou simplesmente receber uma auditoria, seus recibos serão evidências cruciais.
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