Habilidades básicas de gerenciamento para iniciantes

Nível 1 da Pirâmide de Habilidades de Gerenciamento mostra as habilidades básicas que qualquer gerente de início deve dominar. É a base da piramide de habilidades de gerenciamento, que mostra as habilidades que um gerente deve dominar para ser bem-sucedido e mostra como essas habilidades de gerenciamento se acumulam em direção ao sucesso.

Habilidades básicas de gerenciamento

Existem quatro habilidades básicas de gerenciamento que qualquer um deve dominar para ter algum sucesso em um trabalho de gerenciamento.

Estas quatro habilidades básicas são para planejar, organizar, direcionar e controlar e são discutidas separadamente em detalhe abaixo.

Plano

O planejamento é o primeiro e mais importante passo em qualquer tarefa de gerenciamento. Também é o passo mais freqüentemente negligenciado ou propositalmente ignorado. Embora a quantidade de planejamento e os detalhes necessários variem de tarefa para tarefa, ignorar esta tarefa é convidar com certeza o desastre, exceto pela sorte cega. Isso é o que nos dá o ditado dos 6 P's de planejamento (ou 7 P dependendo de como você conta).

Embora a maioria das pessoas associe o termo planejamento ao planejamento geral de negócios, também há diferentes níveis de planejamento:

• Planejamento estratégico
• Planejamento tático
• Planejamento operacional

E existem diferentes tipos de planejamento:

• Planejamento de desastres
• Planejamento de sucessão
• Planejamento de crises
• Planejamento de compensação

Organize

Um gerente deve ser capaz de organizar equipes, tarefas e projetos para conseguir o trabalho da equipe da maneira mais eficiente e efetiva.

Como gerente inicial, você pode estar organizando uma pequena equipe de trabalho ou uma equipe de projeto. Essas mesmas habilidades serão necessárias mais tarde em sua carreira quando você tiver que organizar um departamento ou uma nova divisão da empresa.

Claramente, há muita sobreposição entre o planejamento do trabalho e a organização. Onde o planejamento se concentra no que precisa ser feito, a organização é mais operacional e está mais focada em como melhorar o trabalho.

Quando você organiza o trabalho, você precisa:

• determinar as funções necessárias,
• atribuir tarefas às funções,
• determinar o melhor recurso (pessoas ou equipamento) para a função
• obter os recursos e atribuí-los aos papéis, e
• atribuir recursos aos papéis e delegar autoridade e responsabilidade para eles.

Se você foi designado por uma equipe pequena ou por um projeto para gerenciar, os gerentes iniciantes também devem ser capazes de organizar escritórios e sistemas de dados.

Você pode não ser capaz de mover fisicamente as pessoas para juntar sua equipe, mas você deve considerá-la. Por outro lado, você precisará mover várias pessoas para um espaço pequeno e você terá que organizar coisas para que a equipe possa trabalhar efetivamente nesse espaço. Mais tarde, em sua carreira, você precisará organizar um escritório para acomodar equipes de diversos departamentos e suas necessidades específicas.

Você também precisará organizar todos os sistemas que manipularão os dados que sua equipe precisa coletar ou distribuir. Atualmente, esses são provavelmente sistemas informáticos. Você deve decidir se, por exemplo, você precisa configurar páginas da web compartilhadas na intranet da empresa ou apenas uma pasta compartilhada no servidor de arquivos. Como você vai organizar os sistemas para que todos os que precisam de informações tenham acesso a ele (e que não está disponível para aqueles que não devem vê-lo, como seus concorrentes)?

Se sua equipe precisa ou produz algo além de informação, você deve organizar para que sua equipe obtenha o que precisa, quando ela precisa, e pode sair para os outros o que sua equipe produz no momento certo.

Não se esqueça de se organizar. Entraremos nisso em um nível superior no Nível 3 da Pirâmide de Competências de Gerenciamento, mas, mesmo como gerente inicial, você deve se organizar, seu tempo e seu espaço para que você possa ser mais eficaz.

Aqui estão alguns artigos que podem ajudá-lo a gerenciar-se efetivamente.

Finalmente, lembre-se, que raramente é suficiente organizar as coisas uma vez. Com mudanças constantes em recursos, objetivos e fatores externos, você geralmente precisa se reorganizar para se ajustar para eles.

Direto

Direção é o passo de ação. Você planejou e organizou o trabalho. Agora você tem que direcionar seu time para fazer o trabalho.

Comece por garantir que o objetivo seja claro para todos na equipe. Todos sabem qual é o objetivo? Todos sabem qual é o papel deles em conseguir que a equipe atinja o objetivo? Eles têm tudo o que eles precisam (recursos, autoridade, tempo, etc.) para fazer sua parte?

Puxe, não pressione

Você será mais eficaz para dirigir a equipe em direção ao seu objetivo se você puxar (liderá-los) ao invés de empurrar (sentar e dar ordens). Você quer motivar as pessoas em sua equipe e ajudá-las e inspirá-las para os objetivos da equipe.

Controle

Alguns escritores tentam "suavizar" essa habilidade chamando-a de "coordenar" ou termos similares. Prefiro o termo mais forte, o controle, porque é essencial que o gerente seja capaz de controlar as atividades da equipe.

Nas etapas acima, você planejou o trabalho, organizou os recursos para que isso acontecesse de forma mais eficiente e direcionasse a equipe para começar o trabalho. Na etapa de controle, você monitora o trabalho que está sendo feito. Você compara o progresso real com o plano. Você verifica se a organização está funcionando conforme você projetou.

Se tudo está indo bem, você não precisa fazer nada além do monitor. No entanto, isso raramente acontece. Alguém fica doente, o tipo de banco de dados demora mais por cada iteração do que a projetada, um competidor-chave derruba seus preços, um incêndio destrói o prédio ao lado e você precisa evacuar por vários dias, ou algum outro fator afeta seu plano. O passo de controle agora determina que você deve tomar medidas para minimizar o impacto e repor as coisas para o objetivo desejado o mais rápido possível.

Muitas vezes isso significa voltar para o estágio de planejamento e planos de ajuste.Às vezes, pode exigir uma mudança na organização. e você terá que redirigir todos para os novos objetivos e inspirá-los. Então, é claro, você controla o novo plano e ajusta se necessário. Este ciclo continua até completar a tarefa.

Ferramentas de controle de gerentes

Na etapa de controle, você define padrões para desempenho e qualidade e, em seguida, monitora para garantir que eles sejam atendidos. Existem tantas ferramentas disponíveis, como há coisas que você precisa monitorar.

• Ferramentas de agendamento - uma série de ferramentas de software permitem que você insira sua agenda e, em seguida, atualize o progresso regularmente. O programa irá destacar as mudanças na programação para que você possa identificar as ações corretivas a serem tomadas.
• Controles financeiros - como gerente, geralmente você terá um orçamento. Os relatórios do Departamento de Finanças vão deixar você saber como seus gastos (em pessoas e outros recursos) correspondem ao plano.
• Controle de pessoas - você deve garantir que todas as pessoas em sua equipe estejam atuando conforme planejado. Se não estiverem, você precisa encontrar e consertar a causa. Eles não entendem o objetivo? Eles não têm algum recurso ou habilidade que eles precisam? A tarefa é muito grande para eles e precisa ser modificada ou atribuída a um recurso diferente? Seu trabalho como gerente significa dar feedback aos membros da equipe sobre como seu desempenho atende o plano. Quando não, você precisa tomar medidas corretivas. Veja como dar feedback negativo aos membros da sua equipe de forma produtiva.

A Pirâmide de Competências de Gestão Total

A Pirâmide de Competências de Gerenciamento mostra todas as habilidades que um gerente deve dominar para ser bem-sucedido e mostra como essas habilidades de gerenciamento se acumulam em direção ao sucesso.

Nível 1
Habilidades básicas de gerenciamento para gerentes principiantes

Nível 2
Habilidades de gerenciamento para desenvolver sua equipe

Nível 3
Habilidades de gerenciamento para desenvolver-se