Medindo o desempenho das compras - o impacto da cadeia de suprimentos

A medição do desempenho de compras é importante, já que o departamento de compras desempenha um papel cada vez mais importante na cadeia de suprimentos em uma crise econômica.

Uma redução no custo de matérias-primas e serviços pode permitir que as empresas comercializem o preço de seus produtos acabados de forma competitiva para ganhar negócios. Uma óbvia medida de desempenho do sucesso de qualquer departamento de compras é a quantia de dinheiro economizada pela empresa.

No entanto, há uma série de medidas de desempenho que as empresas podem usar quando medem o desempenho de compra. Estes incluem:

• Eficiência de compras
• Eficácia das compras
• Funcionalidade de compras
• Medições de desempenho

Eficiência de compras

Os custos administrativos são a base para medir a eficiência das compras. Esta medida de desempenho não se relaciona com a quantidade de itens comprados que o departamento adquiriu.

A medida refere-se à forma como o departamento de compras está atuando nas atividades que se espera que executem contra o orçamento que está em vigor para o departamento.

Se os custos de compra estão dentro do orçamento, a eficiência do departamento de compras irá exceder as expectativas. Se o departamento estiver usando fundos além do orçamento, a função de compras não é eficiente.

Eficácia das compras

O preço que o departamento de compras pagou por um item não é necessariamente uma boa medida de desempenho de compras.

O preço de um item pode flutuar devido a condições de mercado, disponibilidade e outras pressões de demanda. Portanto, o departamento de compras pode não conseguir controlar o preço. Um método popular de avaliar a eficácia das compras é rever os índices de volume de negócios. A proporção mede o número de vezes, em média, que o inventário é usado ou girado durante o período.

A relação usada para medir a liquidez do inventário. No entanto, esta não é sempre uma grande medida de eficácia de compras, pois os requisitos sazonais para ter itens em estoque podem tornar essa medida imprecisa.

Funcionalidade de compras

O desempenho das compras pode ser medido em função dos requisitos funcionais da função de compra.

A função principal do departamento é fornecer o item correto no tempo requerido ao menor custo possível. A medida do desempenho pode levar em conta esses elementos, mas não leva em consideração fatores que possam estar relacionados à estabilidade do fornecedor, problemas de qualidade de material e descontos de fornecedores.

Medições de desempenho

O desempenho da função de compra pode ser medido usando uma variedade de medidas.

Uma empresa pode decidir quais dessas medidas de eficácia são relevantes para o desempenho de seu departamento de compras. As medidas podem incluir:

• Economia de custos. Se o departamento de compras adquirir um item a um preço mais baixo do que anteriormente, é uma economia de custo. Isso pode ocorrer quando um novo fornecedor é encontrado, um item substituto menos oneroso é usado, um novo contrato foi assinado com o fornecedor, um método de transporte mais barato foi encontrado, ou o departamento de compras negociou um preço mais baixo com o fornecedor existente.
• Maior qualidade. Quando um item melhorou a qualidade, usando um fornecedor diferente ou negociando com o fornecedor existente, a melhoria será refletida em uma redução de resíduos ou recursos de produção.
• Melhorias de compras. As eficiências no método utilizado no departamento de compras aumentarão a eficácia. Estes podem incluir a introdução de EDI, sistemas de compras eletrônicas, inventário gerenciado de fornecedores e pagamento em processos de recebimento.
• Melhorias de transporte. Quando um departamento de compras negocia com um transportador ou número de operadoras para reduzir o custo do transporte de itens do fornecedor para as instalações de produção, o custo unitário do item será reduzido. Esta economia de custos pode ser usada como medida de eficácia.

Desempenho de compras

Foram realizados vários estudos sobre o desempenho das compras e os resultados observaram que não existe um método que cubra todo departamento de compras.

No entanto, existem várias medidas-chave que são comuns na avaliação do desempenho. Ou seja, economia de custos, qualidade do fornecedor, métricas de entrega, eficácia de preços e fluxo de estoque.

Embora essas medidas-chave sejam comuns, o peso colocado nessas medidas não é uniforme e variará entre as indústrias e as empresas. Além disso, a importância dessas medidas para a eficácia geral de um departamento de compras mudará ao longo do tempo e, portanto, precisa ser avaliada e modificada periodicamente.

Atualizado por Gary Marion, Especialista em Logística e Supply Chain.