Práticas de Gerenciamento de Reuniões Ajuda a Melhorar a Produtividade

Nós gastamos muitas vidas no nosso trabalho em reuniões. Em muitos casos, práticas de gerenciamento de reuniões ruins resultam em um uso improdutivo do tempo dos participantes. Em uma publicação relacionada, eu ofereço orientação sobre como converter cinco cenários de reunião comuns em eventos produtivos. Nesta publicação, ofereço idéias adicionais para apoiar o fortalecimento da utilidade, produtividade e impacto das reuniões.

Chave de gerenciamento de reunião - PAT PAT

Alguns gerentes empregam uma abordagem PAT

para reuniões, exigindo uma P urpose, uma A genda e um T > imeframe. Armar os participantes com esses pontos críticos de contexto antes da sessão garante que as pessoas se mostrem preparadas para participar e apoiar a intenção geral da reunião. Um contorno claro de P. A. T. ajuda a garantir uma sessão produtiva.

Você deve poder definir o propósito da reunião em 1 ou 2 frases no máximo. "Esta reunião é planejar a nova campanha de marketing" ou "esta reunião é revisar a nova política de envio para manipulação de retornos. " O objetivo ajuda a garantir que todos saibam por que eles estão lá, o que precisa ser feito e como orientar o progresso e conduzir uma conclusão.

Defina uma agenda. Liste os itens que você vai analisar / discutir / inspecionar. Eu gostaria de atribuir um limite de tempo a cada item da agenda (veja abaixo) e identificar a pessoa responsável por moderar a discussão. Defina um período de tempo; no mínimo, definir uma hora de início e término.

Eu também recomendo definir uma duração para cada item na agenda. Estes devem ser totais para o prazo global da reunião.

Comece suas reuniões a tempo

Se você trabalha em uma dessas culturas, onde as pessoas giram em reuniões até o máximo de cinco ou dez minutos após a hora de início programada, é hora de iniciar uma nova tendência.

Uma empresa incentiva seus gerentes a fechar a porta na hora programada de início, e aqueles que estão atrasados ​​não são bem-vindos para participar. Embora isso possa ser mais draconiano do que você se preocupa em agir, você não deve ter dúvidas quanto à reunião, a revisão do propósito e a confirmação de expectativas e cronogramas.

Não espere que os retardatários apareçam. Quando alguém chega atrasado, não volte e reveja o que já foi coberto. Continue com os tópicos da sua reunião. Isso será incomodo para o retardatário e melhorará as chances de ele chegar no horário na próxima reunião.

Se o organizador / patrocinador da reunião não aparecer a tempo, considere a reunião cancelada e volte ao trabalho. Um período de espera de cinco a sete minutos é razoável. As chances são, o organizador da reunião encontrou uma dificuldade inesperada e preferiria que você não desperdiçasse seu tempo esperando por ele / ela.

Mantenha a reunião no tópico

Uma boa prática é atribuir a alguém o papel de manter todos no caminho durante a reunião. Muitas vezes, as discussões deriva e depois se degradam para um redemoinho de opiniões, idéias, fatos e emoções. Em vez disso, atribua o papel e informe todos os presentes que este indivíduo irá interpor se e quando a discussão se desligar da agenda e item específico de discussão.

Em algumas empresas, esse papel é referenciado como "Traffic Cope", em outros, "Topic Keeper". Independentemente do rótulo, o papel é extremamente útil no fortalecimento da eficácia e produtividade de suas reuniões.

Se surgirem tópicos adicionais fora da agenda, mas importantes para discutir, aqueles devem ser claramente capturados e colocados no "estacionamento" para futura consideração e discussão ou para uma reunião discreta. O proprietário da reunião reserva-se o direito de permitir uma pequena discussão divergente, se ela apóia a finalidade geral da reunião.

Manter e distribuir notas / minutos da reunião

Alguém, além do organizador da reunião, deve manter os minutos da reunião. Uma boa gravação dos minutos incluirá:

Tempo da reunião, data, local

• Descrição da finalidade
• Cópia da agenda
• Lista de participantes e uma lista de quem não compareceu
• Uma lista resumida detalhada de conclusões, itens de ação, responsabilidades e datas para conclusão. Muitos notetakers usam a agenda como um guia para listar as conclusões e ações.
• Reunião de acompanhamento planejada se for verdadeiramente necessária.
• Idealmente, distribua as notas da reunião o mais rápido possível após a conclusão da reunião e absolutamente no prazo de um dia útil. Os minutos e as notas servem como um lembrete importante para os participantes, bem como uma fonte de informação para outras partes interessadas ou, para aqueles que perderam a reunião. Os minutos são uma ótima ferramenta para aproveitar para lembrar as pessoas e equipes de suas ações de acompanhamento comprometidas.

A linha inferior para agora:

É possível que uma reunião resultará em um resultado positivo, ajudando a impulsionar projetos e pessoas para a frente, simplesmente não conte com isso. Alguma diligência e um fortalecimento deliberado de suas técnicas de gerenciamento de reuniões melhorarão suas chances de gerar um ótimo resultado.

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Atualizado por Art Petty