A única falha que você deve saber sobre as lições aprendidas Reuniões

As reuniões aprendidas com lições são uma parte importante dos projetos de gerenciamento. Você não pode melhorar a entrega do projeto se você não sabe o que funciona e o que não funciona. Você não pode agilizar seus processos se você nunca toma o tempo para avaliar criticamente se eles estão funcionando como deveriam.

Você constrói uma biblioteca de conhecimento sobre o que funciona e o que não faz com o tempo para rever suas práticas. E, em seguida, atuando na saída dessas avaliações para melhorar os projetos no futuro.

No entanto, há uma falha com este modelo.

Você viu isso?

Sim, é que a revisão de lições aprendidas acontece no final do projeto. Isso é como dizer: "Como posso ajudá-lo agora que é muito tarde? "

Por que esperar para o fim não é bom

Esperar até o projeto terminar significa que são apenas projetos futuros que se beneficiam da sabedoria adquirida durante esse trabalho específico. Para seus clientes e partes interessadas, é frustrante ser perguntado sobre o que poderia ter sido melhor quando você não pode fazer nada sobre isso. O projeto acabou. Acabado. Eles estão passando seu tempo com você falando sobre lições e melhorias de processo, porque eles querem ajudar outras pessoas, não porque eles pessoalmente vão ver qualquer retorno nesse momento.

Isso é tão fácil de corrigir que isso significa que não há desculpa para esperar até o final do projeto para ter uma revisão de lições aprendidas.

Como programar as sessões aprendidas

A solução é agendar as reuniões de lições aprendidas com a frequência que puder.

Eles devem ser pelo menos no final de cada sprint ou fase do projeto, e às vezes eu faço-os com a freqüência de uma vez por mês.

O benefício de avaliações frequentes é que eles são muito mais curtos. Você está revisando um período de tempo menor, portanto, é provável que haja menos lições para incorporar. Você pode até encaixar uma breve revisão no final de uma reunião normal da equipe do projeto.

Tal como acontece com uma revisão completa do final do projeto, a preparação para a sua reunião ainda é importante. Pense sobre o que você quer perguntar e sobre o que deseja sair do tempo com sua equipe e partes interessadas. Então você pode se certificar de que está capturando o que lhe dará a maior melhora no desempenho da equipe.

A atuação em lições é essencial

A desvantagem - se você quer chamar isso - de revisões freqüentes é que suas partes interessadas se aborrecerão de ser convidado a dar-lhe constantemente feedback, a menos que vejam que algo está acontecendo. Isso é realmente importante. Ninguém se importa em ser solicitado por sua opinião se eles sabem que você vai tomar medidas com base nela e facilitar sua vida como resultado.

Também é uma ótima maneira de continuar a causar uma boa impressão para seus clientes e clientes.

Criar uma agenda de acompanhamento

A maneira mais fácil de se certificar de que você está agindo no feedback e as lições descobertas em suas análises regulares com as partes interessadas é criar um cronograma de acompanhamento. Este é simplesmente um registro de todas as ações e tarefas que caem fora de suas discussões. Crie um rastreador básico em uma planilha eletrônica ou use seu software de lista de tarefas padrão para gravar e rastrear as ações.

[Leia mais sobre o rastreamento do seu projeto.

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O benefício de fazer isso - além de ser uma boa prática de gerenciamento de projetos - é que, na próxima vez que você tiver uma revisão, você pode voltar para a pessoa que levantou esse ponto e dizer-lhes que você fez algo sobre isso . É assim que você constrói grandes relacionamentos, mesmo com partes interessadas difíceis: alguém lhe deu feedback, você fez algo como resultado e você voltou e disse que você tomou medidas. Eles devem poder ver facilmente uma melhoria.

Há um desafio aqui, e isso ocorre quando você não pode melhorar um processo ou agir em seus comentários. Isso vai acontecer: não é possível implementar tudo o que as partes interessadas solicitam, especialmente porque algumas vezes eles vão pedir coisas totalmente irrealistas, como destruição do processo de gerenciamento de mudanças. Volte para eles e explique por que você não pode implementar ou agir sobre seus comentários.

Isso não é tão bom como ser capaz de fazê-lo (de sua perspectiva), mas mostra integridade e a capacidade de seguir. Você ainda criará uma sólida reputação como gerente de projeto que entrega se você mantiver informados os interessados, mesmo que o resultado seja que eles não podem ter o que querem.