O que você precisa saber sobre reuniões pré-con

Os planejadores de reuniões e eventos devem realizar uma reunião "pré-con" com o gerente de serviços de conferência em hotéis, instalações para conferências, centros de convenções e outros locais antes de uma conferência programada.

É essencialmente a conferência antes da conferência.

Para aqueles que não podem planejar reuniões freqüentes, uma reunião pré-concomitante pode parecer incômoda ou incomoda no início, porque pode incluir novos termos ou linguagem, como "resumo de eventos" ou "ordem de evento de banquete".

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O que os planejadores de eventos devem esperar de um pré-con?

Um pré-con é uma reunião que é realizada com fornecedores de eventos e fornecedores onde o evento ou programa está agendado para ocorrer. É realizada geralmente um ou dois dias antes do evento real e é diferente da caminhada que ocorre no dia de um evento.

Algumas pessoas podem associar reuniões pré-con com o planejamento de conferências maiores, convenções, congressos e programas de incentivo. No entanto, também é comum realizar uma reunião pré-con para seminários e outros eventos especiais.

O que esperar durante uma reunião pré-reunião

A reunião pré-con permite ao planejador de eventos a oportunidade de revisar toda a logística final para um determinado programa com a equipe de gerenciamento do fornecedor envolvida no programa.

Normalmente, uma reunião pré-con é coordenada e agendada pelo gerente de serviços de conferência do local. Ele ou ela convidará os gerentes de várias áreas que estão envolvidas no evento a rever a logística de seu papel particular para um evento.

Este é um excelente momento para o planejador de reuniões ou eventos para estabelecer um relacionamento com todos os envolvidos.

Durante o pré-congresso, é apropriado que o planejador de eventos destaque alguns dos principais objetivos do evento, incluindo informações importantes sobre a organização que hospeda o evento, mensagens-chave transmitidas no evento e VIPs importantes.

Pre-Con é o momento certo para rever o resumo do evento

Um currículo do evento também é conhecido como especificações do evento. Inclui todas as informações relevantes sobre um programa ou evento, incluindo detalhes sobre o próprio programa. Esses itens podem incluir alguns ou todos os seguintes: datas, horários, contatos, perfis de participantes, contatos de emergência, alimentos e bebidas, transporte, informações de envio, faturamento, áudio / visual e outras necessidades especiais.

Cada gerente do departamento analisará sua compreensão do evento, incluindo detalhes relevantes e seus procedimentos operacionais típicos. Eles também reverão a compreensão do contrato do evento e das informações compartilhadas anteriormente nas ordens dos eventos do banquete.

Os planejadores de reuniões e eventos devem se lembrar de fazer perguntas detalhadas relacionadas às especificações do evento durante esse período, como os níveis de pessoal e os nomes dos contatos-chave durante o evento real de todas as áreas representadas.Os elementos-chave da discussão pré-con pode incluir uma revisão de:

• Requisitos de alimentos e bebidas
• Requisitos da lista de convidados (se apropriado)
• Requisitos de exposição de conferências e feiras
• Sala de reuniões e espaço de comércio Requisitos (planos de chão)
• Requisitos técnicos, como eletricidade e telecomunicações
• Detalhes sobre posicionamento de sinalização

Este é o momento ideal para fazer alterações de última hora. Embora eles nem sempre gostem, a maioria dos fornecedores e fornecedores espera mudanças razoáveis ​​(e não razoáveis). Claro, se o pré-con estiver agendado durante uma hora em que a preparação está em andamento, considere realizar uma inspeção no início do quarto para garantir que tudo esteja funcionando sem problemas.