Verificações pendentes: o que eles são e o que fazer

As verificações pendentes não são tão ótimas quanto soam. Um cheque pendente é um cheque que foi escrito, mas nunca foi apresentado para pagamento. Em outras palavras, o destinatário nunca depositou ou cobrado o cheque, então o cheque ainda existe em algum lugar.

Esses itens pendentes podem causar pesadelos contábeis, e eles resultam em propriedades não reclamadas que eventualmente devem ser entregues ao estado.

Por que as Questões Exatas são importantes?

Quando você paga por cheque, seu beneficiário precisa depositar ou cobrar o cheque para cobrar no pagamento.

O banco do beneficiário solicitará dinheiro do seu banco e a transação será concluída quando o seu banco enviar dinheiro para o banco do beneficiário (ou para a conta do beneficiário, se ambos usarem o mesmo banco ou cooperativa de crédito).

Se o destinatário de um cheque nunca faz nada com ele - ou se o cheque for perdido ou destruído - você ainda terá o dinheiro em sua conta. Uma exceção a este cenário é quando você usa o pagamento de contas on-line através do seu banco: os fundos geralmente são deduzidos quando o cheque é impresso, mas os fundos serão devolvidos à sua conta se o beneficiário não depositar o cheque dentro de um determinado período de tempo .

Saldo da conta inflacionada: já que você ainda possui esse dinheiro, você pode pensar que pode gastá-lo. Infelizmente, os fundos realmente pertencem a outra pessoa. Se depositarem o cheque quando você não o espera, você acabará com menos dinheiro do que pensou, possivelmente superar sua conta e saltar cheques.

Verificações de negócios: empresas muitas vezes acompanham os itens pendentes e acompanham as contas a pagar. Mas as empresas também precisam lidar com leis de propriedade não reclamadas. Se os pagamentos a funcionários ou vendedores não forem divulgados, você eventualmente terá que transformar esse imóvel abandonado em seu estado (alguns anos na maioria dos estados, mas verifique com os reguladores locais).

Se você não lida com a situação corretamente, você está infringindo a lei.

O que fazer sobre cheques pendentes

Seja proativo sobre verificações pendentes e remova as coisas o mais rápido possível. Não assuma que é seu dia de sorte e que você consegue usar o dinheiro para outros fins. Você ainda deve o dinheiro, e você terá que pagar mais cedo ou mais tarde (seja para o destinatário ou para o estado). Use um sistema de contabilidade que deduza quaisquer cheques não comparados de seus fundos disponíveis.

Ligar ou escrever: se você notar que um cheque não foi depositado, entre em contato com o seu beneficiário. Um simples telefonema ou e-mail está bem - apenas cheque para garantir que eles receberam o pagamento e pergunte se eles vão depositar o cheque. Se isso não funcionar, é uma boa idéia enviar uma carta informando que o cheque não foi processado, e eles devem notificá-lo se eles não receberam o pagamento.

Se você precisar de um modelo, use nossa para verificações pendentes.

Certifique-se de documentar qualquer comunicação sobre verificações pendentes. Talvez seja necessário provar aos reguladores estaduais que você fez tentativas razoáveis ​​para completar o pagamento, mas o beneficiário não cooperou ou foi impossível entrar em contato com o beneficiário.

Você deve escrever outro cheque?

Depois de falar com o seu beneficiário, eles podem solicitar que você envie outro cheque, o que eles prometem depositar prontamente.

Antes de fazer isso, peça-lhes para retornar o cheque antigo, se possível. Isso elimina a possibilidade de que (intencionalmente ou involuntariamente) deposite ambos os cheques.

Em alguns casos, você precisará emitir um novo cheque sem recuperar o cheque antigo. O cheque pode ter desaparecido por qualquer motivo, e seu beneficiário precisa de um novo. Isso coloca você em uma situação complicada porque você terá dois cheques por um único pagamento. Se o cheque antigo for depositado, seu banco pode honrar o cheque e você acabaria pagando o dobro. Os bancos geralmente não honrarão os cheques escritos há mais de 6 meses, mas acontece com bastante frequência que você deve ter cuidado (mesmo que você imprima "Void after 90 days" ou algo similar em seus cheques).

Se o montante for grande o suficiente para causar problemas (ou se você não confia no beneficiário), considere pedir ao seu banco que "pare o pagamento" no cheque antigo.

Esta abordagem não é perfeita, mas pode ajudar a protegê-lo. Pare os pedidos de pagamento custam dinheiro, e eles apenas duram 6 meses, então você pode ter que fazer isso várias vezes.

Por que os cheques não são cobrados?

Existem várias razões pelas quais os cheques não são depositados. O motivo mais simples é que seu beneficiário simplesmente não chegou ao processamento do cheque. Talvez eles não precisem do dinheiro com urgência, e eles estiveram ocupados fazendo outras coisas.

As verificações também podem se perder em pilhas de papel ou ficar atrás das mesas. Novamente, se o dinheiro não é extremamente importante para o beneficiário, isso não é notado. Finalmente, os cheques podem ser devolvidos no correio se o endereço do beneficiário tiver mudado, mas esse processo pode demorar surpreendentemente.

Cheques emitidos para você

Se um cheque foi emitido para você e ainda está pendente, entre em contato com o emissor do cheque e peça uma substituição. Você pode precisar retornar o cheque original ou assinar documentos dizendo que o cheque é perdido ou destruído (e que você não tentará depositar ambos os cheques). Se você não consegue encontrar o emissor, verifique com o programa de propriedade abandonada do seu estado.